{"id":5047,"date":"2013-06-18T16:36:46","date_gmt":"2013-06-18T23:36:46","guid":{"rendered":"http:\/\/toolkit.capta.org\/job-descriptions\/secretary\/"},"modified":"2020-07-17T16:24:31","modified_gmt":"2020-07-17T23:24:31","slug":"secretary","status":"publish","type":"page","link":"https:\/\/toolkit.capta.org\/es\/job-descriptions\/secretary\/","title":{"rendered":"Descripci\u00f3n de funciones para el secretario"},"content":{"rendered":"<p><a href=\"http:\/\/downloads.capta.org\/toolkit\/jd\/es\/Secretario.pdf\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">Descargar para imprimir la Descripci\u00f3n de funciones del Secretario<\/a><\/p>\n<p><strong>Funci\u00f3n Principal \u2013 Secretario\/a de la PTA<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li>Anotar las actas de las reuniones y de la mesa directiva<\/li>\n<li>Firmar junto con el presidente documentos formales: autorizaciones de pago, resoluciones y carta formales<\/li>\n<li>Encargarse de la correspondencia de la PTA seg\u00fan se lo indique el presidente<\/li>\n<li>Mantener y conservar los registros de la PTA y los documentos importantes que se transmiten al final del t\u00e9rmino<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>Para Empezar<\/strong><\/p>\n<p><strong>Preparaci\u00f3n<\/strong> \u2013 Revisar los archivos y el libro de procedimientos del t\u00e9rmino anterior para comprender mejor el alcance de su nueva posici\u00f3n. Los materiales deben incluir:<\/p>\n<ul>\n<li>Libro de actas de la secretaria con actas de las reuniones de la mesa directiva y la asociaci\u00f3n<\/li>\n<li>Registros de la PTA &#8211; Estatutos, lista de los miembros, listas y correspondencia<\/li>\n<\/ul>\n<p>Si su PTA tiene una secretaria para tomar apuntes y otra de correspondencia, discuta c\u00f3mo trabajar\u00e1n juntas.<\/p>\n<p>Obtengan m\u00e1s informaci\u00f3n sobre:<\/p>\n<ul>\n<li>Pol\u00edticas de la PTA, mejores pr\u00e1cticas y recursos.<\/li>\n<li><em>Gu\u00eda de Seguros\u00a0<\/em><\/li>\n<\/ul>\n<p>Tambi\u00e9n vale la pena hablar con la secretaria del t\u00e9rmino previos para obtener consejos y sugerencias sobre su nuevo rol.<\/p>\n<p><strong>Lo Que Debe Hacer<\/strong><\/p>\n<p><strong>Actas \u2013 Consejos Pr\u00e1cticos<\/strong><\/p>\n<p>Como uno de los tres oficiales necesarios para una PTA, el secretario juega un papel importante en el funcionamiento de una unidad. Una tarea principal es proporcionar actas concisas y completas para las reuniones de la mesa directica y la asociaci\u00f3n.<\/p>\n<p>Estos son algunos consejos sobre c\u00f3mo producir y manejar las actas de la reuni\u00f3n para ayudarle a empezar.<\/p>\n<p>Registrar \u2013 Al tomar nota durante una reuni\u00f3n, enf\u00f3quese en anotar:<\/p>\n<ul>\n<li>Las medidas que se tomaron por el grupo y en el orden que ocurri\u00f3<\/li>\n<li>Lo que se hizo, no lo que se dijo<\/li>\n<\/ul>\n<p>Esto significa que cualquier discusi\u00f3n detallada u opini\u00f3n personal no se incluye en las actas.