Las reuniones del comité, bien planeadas y administradas de manera eficiente, son una fuente de satisfacción tanto como de productividad. Un presidente puede administrar una reunión de manera eficiente, si la planea con anticipación.
Antes de la reunión
- Determine la necesidad y relevancia de la reunión.
- Ya que todas las votaciones se realizan en forma personal, si hay algunos asuntos por discutir, acorte la reunión. Las reuniones efectivas no tienen que ser extensas. Reúnanse poco tiempo para votar oficialmente y registrar la decisión de los comités.
- Cuando sea posible, distribuya o envíe el orden del día con anticipación por correo electrónico a los miembros del comité –o al menos entregue una copia al llegar. Señale la hora de inicio y la hora de conclusión. Sea específico sobre los temas que se discutirán y las decisiones que se tomarán.
- Organice sus pensamientos y materiales y… ¡llegue preparado!
Durante la reunión
Debido a que normalmente las reuniones del comité se conducen de manera informal, las reglas del procedimiento parlamentario en cuanto a mociones, promociones o votación se pueden reemplazar según el consentimiento o consenso general. Se puede establecer una buena relación de trabajo cuando el líder funge como moderador y propicia una atmósfera relajada y de apoyo.
- Comience a tiempo. Si se van a discutir algunos asuntos y no hay quórum, se debe esperar para hablar de los renglones de acción cuando haya quórum.
- Revise rápidamente el orden del día y el propósito de la reunión.
- Cuándo sea necesario, pausar, reflejar, y resumir para que todos estén enterados de lo que se puede cumplir.
- Motive a cada miembro del comité a participar. De manera cortés, reduzca la participación constante de algunos miembros y motive a los tímidos a que participen más. Recalque lo importante que es para el comité escuchar la opinión de todos y así combinar las buenas ideas y sugerencias.
- Antes de concluir la reunión, resuma las decisiones que tomaron y las tareas que se designaron. ¿Están todos enterados de lo que deben hacer y cuándo? Si resulta práctico, programe la fecha de la próxima reunión; si no, asegúreles a los miembros que se les notificará luego.
- Como presidente, mantenga una posición optimista y entusiasta en cuanto a las tareas del comité, los miembros compartirán su entusiasmo.
Las reuniones se harán para votar sobre ciertos asuntos. No se permite el voto por medio de representantes. Tampoco se permite votar al que está ausente, ni por correo, correo electrónico o por teléfono.
quórum para un comité: la mayoría de los miembros presentes en un comité. (Desarrollo del comité y lineamientos 2.5) Ver los Estatutos para unidades locales de la PTA/PTSA, Artículo IX, Sección I.
