Lo básico de la afiliación a la PTA

Establezca un tema para su campaña de afiliación, cuando sea necesario. Elegir el tema adecuado para su PTA puede hacer una gran diferencia en el crecimiento de su membresía durante el año. El comité de afiliación, el presidente/vicepresidente y presidente deben trabajar en conjunto para desarrollar el tema de afiliación.

Para obtener ideas de temas, visite ideas de tema de afiliación

• Las PTAs pueden elegir el tema actual de la PTA del Estado de California o de la PTA Nacional.
• La mascota escolar o un símbolo comunitario pueden servir como inspiración para el tema.
• El tema debe ser atractivo para todos los que su PTA está tratando de inscribir.
• Considere el uso de incentivos y recompensas relacionadas al tema para promover el aumento de socios.

La promoción de membresía es de todo el año y debe incluir un plan de lanzamiento y también para mediados del año. Trabaje con el presidente y el director para establecer fechas de eventos de promoción de la afiliación en el calendario. Incluya las fechas de vencimiento establecidas por el consejo y las PTAs del distrito para cuando las cuotas de afiliación se deben enviar, y premios e incentivos. Las PTA/ PTSAs que utilizan el sistema de membresía electrónica que remiten directamente a otros niveles de la PTA no tienen que remitir las cuotas per cápita de esos miembros.

El año de membresía de California comienza el 1 de julio y termina el 30 de junio.

Prepare un presupuesto de afiliación y preséntelo a la mesa directiva ejecutiva. Incluya una lista de los gastos de promoción de la afiliación, incentivos y eventos para todo el año. Si su PTA utiliza los sobres de la PTA del Estado de California, el presupuesto también debe incluir el costo de los sobres que se compraron.

Es la responsabilidad del presidente/vicepresidente y del comité de afiliación implementar el plan de marketing de afiliación. Las responsabilidades deben ser compartidas por los miembros del comité de membresía. Los deberes pueden incluir:

• preparar cartas de invitación o los paquetes de Marketing de Membresía con folletos personalizables e instrucciones y sobres para el primer día de clases o para las inscripciones escolares;
• escribir/preparar una invitación para unirse con el enlace  a la membresía electrónica;
• preparar invitaciones para que los maestros, personal y administradores se inscriban;
• compartir las responsabilidades en eventos de lanzamiento y promoción;
• preparar folletos promocionales, pancartas, carteles, publicaciones de medios sociales, etc.;
• enviar invitación para unirse con el enlace a la membresía electrónica a todos los miembros anteriores.
• pedirle al administrador del sitio escolar que envíe una invitación para que se unan a la PTA (que incluya el enlace a la membresía electrónica) a la lista de todos los familias/tutores
• dar seguimiento al progreso de promoción para los incentivos y premios;
• trabajar en un taquilla de promoción de la afiliación o en una mesa de eventos escolares o comunitarios;
• escribir/preparar invitaciones especiales para líderes comunitarios, líderes de negocios locales, funcionarios electos, miembros de la comunidad, proveedores de programas extracurriculares, líderes anteriores de la PTA, ganadores anteriores del Premio Honorifico al Servicio, maestros retirados, administradores o miembros del personal. ¡Invite a todos a unirse a la PTA!
• preparar paquete de bienvenida para las personas son nuevas a la escuela
• preparar/imprimir letreros de «Unirse a la PTA» que incluya el código QR para la membresía electrónica
• hacer un tablero de anuncios que destaque las actividades de la PTA/ PTSA y que  incluya un enlace para unirse con el código/QR
• desarrollar un plan/calendario para que el personal de membresía esté presente en los eventos de la PTA
• desarrollar un plan/ calendario para hablar con grupos clave de la escuela y la comunidad

Los sobres de la afiliación se pueden comprar del consejo o distrito a bajo costo. Pueden ser utilizados para motivar la participación de socios. Los sobres se pueden incluir en el paquete de bienvenida o registro escolar y se pueden utilizar para reunir información pertinente acerca de los miembros. Dos miembros de la mesa directiva deben estar presentes cuando se abren los sobres de afiliación. Siempre se deben seguir los procedimientos financieros adecuados de la PTA.

La membresía es válida en el momento que la cuota se paga aun que ciertos derechos no se pueden activar hasta después de treinta días que se pago, tales como el derecho de presentar mociones, debatir, sostener un cargo electivo y votar. Una porción del pago de la cuota de membresía recibida se queda en su unidad. Las campañas de afiliación no deben ser consideradas para recaudar fondos. Las cuotas deben mantenerse a un costo accesible para que todos se puedan inscribir.

Una parte de las cuotas de membresía colectadas se quedan en su unidad, y una parte de las cuotas de membresía (conocida como per cápita) se envía a través de los canales al consejo, distrito, estado y PTA Nacional. Estos fondos se utilizan para apoyar esos niveles de la PTA que, a cambio, apoyan a la unidad con liderazgo, capacitación, defensa y otros servicios necesarios. El sistema de membresía electrónica remite automáticamente las cuotas per cápita apropiadas a todos los niveles de la PTA de las membresías compradas por medio del sistema.

El costo de cuotas puede variar en cantidad en cada PTA, y están registradas en las normas de funcionamiento de la unidad local de la PTA. El costo de las cuotas sólo se puede modificar actualizando las normas de funcionamiento de la unidad y presentándolas a través de canales para su aprobación por el parlamentario de la PTA del Estado de California. Un aumento de cuotas iniciada por la unidad no entrará en vigor hasta que los estatutos de la asociación se hayan actualizado y aprobado por los miembros.