<\/p>\n<p>Si escribe a mano o usa una computadora port\u00e1til o dispositivo para tomar notas en una reuni\u00f3n para producir las actas, recuerde incluir la siguiente informaci\u00f3n:<\/p>\n<ol>\n<li><strong>Detalles de la Reuni\u00f3n:<\/strong><\/li>\n<\/ol>\n<ul>\n<li>Nombre de su PTA<\/li>\n<li>Fecha, lugar y tipo de reuni\u00f3n<\/li>\n<li>Hora en que empez\u00f3 y termino la reuni\u00f3n<\/li>\n<li>Lista de Asistencia<\/li>\n<li>Nombre y t\u00edtulo del oficial encargado<\/li>\n<\/ul>\n<ol start=\"2\">\n<li><strong>Asuntos de la Asociaci\u00f3n:<\/strong><\/li>\n<\/ol>\n<ul>\n<li>Aprobaci\u00f3n de las actas de la reuni\u00f3n anterior &#8216;como fueron escritas&#8217; o corregidas&#8217; con una lista de las correcciones<\/li>\n<li>Resumen del informe del tesorero y el saldo a la mano en el \u00faltimo informe, los ingresos, los gastos y la fecha y el balance en la mano en el informe actual<\/li>\n<li>Mociones para adoptar presupuestos, informes financieros, informes de auditor\u00eda y resoluciones<\/li>\n<li>Lista de pagos autorizados o confirmaci\u00f3n de pago de facturas<\/li>\n<li>Mociones para aprobar proyectos, recaudaci\u00f3n de fondos, contratos y cambios a las normas de funcionamiento, anotar el nombre de la persona que hizo la moci\u00f3n y el resultado del voto si es aprobado o no<\/li>\n<li>Para las mociones con un voto contado, registre si se necesit\u00f3 qu\u00f3rum o mayor\u00eda y el n\u00famero a favor y en contra de la moci\u00f3n<\/li>\n<li>Para las mociones que requieren una votaci\u00f3n de dos tercios, tenga en cuenta que se requiere una aprobaci\u00f3n de dos tercios para la aprobaci\u00f3n despu\u00e9s del resultado de la moci\u00f3n<\/li>\n<\/ul>\n<ol start=\"3\">\n<li><strong>Resumen de Informes\/Presentaciones:<\/strong><\/li>\n<\/ol>\n<ul>\n<li>Resumen de los oficiales, presidentes y administradores junto con importantes informes escritos<\/li>\n<li>Resultados electorales con el nombre de los nominados y el n\u00famero de votos que recibi\u00f3 cada candidato<\/li>\n<li>Breve referencia al programa presentado en una reuni\u00f3n de la asociaci\u00f3n, tomando nota del tipo de presentaci\u00f3n, el presentador, cargo y organizaci\u00f3n representada<\/li>\n<\/ul>\n<p>Adem\u00e1s, al final de las actas, incluya su firma y t\u00edtulo: por ejemplo &#8211; &#8216;Mar\u00eda P\u00e9rez, Secretaria&#8217;.<\/p>\n<p><strong>Distribuir<\/strong> &#8211; Siempre es mejor completar las actas despu\u00e9s de la reuni\u00f3n. Env\u00ede una copia al presidente para \u00e9l la revise antes de distribuir las actas al grupo que las gener\u00f3.<\/p>\n<p>Hay varias maneras de compartir las actas con sus miembros. Para un grupo m\u00e1s peque\u00f1o, como la mesa directiva, puede enviar las actas por correo electr\u00f3nico antes de la pr\u00f3xima reuni\u00f3n.<\/p>\n<p>Para las reuniones de la asociaci\u00f3n, puede preparar copias impresas de las actas como folletos o para publicar en una reuni\u00f3n. Y, tambi\u00e9n puede publicar las actas en un bolet\u00edn de la unidad si se env\u00eda solamente a los miembros de la PTA.<\/p>\n<p>Sin embargo, es importante tener en cuenta que las actas de la PTA son s\u00f3lo para los miembros y no para distribuci\u00f3n p\u00fablica.<\/p>\n<p>Por esta raz\u00f3n, no se publican en ning\u00fan sitio web, en las redes sociales o en un bolet\u00edn en su totalidad.<\/p>\n<p>En su lugar, para las reuniones de la asociaci\u00f3n, proporcione s\u00f3lo un resumen de las actas en l\u00ednea y en los boletines escolares que destaquen las principales medidas que se tomaron en la reuni\u00f3n.