Prepare una hoja de trabajo para evaluar necesidades que incluya el nombre de la PTA, el de la escuela y el problema identificado, en los lugares adecuados (Hoja de trabajo para evaluar necesidades).
Determine quiénes recibirán el formulario de evaluación de necesidades, cómo se distribuirá y la fecha de entrega para su devolución. Determine el método de seguimiento.
Encueste a las dependencias pertinentes para obtener estadísticas sobre el problema identificado. Esto se puede realizar por medio del contacto personal o con el envío de una carta que acompañe el formulario de evaluación de necesidades a algunas o a todas las personas o dependencias que se enumeran a continuación.
- Personal escolar.
- Programas privados y de iglesias.
- Cámara de comercio y principales empresas.
- Departamentos de salud, educación, libertad condicional y servicios sociales a nivel local, del condado, estatal y federal.
- Bibliotecas.
- Dependencias profesionales y voluntarias.
- Organizaciones comunitarias.
Obtenga estadísticas que reflejen los antecedentes étnicos y socioeconómicos de la comunidad. La información puede ser obtenida en la oficina del distrito escolar y será necesaria si la PTA solicita un subsidio para financiar este proyecto.
Evalúe la información recibida. Examine todos los datos y compile las respuestas a las preguntas del formulario de evaluación de necesidades. Determine si la escuela y la comunidad están de acuerdo con el problema identificado y consideran que este existe.
Si se determina que existe un problema, la información recolectada servirá de base para la formulación de un plan de acción comunitaria. Si se determina que no existe un problema o que el problema no le interesa a la escuela o a la comunidad, es mejor no invertir el tiempo ni el dinero en la búsqueda de soluciones.
Prepare un informe final que incluya la siguiente información:
- Razón para el estudio.
- Estadísticas que indiquen los datos por edad, condición socioeconómica, antecedentes étnicos o filiación religiosa.
- Respuestas de la comunidad.
- Entrevistas con profesionales usados como fuente y sus respuestas.
- Otros recursos usados, tales como publicaciones periódicas, libros, películas y encuestas.
- Hallazgos que indiquen si existe un problema que requiera acciones adicionales.
Como cortesía, distribuya el informe a los que participaron en la encuesta. Esto los compensará por su cooperación y aumentará el nivel de concienciación de la comunidad.
Utilice el informe como herramienta para desarrollar e implementar un plan de acción. Ver la Muestra de orden del día para evaluar necesidades (Figura P-2) para la reunión de análisis de hallazgos.
MUESTRA DE ORDEN DEL DÍA PARA EVALUAR NECESIDADES
DIRECTOR
Bienvenida
Presentación del moderador, el encargado de actas, el secretario, los miembros del grupo (participantes invitados).
Explicar las funciones de las personas presentadas.
MODERADOR
El moderador asegura el equilibrio de la reunión y el director se convierte en miembro del grupo.
Analizar la evaluación de necesidades.
Definir el problema
- Lluvia de ideas.
- Organizar las ideas en orden de prioridad.
- Plantear el(los) problema(s).
Desarrollar soluciones
- Lluvia de ideas.
- Organizar las ideas en orden de prioridad.
- Desarrollar posibles soluciones.
Desarrollar un plan de acción tentativo.
- Lluvia de ideas.
- Organizar las ideas en orden de prioridad.
- Examinar posibles obstáculos para el plan de implementación.
- Idear formas de eliminar los obstáculos o desarrollar planes alternativos.
Desarrollar un plan final de acción que incluya:
- Todos los componentes (partes del plan).
- Asignaciones individuales.
- Plazos.
- Necesidades presupuestarias.
- Método de evaluación.
- Fecha de la evaluación final.
Si fuera imposible completar el orden del día en el tiempo asignado, establezca la fecha, hora y lugar de otra reunión. En la próxima reunión, revise todos los acuerdos de la reunión anterior y complete el resto del orden del día. Asigne tiempo entre reuniones para el análisis de información adicional.
Figure P-2
