Para asegurar que se cumplan todos los requisitos de una organización sin fines de lucro 501(c)(3), una unidad debe notificar al presidente de la PTA del distrito de cualquier cambio propuesto en el estatus de la asociación por lo menos 60 días antes de que la unidad vote para hacer tal cambio. Considerando que un cambio de estatus representa la modificación a las normas de funcionamiento de la asociación, se requiere un aviso por escrito con 30 días de anticipación a todos los miembros de la PTA. El cambio de estatus propuesto requiere un voto de dos tercios (2/3) de sus miembros registrado en las actas. Es responsabilidad del presidente de la PTA del distrito saber el estatus de cada unidad dentro de la PTA del distrito y dar información y asesoramiento sobre los procedimientos a seguir. Los procedimientos específicos de la PTA están detallados en las Herramientas de Liderazgo Avanzado de la PTA del Estado de California, las cuales están disponibles para las PTAs de los consejos y distritos.
Cambiar de Nombre: Cuando una asociación vota para cambiar su nombre o el distrito escolar cambia el nombre de la escuela, la PTA del distrito debe enviar un Formulario de Cambio de Estatus junto con un set de las normas de funcionamiento enmendadas al parlamentario de la PTA del Estado California para su aprobación. Una vez aprobado, el Formulario de Cambio de Estatus será enviado a la oficina estatal. En la próxima reunión de la Mesa Directiva de la PTA del Estado de California, el cambio será presentado para que sea aprobado. Una carta con el nuevo nombre será enviada sin cargo.
Cambiar a PTA/PTSA: Cuando una PTA vota para cambiarse a PTSA, la PTA del distrito debe enviar un Formulario de Cambio de Estatus junto con un set de las normas de funcionamiento enmendadas al parlamentario de la PTA de California para su aprobación. Una vez aprobado, el Formulario de Cambio de Estatus será enviado a la oficina estatal. En la próxima reunión de la Mesa Directiva de la PTA del Estado de California, el cambio será presentado para sea aprobado. Una carta con el nuevo nombre será enviada sin cargo.
Cuando se haga el cambio a las normas de funcionamiento indicando que la unidad es PTSA, la PTA del Estado de California recomienda que se incluya un provisión donde se indique que un puesto de la Mesa Directiva para ser ocupado por un estudiante.
Se debe revisar toda la información de las normas de funcionamiento – enmiendas, oficiales, elección del comité de nominaciones y elecciones. Se recomienda encarecidamente que se examine todo el set de las normas de funcionamiento – cada artículo y sección.
Lista de oficiales: Una lista de todos los nombres de los oficiales de la PTA de la unidad, consejo y distrito y la información de contacto que se envía a través de los canales a la PTA del Estado de California.
La PTA del distrito es responsable del enviar sellado por el correo o entregar la documentación oficial de la PTA de la unidad y consejo para las fechas de vencimiento de la PTA del Estado de California.
División: Cuando una PTA está sirviendo a dos o más escuelas públicas y desea organizar una unidad en cada escuela, los miembros pueden votar para dividirse en dos o más asociaciones. La consideración de una división debe ser realizada solamente en consulta con los directores de las escuelas involucradas, el presidente del consejo (si está en consejo) y el presidente de la PTA del distrito. Se deben hacer decisiones con respecto a los nombres de las unidades, división de bienes, a la carta constitucional, etc. La PTA del distrito debe enviar un Formulario de Cambio de Estatus junto con un set de las normas de funcionamiento enmendadas al parlamentario de la PTA de California para su aprobación. Una vez aprobado, el Formulario de Cambio de Estatus será enviado a la oficina estatal.
Combinar: Puede haber una serie de razones para combinar asociaciones, como el cierre de una escuela o por la duplicación de actividades. La consideración de combinar debe ser realizada solamente en consulta con los directores de las escuelas involucradas, el presidente del consejo (si está en consejo) y el presidente de la PTA del distrito. Se deben hacer decisiones con respecto al nombre de la unidad, los fondos en reserva, las normas de funcionamiento de la unidad, oficiales, etc. La PTA del distrito debe enviar un Formulario de Cambio de Estatus junto con un set de las normas de funcionamiento enmendadas al parlamentario de la PTA de California para su aprobación. Una vez aprobado, el Formulario de Cambio de Estatus será enviado a la oficina estatal.
Transferir: Cuando se ha hecho una reorganización del distrito o cambio de límites escolar puede ser necesario que una PTA transfiera de un distrito a otro. La unidad debe reportar este cambio por escrito a su actual consejo (si está en consejo) ya la PTA del distrito, con una copia a la oficina estatal. Las PTAs del distrito involucradas usarán los procedimientos descritos en las Herramientas de Liderazgo Avanzado para completar la transferencia. Otras razones para la transferencia deben ser consideradas en consulta con el presidente del consejo (si está en consejo) y el presidente de la PTA del distrito. La PTA del distrito debe enviar un Formulario de Cambio de Estatus junto con un set de las normas de funcionamiento enmendadas al parlamentario de la PTA de California para su aprobación. Una vez aprobado, el Formulario de Cambio de Estatus será enviado a la oficina estatal.
Disolución: La disolución de una unidad de la PTA preocupa a todos sus miembros y la comunidad; Por lo tanto, se deben tomar medidas para garantizar que todos tengan la oportunidad de expresar sus opiniones y de permitir a los miembros votar si se disuelve o no. El presidente del distrito y consejo deben ser notificados inmediatamente de cualquier propuesta de disolver por lo menos 60 días antes que de que se haga la votación para disolver . Muchas veces, la ayuda externa y la orientación darán la ayuda necesaria y nueva dirección. Si la disolución es la única alternativa, se deben seguir ciertos procedimientos para proteger a los miembros y cumplir con las regulaciones federales para las organizaciones sin fines de lucro 501 (c) (3), incluyendo los requisitos de notificación de reuniones.
