Descripción de funciones para el director de recaudación de fondos

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Función principal – Presidente de Recaudación de Fondos

Trabajar con un comité, nombrado por el presidente, para planificar y organizar actividades de recaudación de fondos
Enfocarse en recaudar la cantidad de fondos necesarios para cumplir con el presupuesto de la unidad
Presentar informes sobre actividades de recaudación de fondos propuestas en las reuniones de la mesa directiva y asociación para obtener su aprobación

Para empezar

Preparación – Revisar los archivos y materiales del termino pasado para entender mejor el alcance de su nueva posición. Aprender más acerca de:

Políticas financieras, procedimientos y mejores prácticas de la PTA
Guía de Seguros y Prevención de Pérdidas

También vale la pena hablar con el presidente del término pasado para obtener consejos y sugerencias para su nuevo papel.

Programar una Reunión – Poco después de la elección, reúnase con el comité de recaudación de fondos para hacer un plan para el próximo año. Evaluar lo que funcionó mejor en el pasado y a lo que se le podría hacer cambios o introducir como un evento de recaudación de fondos.

Delegar tareas a miembros del comité tales como la publicidad, donaciones y reclutamiento de voluntarios para eventos de recaudación de fondos.

Lo que debe hacer

Las unidades participan en una amplia variedad de esfuerzos de recaudación de fondos para financiar programas y actividades de la PTA para:

Promover la participación de la familia en la escuela para apoyar el éxito de los estudiantes
Satisfacer los intereses, necesidades y recursos de la comunidad escolar

Muchas PTAs financian programas de enriquecimiento académico como días de pase o de arte después de la escuela, programas de teatro, música, matemáticas y lectura. Otras PTAs apoyan programas de salud, seguridad y educación física.

Opciones de Recaudación de Fondos – Existe una amplia variedad de opciones para recaudar fondos para la PTA. Estas incluyen la organización de ventas de productos, la prestación de servicios, la promoción de programas «Give Back», la solicitud de promesas y la solicitud de subvenciones.

Cuando haga un plan de recaudación de fondos, considere qué formato podría funcionar mejor: una actividad en persona o una recaudación de fondos virtual. Piense cuanto tiempo será la recaudación de fondos y si es una actividad constante o si un evento a corto plazo es una buena opción.

Tenga en cuenta que las PTAs deben usar la Regla de 3-a-1. Por cada evento de recaudación de fondos, las PTA tienen que organizar tres actividades no relacionadas con la recaudación de fondos para aumentar la participación familiar y las asociaciones entre la escuela y el hogar.

Al seleccionar un evento de recaudación de fondos, el comité también debe asegurarse de que:

Ayudar a formar buenas relaciones para la PTA
No explota a los estudiantes o involucra ventas de puerta a puerta por parte de los estudiantes
No implica ninguna obligación comercial o de publicidad por parte de la PTA como organización sin fines de lucro 501(c)(3)

Antes de identificar la mejor fecha y hora para su evento de recaudación de fondos revise el calendario de la PTA y los calendarios escolares para ver qué fiestas y otras actividades ya están programadas.

Pólizas de recaudación de fondos de la PTA

La Carpeta de Recursos de la PTA de California proporciona pautas, guía de mejores prácticas y consejos para recaudar fondos. Al elegir algo para recaudar fondos, asegúrese de que cumple con los siguientes requisitos:

Objetivos, políticas y propósitos de la PTA como una organización sin fines de lucro 501(c)(3)
Políticas del distrito escolar sobre el uso de sus instalaciones, equipos, seguridad, servicios de alimentación y nutrición
Leyes estatales y locales que regulan solicitudes de fundaciones benéficas o ventas y juegos de azar
Requisitos en la Guía de Prevención y Pérdida de Seguros para las actividades aprobadas de la PTA

Política No Comercial – Los esfuerzos de recaudación de fondos deben apoyar los objetivos de la PTA y estar relacionados con los propósitos educativos, caritativos y filantrópicos de una organización sin fines de lucro exenta de impuestos.

Esto significa que una PTA no puede promover o patrocinar productos, servicios o negocios. Y, los nombres de los oficiales de la PTA no pueden ser utilizados con fines comerciales.

Al vender un producto comercial, incluya la siguiente declaración de exención de responsabilidad en cada publicidad:

«Este es un evento de recaudación de fondos de la PTA. La distribución de esta información no implica el patrocino por parte de la PTA. »

Contractos – Los contratos con un proveedor siempre deben ser firman por dos miembros de la mesa directiva: el presidente y otro oficial electo. Antes de firmar un contrato en nombre de su PTA:

Obtenga la aprobación de su asociación y asegúrese que esté anotado en las actas de la reunión
Verifique que los proveedores están cubiertos por su propio seguro de responsabilidad y de Compensación al Trabajador y de obtener una copia de su certificado de seguro
Obtener un Acuerdo Firmado de No Reclamo de Daños del proveedor

Con cualquier contrato, el presidente es responsable del acuerdo y debe identificar claramente que es la PTA que entra en el contrato y no el presidente como individuo. La firma en contrato debe incluir lo siguiente, «PTA ABC por Jane Smith, Presidente y (nombre), del oficial».

Además, como un oficial de la PTA, nunca firme un Acuerdo de No Reclamo de Daños en nombre de su PTA. Firmar dicho contrato nombrando a la PTA responsable de todos los daños y perjuicios puede aumentar la responsabilidad de la PTA y la cantidad que la PTA podría tener que pagar, si surge algún reclamo.

Si tiene preguntas sobre un contrato, comuníquese con el encargado de seguros de la PTA para que lo revise antes de firmarlo.

¿Sabía usted que? … Los miembros de la mesa directiva:

Acatan los procedimientos financieros de la PTA tal y como se describe en los normas de funcionamiento y las directrices estatales y nacionales de la PTA
Protegen la privacidad de los miembros utilizando la información de los miembros únicamente para el trabajo de la PTA
Asisten a talleres o capacitaciones patrocinados por la PTA
Mantienen el libro de procedimientos actual para pasárselo a un sucesor
Trabajan juntos como equipo para mejorar la vida de todos los niños y sus familias

Otra información útil

PTA de California – www.capta.org

Sección Líderes de la PTA y más
Carpeta de Recursos de la PTA del Estado de California, Sección de Finanzas
Guía de Seguros y Prevención de Pérdidas – enviada anualmente a los presidentes de la PTA

PTA Nacional – www.pta.org

Sección Líderes de la PTA y más
Kit de Regreso a la Escuela

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