Estos procedimientos han sido desarrollados para ayudar a los funcionarios y directores de las unidades de la PTA a cumplir con sus responsabilidades (Desarrollo de comisión y lineamientos.) El presidente, como líder eficaz, debe velar por que los funcionarios, los directores y otros voluntarios reciban a la mayor brevedad copias de las descripciones de sus respectivos puestos que aparecen en esta Carpeta de recursos. (Sección de Descripción de funciones.)
Basándose en las metas establecidas para el año, el presidente y la junta ejecutiva determinan cuáles programas y proyectos deben implementarse y cuáles se podrían llevar a cabo. Recuerde que todos los proyectos deben ser aprobados por los miembros.
Aunque cada PTA funciona de acuerdo con los propósitos y las políticas básicas de la PTA, cada unidad individual se involucrará con los programas y proyectos de acuerdo con sus intereses, sus necesidades y sus voluntarios. No se puede esperar que una PTA lo haga todo.
Tareas comunes
Forme un comité.
Trabaje en la junta ejecutiva, de acuerdo con los reglamentos.
Proporcione liderazgo directivo al comité.
Marque la pauta de forma optimista y entusiasta.
Desarrolle y mantenga un libro de procedimientos (Libro de procedimientos).
Haga referencia a los Estatutos para unidades locales de la PTA o PTSA, según sea necesario.
Ayude o acompañe al presidente de la PTA a las reuniones con los encargados de formular políticas para la escuela, la comunidad o el gobierno de la ciudad.
Entregue un informe oral o escrito en cada reunión de la junta ejecutiva. Incluya todas las recomendaciones del comité y un informe escrito de la contabilidad financiera. Este informe debe incluir todos los fondos recibidos y desembolsados para implementar las recomendaciones aprobadas.
Mantenga al comité concentrado en hacer las recomendaciones adecuadas.
Asegúrese de que las tareas del comité se realicen y que las acciones se informen a la junta de la asociación.
Conozca al personal de la escuela, del distrito escolar y a los encargados de tomar decisiones, incluyendo los miembros del concejo local y de la junta escolar.
Encueste a los padres de familia para determinar los intereses y necesidades en el hogar, la comunidad y la escuela.
Desarrolle un plan de programas, asegurándose de que este cumpla con los requisitos de seguros de PTA de California. Consulte la Guía de seguros y prevención de pérdidas para ver las actividades permitidas, las que se desalientan y las prohibidas.
Coordine las actividades de la PTA con el calendario escolar y con el director de la escuela.
Presente el plan a la junta de la PTA para su aprobación.
Planee todos los eventos con suficiente anticipación, con un plazo mínimo de tres meses.
Eduque a los padres de familia y a la comunidad mediante una reunión informativa.
Motive a los miembros a participar activamente en los programas de la PTA.
Colabore con otras PTA y dependencias comunitarias para obtener información, materiales y oradores.
Establezca relaciones con otras PTA del distrito escolar para coordinar eventos.
Comuníquese con sus contrapartes en el consejo y el distrito de la PTA.
Comparta la información preparada y distribuida por el consejo y el distrito de la PTA, PTA de California y la PTA Nacional.
Haga propaganda a las actividades. Use el boletín informativo y sitio Web para promover, educar e informar. Contacte a los medios de comunicación o solicite la ayuda del coordinador de relaciones públicas de la PTA (Ideas para promover la PTA).
Asista a las sesiones de capacitación del consejo y del distrito de la PTA y a las convenciones de la PTA de California y la PTA Nacional.
Mantenga las actividades de recaudación de fondos simples y con bajo nivel de estrés.
Consolide las actividades de la PTA con eventos escolares que reúnan a padres de familia y estudiantes.
Aumente el número de eventos sociales sencillos y dirigidos a la familia.
Evalúe el programa y documente las lecciones aprendidas para que sean usadas por los futuros directores de programas.
Consideraciones para las escuelas que funcionan durante todo el año
Asegúrese de que todos los ciclos estén representados en la reunión anual de planeamiento.
Distribuya las actividades y las reuniones de la asociación equitativamente entre los ciclos.
Evite la realización de eventos especiales cuando el tesorero o el director del evento estén “de vacaciones”.
Programe las actividades (por ejemplo, el programa de Reflexiones) y los eventos de recaudación de fondos de forma que cubran los horarios de los ciclos activos y los que están de vacaciones.
