Al planear una reunión, considere su propósito y cómo puede estructurarla para lograrlo. El presidente y la junta ejecutiva organizan su reunión con anticipación:
- Preparan la agenda y distribuya un aviso por escrito a los miembros (Ver: Ejemplo de la Agenda Fig. R-2).
- Haga los preparativos necesarios.
- Asista a la reunión para mostrar su compromiso.
- Iniciar y finalizar la reunión a tiempo.
- Brinde a los miembros la oportunidad de participar en el proceso de la toma de decisiones.
- Resuma las actas e informes financieros. Duplique y distribuya estos materiales o publíquelos siempre que sea posible.
- Utilice las encuestas para evaluar la reunión para mejorar las reuniones futuras.
En una encuesta realizada por la PTA Nacional, los padres indicaron las tres cualidades principales de la PTA
- La PTA es eficaz en mejorar la educación de mis hijos
- La PTA trabaja para lograr que las escuelas sean más seguros para los niños
- La PTA tiene un impacto positivo en todos los niños, no sólo los míos
Al tratar un asunto en la reunión, tenga claro cuáles son los miembros con derecho a votar. El privilegio de hacer mociones, debatir y votar está reservado a miembros elegibles. Miembros elegibles son aquellos cuyas cuotas están pagadas y han sido miembros por lo menos los 30 días previos. Solamente los miembros elegibles a votar cuentan para el quórum. Es la responsabilidad del secretario tener una lista actualizada de los miembros.
También es importante ser proactivo en la creación de un ambiente acogedor e inclusivo en las reuniones de la asociación para las familias de todos los vecindarios. Esto podría incluir organizar y dar:
- Saludar y recibir en la puerta
- Folletos/carteles en idiomas del hogar y traductores.
- Tarjetas de identificación
- Premios
- Cuidado Infantil
- Meriendas y tiempo antes y después para reunirse y platicar socialmente
- Participación de los miembros de la mesa directiva con el publico
- Incluir tiempo en la agenda para preguntas y discusión.
Se pueden organizar grupos de estudio, reuniones del mismo grado, sesiones de información especial o reuniones de trabajo (por ejemplo, preparación de materiales). La consideración más importante es si la reunión contribuirá a aumentar la participación en la organización y, en última instancia, a cumplir con las metas de la PTA.
Las reuniones se harán para votar sobre ciertos asuntos. No se permite votar por poderes. Esto significa que no hay voto en ausencia: un miembro no puede votar en nombre de otro miembro que está ausente.
Miembros con derecho a votar: Para poder votar, cada miembro debe haber cancelado la cuota anual per cápita y ser miembro de la asociación durante al menos 30 días.
Un quórum es especificado en los estatutos y es el número mínimo calificado de miembros con derecho a votar que deben asistir a una reunión para realizar legalmente el negocio.
