Un presidente de la PTA es responsable de crear una agenda para una mesa directiva o una reunión de la asociación. Como una herramienta para gestionar reuniones de manera efectiva, una agenda describe los asuntos programados para la discusión y el orden en que se manejarán en una reunión. (Ver: Muestra de Agenda de la PTA – Con Mociones y Frases Que Usar, Fig. R-2).
Para preparar una agenda, el presidente recibe información de otros oficiales y presidentes sobre qué informes, mociones o asuntos se incluirán en la agenda para una próxima reunión.
Junto con la agenda, la notificación por escrito de una reunión se envía a los miembros al menos diez días antes de la reunión. Incluye la fecha, hora, ubicación y el asunto propuesto que va a ser considerado.
Para la elección de los oficiales y para las enmiendas propuestas a los Estatutos, se entrega una notificación por escrito al menos treinta días de anticipación, tal y como detallan los Estatutos.