La parte de las cuotas que no pertenece a la unidad (per cápita) debe enviarse a través de los canales apropiados al menos una vez al mes. Una vez que las cuotas se han enviado a través de los canales, las cuotas no se pueden reembolsar a un miembro individual. Para permanecer en buen estatus, una unidad debe enviar la membresía per cápita y las primas de seguro. La PTA del distrito será notificada si alguna unidad “no está en buen estatus”  por la PTA del Estado de California para el 15 de diciembre si no se han recibido las cuotas de por lo menos de 15 membresías. Si las cuotas no son enviadas antes del 31 de marzo, la unidad estará en «estatus delincuente» y la membresía de fundador será anulada por voto de los Gerentes de la Mesa Directiva de la PTA del Estado de California en la reunión de mayo/abril.

Se puede solicitar donaciones, pero las cuotas de afiliación se deben reportar por separado en todos los registros e informes financieros.

Los miembros se suscriben a nivel unidad de la PTA. Como miembros de la unidad de la PTA, también son miembros de su consejo, distrito, PTA del Estado de California y PTA Nacional, y al igual también están representados en estos niveles de la PTA.

Las tarjetas de afiliación son entregadas por PTA de California y se distribuyen a través de los canales de la PTA (las unidades las reciben de su consejo, si en el consejo o de su PTAs del distrito). Cada miembro debe recibir una tarjeta de miembro oficial de la unidad de PTA en cuanto se pague la cuota. Los miembros que se unan usando el sistema de membresía electrónica autorizado por la PTA de California recibirán tarjetas de membresía electrónicas al unirse, por lo que la unidad no tendrá que proporcionarles tarjetas de membresía de papel.

Se debe poner la información de los miembros en la tarjeta antes de que la tarjeta de membresía sea distribuida. El número nacional de unidad de la PTA es utilizado como el número de identificación de la unidad en la tarjeta de membresía. La información de los miembros puede ser impreso en la tarjeta utilizando una plantilla, la plantilla para la tarjeta de membresía está disponible en el capta.org. La información de la tarjeta de afiliación también se puede escribir a mano o estampar. Las PTAs de los distritos ya tienen disponible tarjetas de membresía electrónicas. Estas tarjetas electrónicas que tienen el número de identificación de la unidad y el nombre del miembro, se pueden guardar en el teléfono o tableta inteligente de los miembros, y sirven como prueba de que son miembros.

El año de membresía de la PTA del Estado de California es 1º de julio a junio 30. Las tarjetas de membresía en California se vencen el 31 de octubre, lo que permite un período de gracia (1º de julio al 31 de octubre) para que nuestros miembros renueven su membresía. Durante este período de gracia, los miembros tienen derecho a sus derechos de membresía, incluyendo la aprobación del presupuesto de la PTA y programa en las reuniones de la asociación de verano o de otoño.

Cada PTA es una asociación independiente e individual, los miembros que tienen niños en más de una escuela pueden pagar las cuotas para apoyar el PTA de la escuela de cada niño.

Cada directivo de afiliación de la PTA debe mantener una lista de los socios. Una copia actualizada de dicha lista debe ser entregada regularmente al secretario y presidente. La lista debe incluir el nombre de los socios, información de contacto y la fecha en que el socio se suscribió. Las listas deben mantenerse confidenciales dentro de la organización de la PTA. La PTA recomienda que las listas de miembros se mantengan por 3 años en el caso de una auditoría realizada por el Servicio de Impuestos Internos (IRS por sus siglas en inglés.)

Cualquier persona que se suscriba a los propósitos y las políticas básicas de la PTA se convierte en un socio en cuanto pague las cuotas a una unidad de PTA o PTSA. La norma general es, una cuota pagada significa una tarjeta, una tarjeta significa un voto de asociación.

La afiliación de estudiantes es parte vital de la asociación. Estudiantes de todas las edades pueden suscribirse a la Afiliación. Ver la Participación estudiantil para mas información.

Si una unidad de la PTA decide incluir una estructura de cuotas de membresía diferente para los estudiantes, los estatutos deben reflejar esta estructura. Las cuotas de membresía de los estudiantes deben ser al menos iguales a la porción de cuotas que se envía al consejo, distrito, estado y PTA Nacional.

Los administradores, maestros y miembros del personal son valiosos miembros de la asociación. Deben ser invitados a unirse y participar. Una unidad de la PTA puede optar por incluir una estructura de cuotas de afiliación de maestros/personal. Las normas de funcionamiento de la unidad deben incluir esa estructura de cuotas y debe ser al menos igual a la parte de las cuotas que se envía al consejo, distrito, estado y PTA Nacional.

Si una unidad de LA PTA decide incluir una estructura de cuotas de membresía familiar, los estatutos deben reflejar esta estructura. El número de miembros por familia debe especificarse, y las cuotas pagadas por miembro deben ser al menos iguales a la porción de las cuotas enviadas al consejo, distrito, estado y PTA nacional. Favor de consultar con el parlamentario de su distrito para lenguaje específico con respecto a la afiliación de la familia.

Los miembros fundadores de una PTA son aquellos que pagan cuotas en la reunión organizativa de una PTA nueva. Los miembros en una reunión de  dicha organización la cual toma lugar entre el 1º de abril y el 30 de junio se consideran miembros para el año siguiente y tienen derecho a una nueva tarjeta de membresía sin tener que pagar una cuota. Para obtener más información acerca de la Afiliación de Miembros Fundadores, por favor póngase en contacto con su distrito local de la PTA.