La PTA del distrito es responsable de organizar y disolver las unidades y debe ser incluida en las deliberaciones de disolución.
La decisión de disolver es importante y requiere por lo menos dos reuniones. Todas las preguntas, e inquietudes deben ser discutidas en una reunión regular o especial de la PTA con un quórum presente. Todos los miembros, incluyendo los administradores y maestros, deben ser notificados por lo menos treinta (30) días antes, siguiendo los requisitos de las normas de funcionamiento, y los representantes de la PTA del distrito deben estar presentes para dar consejos y orientación y para dirigirse a la asociación inmediatamente antes de que se haga la votación para responder a preguntas o inquietudes finales.
Después de la discusión, se debe nombrar a un comité que incluya representantes de la PTA del distrito para seguir los procedimientos necesarios. Estos deben incluir la preparación de recomendaciones para ser sometidas a una reunión posterior de los miembros para que voten. Los miembros deben votar sobre la disposición apropiada de los bienes y los fondos de la organización antes de que se haga el voto de disolución de organización constituyente. Si el voto de disolución es adoptado por los miembros, la entrega de todos los bienes debe hacerse de acuerdo los requisitos de 501(c)(3) como se detalla en las normas de funcionamiento.
Las normas de funcionamiento de cada PTA, como política básica, estipulan que los bienes de la PTA se usen para uno o más de los propósitos educativos para los cuales fueron recolectados y no para ser entregados a individuos.
Cuando una unidad vota para disolverse la unidad debe entregar inmediatamente todos los documentos legales, registros financieros e históricos y todos los bienes, incluyendo alguna propiedad a la PTA del Estado de California o a otra PTA organizada bajo la autoridad de las normas de funcionamiento de la PTA de California. La PTA del distrito puede guardar los fondos y bienes de la unidad disuelta en un fideicomiso por un período no mayor de dos años. La PTA del distrito archivará el cambio con el Formulario de Estatus de Disolución con la oficina estatal.
Su PTA era una entidad legal independiente, sin afiliación a ningún grupo nuevo o existente que pudiera formar o existir en su sitio. Por lo tanto, tras la disolución, entra en vigor lo siguiente:
- Todos los documentos y materiales de comunicación necesarios a través del sitio web (PTA o escuela), grupo de noticias, etc. deben ser actualizados para quitar referencia al nombre de la PTA. Por ejemplo, la Fiesta de Fin de Año de la PTA debe anunciarse como Fiesta de Fin de Año.
- Todos los eventos, actividades, funciones desde el momento y futuros desde la votación hasta la disolución ya no están cubiertos por el seguro de la PTA, ni siquiera los que pueden ser financiados con los fondos de la PTA.
- El número de identificación de impuestos de la PTA (EIN) ya no se puede usar.
- La actividad con la cuenta bancaria anterior de la PTA debe cesar. No se debe emitir o firmar cheques ni retirar dinero en efectivo de la cuenta de la PTA. Se puedes cualquier cheque emitido a la PTA.
Retiro de Carta Constitucional: Las normas de funcionamiento de la PTA del Estado de California estipulan la retirada de la carta constitucional de una PTA si no pagan las cuotas y/o primas de seguro. La unidad será notificada por escrito antes del 15 de Enero si están retrasados con los pagos requeridos. Si las cuotas y/o las primas de seguro aún no se han pagado para el 31 de Marzo, la carta constitucional de la unidad será retirada por voto de la Mesa Directiva de la PTA del Estado de California en su próxima reunión.
Las normas de funcionamiento también una clausula referente al retiro de la carta constitucional de la unidad si esa unidad no está en orden con los requisitos por otras razones, como: (a) cuenta con menos de 15 miembros; (b) tiene los puestos de presidente, secretario o tesorero vacantes; (c) violación de políticas, procedimientos u otras secciones de las normas de funcionamiento; Y (d) incumplimiento de archivar los requisitos legales con agencias gubernamentales federales o estatales durante tres periodos de declaración consecutivos.
Al no cumplir con los requisitos legales de las agencias gubernamentales federales y/o estatales de no archivar por un tercer período consecutivo resultara en la revocación automática del estatus de exención de impuestos y el retiro automático del contrato de la carta constitucional de unidad/consejo/ distrito.
Cuando hay presuntas violaciones que pueden ser de naturaleza subjetiva, como las que involucran políticas y/o no seguir los procedimientos financieros apropiados, la PTA del distrito o el comité de quejas de la PTA del Estado de California pueden ser encargados de determinar los hechos y recomendar una solución que puede incluir que se le quite la carta constitucional de la PTA.
Cuando se retira la carta constitucional, la PTA del Estado de California tiene el derecho de colectar y transferir fondos, incluyendo los fondos depositados por la unidad con una institución financiera sobre la cual la unidad o sus oficiales tienen o tenían control y/o autoridad para firmar. La unidad deberá entregar inmediatamente todos los registros, bienes y cualquier propiedad a la PTA del distrito. La propiedad se mantendrá en suspenso por un período de dos años. Cada asociación local, al perder su estatus de carta constitucional por la PTA del Estado de California, cesará inmediatamente y desistirá de cualquier uso adicional del Número de Identificación de Empleador (EIN) del IRS de la asociación como organización constituyente bajo el número de exención de grupo otorgado a la PTA del Estado de California. La PTA del Estado California notificará al IRS que la unidad ya no es una organización constituyente.
En todos los casos, la unidad será notificada por escrito al menos 15 días antes de que se le quite la carta constitucional y sea presentara antes a la mesa directiva de la PTA del Estado de California para que se tome decisión de cualquier acción.
