Los registros financieros generados por computadora deben guardarse en un dispositivo de almacenamiento externo (por ejemplo, unidad flash o la forma más reciente disponible para guardar datos) que contenga solo registros financieros de la PTA cuando se actualicen.
Cada informe generado debe mostrar el título y el período de tiempo que cubre.
Si se descubre un error antes de presentar un informe, puede ser corregido en ese momento.
Si se descubre un error después de presentar el informe o archivo, debe corregirse con una entrada, utilizando la fecha actual, agregando una explicación. (Si se han distribuido copias impresas, deben distribuirse copias corregidas con una explicación.)
Una copia impresa del libro mayor electrónico debe imprimirse mensualmente y mantenerse con los registros del tesorero.
Mantenga en todo momento un talonario de cheques con el saldo actual. Puede ser manual o computarizado.
Cuando se mantienen registros financieros en una computadora, deben agregarse los siguientes a los registros permanentes de la PTA:
- Una hoja informativa con la lista de los nombres y números de todas las cuentas con instituciones financieras o bancos;
- Una hoja que proporcione información como el nombre y la versión del programa de software utilizado, incluyendo los nombres de usuario y las contraseñas, si corresponde, y
- Copias de seguridad, flash drive(s) (o la forma más actual de almacenamiento de datos disponible) de respaldo de los archivos financieros.
