{"id":4685,"date":"2014-01-16T11:35:54","date_gmt":"2014-01-16T19:35:54","guid":{"rendered":"http:\/\/toolkit.capta.org\/finance\/policies-and-procedures\/records-retention-schedule-and-destruction-policy\/"},"modified":"2025-03-19T11:12:50","modified_gmt":"2025-03-19T18:12:50","slug":"records-retention-schedule-and-destruction-policy","status":"publish","type":"page","link":"https:\/\/toolkit.capta.org\/es\/finance\/policies-and-procedures\/records-retention-schedule-and-destruction-policy\/","title":{"rendered":"Pol\u00edtica de retenci\u00f3n y destrucci\u00f3n de documentos"},"content":{"rendered":"<p>Pr\u00e1cticas Modelo para Distritos, Consejos y Unidades<\/p>\n<p>Es muy importante que ciertos registros sean archivados. La actual carta de determinaci\u00f3n, las normas de funcionamiento vigentes y las reglas permanentes aprobadas por el parlamentario estatal y los art\u00edculos de incorporaci\u00f3n (para PTAs incorporadas) deben estar f\u00e1cilmente disponibles y en orden en todo momento.<\/p>\n<p>Una pol\u00edtica fue adoptada por el Consejo de Administraci\u00f3n del Estado y la Mesa Directiva en Noviembre de 2016 y cumple con todos los normas de funcionamiento estatales y federales aplicables en lo que se refiere a la retenci\u00f3n de documentos y a organizaciones sin fines de lucro. El prop\u00f3sito de esta pol\u00edtica es para que sirva como una gu\u00eda de pr\u00e1cticas modelo para el distrito local, el consejo y unidad a nivel local.<\/p>\n<p>Los prop\u00f3sitos de la Pol\u00edtica incluyen (a) retenci\u00f3n y mantenimiento de documentos necesarios para el buen funcionamiento de la PTA local as\u00ed como para cumplir con los requisitos legales aplicables; b) la destrucci\u00f3n de documentos que ya no son necesarios guardar; y (c) orientaci\u00f3n para la Mesa Directiva (la \u00abMesa\u00bb), los funcionarios y otros grupos de inter\u00e9s en lo que respecta a sus responsabilidades con respecto a la retenci\u00f3n y destrucci\u00f3n de documentos.<\/p>\n<p>Por favor vea la <em>Carpeta de Recursos<\/em> en l\u00ednea en toolkit.capta.org para obtener la pol\u00edtica completa recomendada para todos los distritos, consejos y unidades.<\/p>\n<p><strong>PLAN DE RETENCI\u00d3N<\/strong><\/p>\n<p><b><strong>GUARDAR\u00a0 PERMANENTEMENTE<\/strong> <\/b><\/p>\n<p>Contabilidad y Finanzas<\/p>\n<ul>\n<li>\n<div><span lang=\"es-419\">Estados Financieros Anuales e Informes de Revisi\u00f3n Financiera<\/span><\/div>\n<\/li>\n<li>Cheques cancelados &#8211; especiales, como el pago de alg\u00fan pr\u00e9stamo<\/li>\n<li>Libro de Contabilidad<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>\u00a0<\/strong><strong>Contribuciones\/Regalos\/Subvenciones<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li>Registros de Contribuci\u00f3n<\/li>\n<li>Documentos con los T\u00e9rminos del Regalo<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>\u00a0<\/strong><strong>Administraci\u00f3n<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li>Art\u00edculos de Incorporaci\u00f3n y Enmiendas<\/li>\n<li>Normas de Funcionamiento y Enmiendas<\/li>\n<li>Libros de Actas, incluyendo las Actas de la Asociaci\u00f3n, Mesa Directiva y Comit\u00e9<\/li>\n<li>Informes Anuales y Declaraciones de Impuestos a Agencias Estatales y Federales<\/li>\n<li>IRS 990N, 990EZ o 990<\/li>\n<li>Franchise Tax Board (Franquicia de Impuestos Estatales) 199N o Forma 199<\/li>\n<li>Procurador General \u2013<\/li>\n<li>RRF-1<\/li>\n<li>CT-TR-1 (si aplica)<\/li>\n<li>Informes de Rifas (si aplica)<\/li>\n<li>Secretario de Estado SI-100 (si es organizaci\u00f3n incorporada, se presentan cada dos a\u00f1os)<\/li>\n<li>Normas del IRS<\/li>\n<li>Licencias y Permisos<\/li>\n<li>Identificaci\u00f3n de Numero de Designaci\u00f3n de Empleador (EIN)<\/li>\n<li>Cualquier otra correspondencia con Agencias Estatales o Federales<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>\u00a0<\/strong><strong>Correo Electr\u00f3nico (Email)<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li>Correos electr\u00f3nicos considerados importantes o de importancia permanente<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>\u00a0<\/strong><strong>Registros de Retiro y Pensi\u00f3n<\/strong><\/p>\n<p><strong>\u00a0<\/strong><strong>Seguro<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li>Propiedad, D&amp;O, Compensaci\u00f3n al Trabajador y P\u00f3lizas de Seguro de Responsabilidad Civil General<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>Correspondencia Legal<\/strong><\/p>\n<p><strong>\u00a0<\/strong><strong>10 A\u00d1OS ARCHIVADOS EN BODEGA \u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0 <\/strong><\/p>\n<ul>\n<li>Registros de Personal<\/li>\n<li>Contratos de Empleados<\/li>\n<li>Arrendamiento de Propiedades<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>\u00a0<\/strong><strong>7 A\u00d1OS ARCHIVADOS EN BODEGA<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li>Cuentas por Pagar<\/li>\n<li>Cuentas por Cobrar<\/li>\n<li>Estados de Cuentas Bancarias, Conciliaciones y Dep\u00f3sitos<\/li>\n<li>Cheques cancelados \u2013 de rutina<\/li>\n<li>Recibos de tarjetas de cr\u00e9dito<\/li>\n<li>Informes de Gastos de los Empleados\/Negocio\/Documentos<\/li>\n<li>Estados Financieros Intermedios<\/li>\n<li>Registros de Subvenci\u00f3n<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>5 A\u00d1OS ARCHIVADOS EN BODEGA<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li>Registros de Reclamos de Seguro<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>ARCHIVAR POR 3 A\u0143OS<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li>Formularios de conflicto\/denuncias de irregularidades<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>\u00a0<\/strong><strong>2 A\u00d1OS ARCHIVADOS EN BODEGA<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li>Correspondencia impresa y memorandos internos &#8211; asuntos de rutina<\/li>\n<li>Documentos almacenados electr\u00f3nicamente &#8211; asuntos de rutina<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>\u00a0<\/strong><strong>12 MESES ARCHIVADOS EN BODEGA<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li>Correos electr\u00f3nicos \u2013 de rutina<\/li>\n<\/ul>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Pr\u00e1cticas Modelo para Distritos, Consejos y Unidades Es muy importante que ciertos registros sean archivados. La actual carta de determinaci\u00f3n, las normas de funcionamiento vigentes y las reglas permanentes aprobadas por el parlamentario estatal y los art\u00edculos de incorporaci\u00f3n (para PTAs incorporadas) deben estar f\u00e1cilmente disponibles y en orden en todo momento. 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