Prácticas Modelo para Distritos, Consejos y Unidades
Es muy importante que se mantengan ciertos registros. La carta de determinación del IRS actual, los estatutos actuales y las reglas aprobadas por el parlamentario estatal y los artículos de incorporación (para PTAs incorporadas) deben estar disponibles en todo momento.
En 2016, la Junta de Directores y la Junta de Gerentes de la PTA del Estado de California adoptaron una política para manejar los registros de la PTA. Cumple con todos los estatutos estatales y federales correspondientes relacionados con la retención de documentos para organizaciones sin fines de lucro.
Como se resume a continuación, la política pretende ser una guía para las prácticas modelo a nivel de distrito, consejo y unidad local.
Los propósitos de la política incluyen:
- La retención y el mantenimiento de los documentos necesarios para el correcto funcionamiento de la PTA local, así como para cumplir con los requisitos legales aplicables;
- La destrucción de documentos que ya no se necesitan guardar; y,
- Orientación para la Junta Directiva (la “Junta”), los oficiales y otras circunscripciones con respecto a sus responsabilidades referente a la retención y destrucción de documentos.
Revise la Carpeta de Herramientas en línea en www.capta.org para conocer la política completa recomendada para todos los distritos, consejos y unidades de la PTA.
RETENCIÓN
Archivo Permanente
Contabilidad y Finanzas:
- Estados Financieros Anuales e Informes de Auditoría.
- Cheques cancelados – especiales, como el reembolso de algún préstamo
- Libro de Contabilidad General
Contribuciones/Donaciones/Regalos/Becas:
- Registros de Contribución
- Documentos que son Evidencia de los Términos de los Regalos.
Gobernanza:
- Artículos de Incorporación y Enmiendas
- Estatutos y Enmiendas
- Libros de las Actas, incluyendo las Actas de la Asociación, la Junta y el Comité
- Informes Anuales y Declaraciones A agencias Estatales y Federales
- IRS 990N, 990EZ or 990
- Impuestos de Franquicia 199N o Formulario 199
- Fiscal General
- RRF-1
- Informes de Rifa/Sorteos (si corresponde)
- Secretario de Estado SI-100 (si está incorporado, se presenta bienalmente)
- Reglas del IRS
- Licencias y Permisos
- Designación del Número de Identificación de Empleador (EIN)
- Cualquier otra correspondencia con Agencias Estatales o Federales
Correo Electrónico (Email):
- Correos electrónicos considerados importantes o de significancia
Registros de Jubilación y Pensión
Seguro:
- Pólizas de Seguro de Propiedad, D&O, Compensación al Trabajador y de Responsabilidad General
- Registros de Reclamaos de Seguros
Correspondencia Legal
10 Años
- Registros del Personal
- Contratos de los Empleados
- Arrendamientos de Propiedad Personal
7 Años
- Cuentas por Pagar
- Cuentas por Cobrar
- Estados de Cuenta Bancarias, Conciliaciones y Comprobantes de Depósito.
- Cheques Cancelados – Rutina
- Recibos de Tarjetas de Crédito
- Informes/documentos de gastos de Empleados/Negocio
- Estados Financieros Interinos
- Registros de Subvenciones
2 Años
- Copia impresa de correspondencia y memorandos internos – asuntos de rutina
- Documentos almacenados electrónicamente – asuntos de rutina
12 Meses
- Correos electrónicos – de rutina
