Para mantener su estatus, una unidad debe:
- Adherirse a los Propósitos y políticas básicas de la PTA Nacional y de la PTA del Estado de California;
- Tener un mínimo de quince miembros incluyendo tres funcionarios: el presidente, el secretario y el tesorero;
- Remitir las cuotas per cápita y pagar las primas de seguro antes de las fechas de vencimiento de la PTA del Estado de California;
- Presente todas las declaraciones de impuestos estatales (199/199N) y federales (990N/990EZ/990), otros formularios gubernamentales y el informe del Registro de Fideicomisos Benéficos del Procurador General (RRF-1) y el formulario CT-TR-1 (si corresponde);
- Revisar anualmente los estatutos y aprobarlos cada cinco años, conforme a los procedimientos de PTA de California. (Estatutos para las PTA en California)
- Cumplir con otros criterios según lo prescrito por la PTA del Estado de California
Constitución de una nueva unidad
Cualquier grupo puede pedir constituirse como unidad de PTA de California, siempre y cuando no haya otra. PTA de California sólo reconocerá una PTA por escuela, a menos que así lo apruebe el parlamentario de la PTA de California y lo autorice la Junta de Gerentes de la PTA de California. Puede formarse una PTA preescolar en cualquier programa del mismo sector.
Una asociación deberá estar compuesta de por lo menos 15 miembros, de los cuales tres deben ocupar los cargos de presidente, secretario y tesorero.
El requerimiento de 30 días de afiliación para tener derecho al voto y ejercer un cargo será dispensado en el caso de las organizaciones nuevas dentro de los primeros treinta días de su constitución.
El presidente de la PTA de distrito es responsable de la organización de las nuevas PTA dentro del distrito de la PTA. El proceso de la organización puede delegarse al equipo de extensión del distrito de la PTA, con la ayuda del consejo. El presidente de distrito debe verificar el cumplimiento de los requisitos de la PTA de California.
La nueva asociación será presentado para su aprobación ante la Junta de Gerentes de la PTA de California cuando:
- PTA de California haya recibido las solicitudes de inclusión;
- la oficina estatal haya recibido las cuotas per cápita;
- se hayan recibidos en la oficina estatal los estatutos de la unidad y el parlamentario estatal los haya aprobado; y
- se haya solicitado ante el IRS [Servicio de Impuestos Internos] el Número de Identificación de Empleador.
Una vez que la junta de directores de la PTA de California otorgue su aprobación, la oficina estatal emitirá un acta de constitución para la nueva asociación.
Se cobra una cuota por una carta constitutiva perdida o destruida. Comunicarse con la oficina estatal para encargar una copia nueva del acta de constitución.
