Descripción de funciones para el secretario

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Función Principal – Secretario/a de la PTA

• Anotar las actas de las reuniones y de la mesa directiva
• Firmar junto con el presidente documentos formales: autorizaciones de pago, resoluciones y carta formales
• Encargarse de la correspondencia de la PTA según se lo indique el presidente
• Mantener y conservar los registros de la PTA y los documentos importantes que se transmiten al final del término

Para Empezar

Preparación – Revisar los archivos y el libro de procedimientos del término anterior para comprender mejor el alcance de su nueva posición. Los materiales deben incluir:

• Libro de actas de la secretaria con actas de las reuniones de la mesa directiva y la asociación
• Registros de la PTA – Estatutos, lista de los miembros, listas y correspondencia

Si su PTA tiene una secretaria para tomar apuntes y otra de correspondencia, discuta cómo trabajarán juntas.

Obtengan más información sobre:

• Políticas de la PTA, mejores prácticas y recursos.
• Guía de Seguros 

También vale la pena hablar con la secretaria del término previos para obtener consejos y sugerencias sobre su nuevo rol.

Lo Que Debe Hacer

Actas – Consejos Prácticos

Como uno de los tres oficiales necesarios para una PTA, el secretario juega un papel importante en el funcionamiento de una unidad. Una tarea principal es proporcionar actas concisas y completas para las reuniones de la mesa directica y la asociación.

Estos son algunos consejos sobre cómo producir y manejar las actas de la reunión para ayudarle a empezar.

Registrar – Al tomar nota durante una reunión, enfóquese en anotar:

• Las medidas que se tomaron por el grupo y en el orden que ocurrió
• Lo que se hizo, no lo que se dijo

Esto significa que cualquier discusión detallada u opinión personal no se incluye en las actas.

Si escribe a mano o usa una computadora portátil o dispositivo para tomar notas en una reunión para producir las actas, recuerde incluir la siguiente información:

1. Detalles de la Reunión:

• Nombre de su PTA
• Fecha, lugar y tipo de reunión
• Hora en que empezó y termino la reunión
• Lista de Asistencia
• Nombre y título del oficial encargado

2. Asuntos de la Asociación:

• Aprobación de las actas de la reunión anterior ‘como fueron escritas’ o corregidas’ con una lista de las correcciones
• Resumen del informe del tesorero y el saldo a la mano en el último informe, los ingresos, los gastos y la fecha y el balance en la mano en el informe actual
• Mociones para adoptar presupuestos, informes financieros, informes de auditoría y resoluciones
• Lista de pagos autorizados o confirmación de pago de facturas
• Mociones para aprobar proyectos, recaudación de fondos, contratos y cambios a las normas de funcionamiento, anotar el nombre de la persona que hizo la moción y el resultado del voto si es aprobado o no
• Para las mociones con un voto contado, registre si se necesitó quórum o mayoría y el número a favor y en contra de la moción
• Para las mociones que requieren una votación de dos tercios, tenga en cuenta que se requiere una aprobación de dos tercios para la aprobación después del resultado de la moción

3. Resumen de Informes/Presentaciones:

• Resumen de los oficiales, presidentes y administradores junto con importantes informes escritos
• Resultados electorales con el nombre de los nominados y el número de votos que recibió cada candidato
• Breve referencia al programa presentado en una reunión de la asociación, tomando nota del tipo de presentación, el presentador, cargo y organización representada

Además, al final de las actas, incluya su firma y título: por ejemplo – ‘María Pérez, Secretaria’.

Distribuir – Siempre es mejor completar las actas después de la reunión. Envíe una copia al presidente para él la revise antes de distribuir las actas al grupo que las generó.

Hay varias maneras de compartir las actas con sus miembros. Para un grupo más pequeño, como la mesa directiva, puede enviar las actas por correo electrónico antes de la próxima reunión.

Para las reuniones de la asociación, puede preparar copias impresas de las actas como folletos o para publicar en una reunión. Y, también puede publicar las actas en un boletín de la unidad si se envía solamente a los miembros de la PTA.

Sin embargo, es importante tener en cuenta que las actas de la PTA son sólo para los miembros y no para distribución pública.

Por esta razón, no se publican en ningún sitio web, en las redes sociales o en un boletín en su totalidad.

