Libro de procedimientos

Cada oficial y presidente es responsable de proporcionar información y materiales para transmitir a su sucesor al final del período. El suministro de estos recursos ayuda a garantizar que una PTA pueda continuar prosperando como organización.

Cuando se organiza y revisa, todo el material relacionado con una oficina o comité de la PTA se conoce como Libro de Procedimientos. Contiene elementos y detalles para pintar una imagen de lo requerido del puesto, cómo se realizó el trabajo y lo que se logró durante el año.

Estos materiales pueden conservarse y transmitirse en una carpeta, en una unidad flash o como archivos electrónicos almacenados en la nube para acceder y descargar.

Los libros de procedimientos están etiquetados con el puesto de la PTA o el nombre del comité; el nombre de la unidad, el consejo, si está en consejo, y el distrito de la PTA; y, una lista de los oficiales/presidentes anteriores con las fechas de servicio e información de contacto.

También deben contener la siguiente declaración:

«Este Libro de Procedimientos es propiedad de _________ [nombre de la unidad] y se debe entregar al nuevo oficial/presidente final del término».

Para comenzar bien el año, un Libro de Procedimientos contiene:

1. Lista de la mesa directiva ejecutiva
2. Descripción de Funciones (ver: Descripciones de Funciones en la Carpeta de Herramientas de la PTA del Estado de California)
3. Estatutos de Unidad actuales yReglas Permanentes
4. Agendas y Actas de las Reuniones.
5. PTA calendario de eventos y/o tareas mensuales.
6. Presupuesto e información financiera.
7. Informes del Oficial/Presidente
8. Información de conferencias y talleres.
9. Comunicación/información relevante y boletines.
10. Información de contacto de socios de la comunidad y comerciales.

Proporcionar un resumen de lo que funcionó bien y sugerir formas de mejorarlo también son cosas útiles de incluir a un Libro de Procedimientos para su sucesor.