Descargar la Descripción de Funciones para el Reseñador Financiero
Función principal – Reseñador Financiero
- Revisar los libros y registros financieros de una PTA para determinar su exactitud.
- Presentar informes escritos sobre revisiones financieras a la junta para su revisión y a la asociación para su adopción.
- Sube copias de las revisiones financieras adoptadas al sistema de retención de documentos como se indica en los estatutos de la unidad.
Como empezar
Preparación – Para saber más sobre su nuevo puesto, revise los archivos y materiales del reseñador financiero del último semestre. También es buena idea hablar con el reseñador financiero que para obtener consejos y sugerencias sobre su nuevo rol.
Poco después de la elección, reúnase con el tesorero nuevo y el secretario de finanzas para analizar cómo pueden trabajar juntos de manera eficaz.
Hablar sobre formas de organizar los registros y documentos financieros de la unidad para que puedan revisarse fácilmente.
Tomarse tiempo para aprender más sobre las políticas, los procedimientos y los recursos de la PTA para administrar las finanzas y realizar una revisión financiera como se describe en la Carpeta de Herramientas de la PTA del Estado de California.
Lo Que Debe Hacer
El propósito de una revisión financiera es verificar que los fondos de la PTA se recauden y gasten según lo aprobado por los miembros. Por eso, al realizar una revisión financiera, su principal función es:
- Determinar la exactitud de los registros financieros de una unidad
- Verificar que los fondos se manejen de una manera comercial en línea con las políticas y procedimientos de la PTA
- Hacer recomendaciones sobre las mejores prácticas, anotar inconsistencias o errores
Esto ayudará a asegurar a los miembros que los recursos y fondos de su PTA se administran de manera responsable.\
Como se establece en sus estatutos, la revisión financiera la realiza el reseñador financiero, el comité de revisión financiera designado o por un profesional remunerado contratado por la unidad.
Una revisión financiera se hace por un comité, presidido por el reseñador financiero, o puede ser realizada por un contador calificado. Los miembros del comité de revisión financiera son nombrados por la junta ejecutiva y ratificados por la asociación. Tenga en cuenta que un miembro de la PTA que sea un contador calificado puede realizar una revisión financiera sin un comité.
Las revisiones financieras de la PTA se realizan dos veces al año, como una revisión de mitad de período y una revisión de fin de año. También se llevan a cabo cuando se reemplaza un funcionario financiero o persona autorizada a firmar cheques, se cierra una cuenta bancaria y cuando se considera necesaria una revisión financiera.
Para un informe de revisión financiera, hay dos formularios de la PTA del Estado de California (Informe de Revisión Financiera y Lista de Verificación de Revisión Financiera) que deben completarse. Ambos formularios están disponibles en línea en: www.capta.org
Preparación para Revisiones Financieras: La preparación para una revisión financiera es un esfuerzo cooperativo entre los miembros de la junta de la PTA. Para facilitar el proceso, el reseñador financiero toma la iniciativa y pide a todos a poner en orden los registros de la unidad.
Todos los materiales utilizados para realizar una revisión financiera de la PTA se enumeran en la Lista de Verificación de Revisión Financiera e incluyen:
- Registros financieros, libros e informes.
- Actas de la reunión.
- Los Estatutos y la Reglas Vigentes
- Declaraciones de impuestos del gobierno estatal y federal y formularios del informe
Para la próxima revisión financiera, trabaje estrechamente con la junta para identificar una fecha para recopilar los registros requeridos. Y reserve tiempo suficiente para finalizar la revisión en dos semanas. Esto ayuda a garantizar que la revisión financiera se realice de forma rápida y puntual.
Realizar Revisiones Financieras: Revisar es más que verificar sumas y restas. Implica rastrear todas las transacciones financieras a través de los registros.
Cuando trabaje en una revisión financiera, utilice la Lista de Verificación de Revisión Financiera para confirmar que:
- Los recibos son debidamente contabilizados
- Los gastos se realizan según lo autorizado las actas y dentro de las limitaciones del presupuesto
- Las transacciones financieras se hicieron según lo descrito en los Estatutos, políticas y procedimientos de la PTA.
Al completar este formulario, marque lo que va revisando en los registros. Mantenga una lista de las inconsistencias o errores en los registros, así como cualquier documento que no se proporcionó. De esa manera, estas cosas pueden incluirse como recomendaciones de revisión financiera en su informe final.
En el Informe de Revisión Financiera, usted también verificará que todos los formularios de informes necesarios requeridos por la PTA del Estado de California para seguros, declaraciones de impuestos y otras declaraciones gubernamentales se hayan completado y presentado antes de la fecha de vencimiento.
Además, al realizar una revisión financiera, tenga en cuenta que se deben hacer revisiones separadas a cada cuenta bancaria de la PTA.
Informe de Auditorías –
Informes de Revisiones Financieras: Una vez realizada la revisión financiera, usted preparará un informe escrito para que la junta lo revise y lo adopte. Este informe incluye los dos formularios, Informe de Revisión financiera y Lista de Verificación de Revisión Financiera, además de cualquier otra recomendación que surgió en relación a la revisión financiera para cambiar los procedimientos financieros.
Como siguiente paso, Al dar su informe oral, simplemente lea la declaración en el Formulario de Informe de Revisión Financierasobre lo que encontró e indique que se adjuntan las recomendaciones de la revisión financiera.
También es importante recordar que, si un informe de revisión financiera tiene recomendaciones o plantea preguntas, el presidente debe nombrar a un comité para examinar los problemas e informar a la asociación.
¿Sabía Usted? … Miembros de la Mesa Directiva de PTA:
- Acatan con los procedimientos financieros de la PTA como se describe en los Estatutos y en las pautas estatales y nacionales de la PTA
- Proteger la privacidad de los miembros utilizando la información de los miembros para el trabajo de PTA solamente
- Asisten a talleres o entrenamientos patrocinados por la PTA
- Mantienen un libro de procedimientos actual para dar a un sucesor, una copia impresa o en formato electrónico.
- Trabaja en equipo para mejorar las vidas de todos los niños y sus familias
Otra información útil
Recursos:
PTA del Estado de California – www.capta.org
- Sección Líderes de la PTA y mas
- Carpeta de Recursos de la PTA del Estado de California
- Dirigir su PTA Es Fácil
- Guía de Seguros – También se envía anualmente a los presidentes de la PTA
Servicios en Línea:
- Sistema de Información de los Oficiales –Para ingresar la información de los miembros de la directiva y del consejo y generar informes útiles
- Normas de Funcionamiento Electrónicas (e-Bylaws) – Para revisar y actualizar las normas de funcionamiento de la PTA
- Centro de Apoyo para la Declaración de Impuestos – Para ayudar a las unidades a cumplir con los requisitos de informes federales y estatales
- MyPTEZ – Para manejar las necesidades de contabilidad de la PTA y generar informes financieros
- TOTEM – SISTEMA DE MEMBRESÍA ELECTRÓNICA – Para unirse y renovar la membresía y para que las PTAS administren la membresía
PTA Nacional – www.pta.org
- Ejecute la pestaña de su PTA y más
- Talleres de Aprendizaje en Línea (E-Learning)
- Blog de una voz
