Programas y Servicios a los Miembros
Un evento de graduación o baile de gala de la PTA es coordinado por un comité cuyo director es miembro nombrado o electo de la junta ejecutiva. Los miembros del comité pueden incluir a otros miembros de la junta, al director de la escuela, a un miembro del cuerpo docente, al presidente (ex oficio) y a otros miembros de la PTA nombrados por el presidente.
La responsabilidad principal de este comité es proveer a los estudiantes un evento seguro, sano, legal y supervisado en cooperación con la comunidad. Una responsabilidad secundaria puede ser recaudar fondos para realizar el evento.
Actividades
Las actividades deben:
Ser económicas, divertidas e involucrar a muchos miembros y estudiantes.
No implicar obligaciones comerciales o publicitarias.
No entrar en conflicto con otros eventos de la PTA, la escuela o la comunidad.
Crear buena voluntad para la PTA en la comunidad.
Ver la sección 7.3.2 Planificación de transporte
Después del evento
Seguridad
Cuente con la debida supervisión adulta.
Esté consciente de los riesgos de alquilar una limosina o un autobús. Verifique sus permisos comerciales en la oficina local de la Comisión de Servicios Públicos.
Siga los procedimientos de seguridad del distrito escolar cuando se utilicen sus autobuses.
Consulte la Guía de seguros y prevención de pérdidas para ver una lista de las actividades permitidas, desalentadas y prohibidas por la PTA.
Una PTA que patrocina o copatrocina una actividad de graduación o noche de gala debe seguir todos los procedimientos financieros de la PTA de California y del Guía de seguros y prevención de pérdidas.
Recursos:
American Automobile Association (AAA) Celebrate Life
California Attorney General’s Guide for Charities (2005)
Salud
Los eventos organizados en parques de diversiones o áreas recreativas crean menos problemas que aquellos en los que los patrocinadores locales se encargan de las comidas, las bebidas y la supervisión.
En ningún evento puede haber drogas, alcohol ni tabaco.
Se debe tener cuidado especial con aspectos como la manipulación de alimentos, los servicios sanitarios, las zonas de descanso y la disponibilidad de personal certificado en primeros auxilios y resucitación cardiopulmonar.
Asuntos legales
Por cada estudiante participante se debe llenar un formulario de Aprobación de Padres de Familia y Descargo de Estudiantes, el cual se puede encontrar en la Guía de seguros y prevención de pérdidas.
Es ilegal que una persona menor de 18 años participe en cualquier tipo de apuestas (incluyendo actividades de casino).
En el sitio Web del Procurador General de California (www.ag.ca.gov) se puede obtener información sobre cómo llevar a cabo una rifa legal (Guía para organizaciones caritativas del Procurador General de California y ver §320.5 Apuestas: Rifas de caridad, vigente a partir del 1 de julio de 2001). Las rifas pueden incluir, sin limitación, rifas 50-50, rifa de donaciones, Ducky Derby y Cow Chip Bingo.
Recuerde: es ilegal que una persona menor de 21 años posea, obtenga o consuma cerveza o alcohol. Es ilegal poseer, ofrecer o vender cualquier sustancia controlada, bebida alcohólica o intoxicante en el recinto escolar. Ninguna persona puede vender, suministrar u obtener bebidas alcohólicas (incluyendo cerveza) a ninguna persona menor de 21 años.
Es ilegal que una persona posea una sustancia controlada sin una receta médica válida (ver la Guía de seguros y prevención de pérdidas).
Procedimientos de la unidad de PTA
La PTA que patrocine o copatrocine una actividad de graduación o baile de gala debe seguir todos los procedimientos financieros de la PTA de California y la Guía de seguros y prevención de pérdidas.
La asociación debe votar para patrocinar o copatrocinar el programa y los resultados deben ser anotados en actas. El presidente nombra al comité, sujeto a la ratificación de la junta ejecutiva. Todos los comités y sus miembros deben ser miembros de la PTA (Desarrollo de la comisión y lineamientos, sección 2.5).