En su lugar, para las reuniones de la asociación, proporcione sólo un resumen de las actas en línea y en los boletines escolares que destaquen las principales medidas que se tomaron en la reunión.

 

 

Aprobar – Las actas se presentan para que sean aprobadas en la próxima reunión del grupo como parte de la agenda. Esta acción se registra en dos lugares diferentes en las copias originales de las actas:

• Actas de la reunión actual – Anotar que las actas de la reunión anterior fueron aprobadas «como fueron escritas» o «corregidas» y enumere las correcciones
• Actas de la reunión anterior – Escribir la palabra «Aprobada» y la fecha después de su firma y título

El presidente también puede nombrar un comité, idealmente tres personas, para aprobar las actas

Esto ayuda a ahorra tiempo en una reunión.

Al utilizar este método para aprobar las actas, los miembros del comité deben de estar presentes para:

• Leer las actas en nombre de los miembros
• Dar un informe de las correcciones en la siguiente reunión
• Firmar y poner la fecha de aprobación de las actas después que firme el secretario en la copia original de las actas

Corregir – Las correcciones a las actas se hacen cuando se presentan para ser aprobadas en una reunión. También se pueden hacer en cualquier reunión posterior cuando se descubre algún error.

Sólo el grupo que participo en la reunión – la mesa directiva o la asociación- puede rectificar las actas de una de sus reuniones anteriores.

Para marcar la corrección en la copia original de las actas, utilice una lapicera roja para:

• Marcar con un círculo las palabras incorrectas
• Escribir, en el margen, la corrección, la fecha y sus iniciales

Preservar – Las actas son los registros legales y permanentes de una PTA como una organización sin fines de lucro y se guardan para siempre. Al final del plazo, la copia original de las actas, de las reuniones de la mesa directiva y de la asociación, deben ser transmitidas a su sucesor.

Aparte de la Actas

Como secretario/a, se le asignaran algunas otras tareas como se detallan en sus normas de funcionamiento. En las reuniones, este preparado/a para referirse a las actas de las reuniones anteriores, las normas de funcionamiento y a la lista de miembros actual, si se le solicita. También se le puede pedir que proporcione un papel en blanco para votar por boleta electoral y de ayudar a contar un voto.

En una reunión de la asociación, el/la secretario/a presenta el informe de la mesa directiva y prosigue con la adopción de recomendaciones de la mesa directiva.

Además, algunas tareas administrativas que tienen que llevarse a cabo por el/la secretario/a incluyen:

• Enviar avisos de las reuniones de la mesa directiva
• Preparar una lista de asuntos pendientes de las reuniones para que el presidente de seguimiento
• Avisar a los oficiales y miembros del comité de su elección o nombramiento

¿Sabía Usted Que? … Los Miembros de la Mesa Directiva:

• Acatan los procedimientos financieros de la PTA tal y como se describe en los normas de funcionamiento y las directrices estatales y nacionales de la PTA
• Protegen la privacidad de los miembros utilizando la información de los miembros únicamente para el trabajo de la PTA
• Asisten a talleres o capacitaciones patrocinados por la PTA
• Mantener un libro de procedimientos actual para pasar a un sucesor, en copia impresa o en formato electrónico
• Trabajan juntos como equipo para mejorar la vida de todos los niños y sus familias

Otra información útil

Recursos:

PTA del Estado de California – www.capta.org

• Sección Líderes de la PTA y mas
• Carpeta de Recursos de la PTA del Estado de California
• Dirigir su PTA Es Fácil
• Guía de Seguros – También se envía anualmente a los presidentes de la PTA

Servicios en Línea:

• Sistema de Información de los Oficiales –Para ingresar la información de los miembros de la directiva y del consejo y generar informes útiles
• Normas de Funcionamiento Electrónicas (e-Bylaws) – Para revisar y actualizar las normas de funcionamiento de la PTA
• Centro de Apoyo para la Declaración de Impuestos – Para ayudar a las unidades a cumplir con los requisitos de informes federales y estatales
• MyPTEZ – Para manejar las necesidades de contabilidad de la PTA y generar informes financieros
• TOTEM – SISTEMA DE MEMBRESÍA ELECTRÓNICA – Para unirse y renovar la membresía y para que las PTAS administren la membresía

PTA Nacional – www.pta.org

• Ejecute la pestaña de su PTA y más
• Talleres de Aprendizaje en Línea (E-Learning)
• Blog de una voz