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<div class=\"spotlightbox\">\n<p style=\"text-align: center;\"><strong><em>EJEMPLO \u2013 RESUMEN DE UNA REUNION DE LA ASOCIACI\u00d3N<br \/>\n<\/em><\/strong><strong>PTA DE LA ESCUELA PRIMARIA ABC<br \/>\n<\/strong><strong>REUNI\u00d3N DE LA ASOCIACION<br \/>\n<\/strong><strong>1 DE JULY, 2017<\/strong><\/p>\n<p><strong>RECONOCIMIENTOS<\/strong> &#8211; Tanya Brown fue reconocida por sus esfuerzos como voluntaria de la PTA.<\/p>\n<p><strong>INFORMES<\/strong> \u2013 Se recibieron los siguientes informes, Membres\u00eda, Ways and Means y la Feria del Libro.<\/p>\n<p><strong>ASUNTOS DE CONSENTIMIENTO &#8211; Consideraci\u00f3n y aprobaci\u00f3n de:<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li>Excursi\u00f3n al Museo de Historia Natural para los Grados 4-5<\/li>\n<li>Campamento de Ciencias para los Grados 4-5 en Sacramento, CA<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>ASUNTOS DE ACCI\u00d3N<\/strong> &#8211; Consideraci\u00f3n y aprobaci\u00f3n de:<\/p>\n<ul>\n<li>2017-18 presupuesto propuesto<\/li>\n<li>2017-18 proyecto de recaudaci\u00f3n de fondos con Acme Gift Wrap, Inc., para recaudar fondos para el campamento de Ciencias<\/li>\n<li>2017-18 proyecto de recaudaci\u00f3n de fondos para invitar a un conferencista a hablar sobre la participaci\u00f3n de la familia en la escuela<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>ASUNTOS DE PLANIFICACI\u00d3N &#8211; Discusi\u00f3n sobre:<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li>Organizar el Programa de Arte Reflexiones Septiembre<\/li>\n<li>Organizar la Semana del List\u00f3n Rojo en Octubre<\/li>\n<\/ul>\n<\/div>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p><strong>Aprobar<\/strong> \u2013 Las actas se presentan para que sean aprobadas en la pr\u00f3xima reuni\u00f3n del grupo como parte de la agenda. Esta acci\u00f3n se registra en dos lugares diferentes en las copias originales de las actas:<\/p>\n<ul>\n<li>Actas de la reuni\u00f3n actual &#8211; Anotar que las actas de la reuni\u00f3n anterior fueron aprobadas \u00abcomo fueron escritas\u00bb o \u00abcorregidas\u00bb y enumere las correcciones<\/li>\n<li>Actas de la reuni\u00f3n anterior &#8211; Escribir la palabra \u00abAprobada\u00bb y la fecha despu\u00e9s de su firma y t\u00edtulo<\/li>\n<\/ul>\n<p>El presidente tambi\u00e9n puede nombrar un comit\u00e9, idealmente tres personas, para aprobar las actas<\/p>\n<p>Esto ayuda a ahorra tiempo en una reuni\u00f3n.<\/p>\n<p>Al utilizar este m\u00e9todo para aprobar las actas, los miembros del comit\u00e9 deben de estar presentes para:<\/p>\n<ul>\n<li>Leer las actas en nombre de los miembros<\/li>\n<li>Dar un informe de las correcciones en la siguiente reuni\u00f3n<\/li>\n<li>Firmar y poner la fecha de aprobaci\u00f3n de las actas despu\u00e9s que firme el secretario en la copia original de las actas<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>Corregir<\/strong> \u2013 Las correcciones a las actas se hacen cuando se presentan para ser aprobadas en una reuni\u00f3n. Tambi\u00e9n se pueden hacer en cualquier reuni\u00f3n posterior cuando se descubre alg\u00fan error.<\/p>\n<p>S\u00f3lo el grupo que participo en la reuni\u00f3n \u2013 la mesa directiva o la asociaci\u00f3n- puede rectificar las actas de una de sus reuniones anteriores.<\/p>\n<p>Para marcar la correcci\u00f3n en la copia original de las actas, utilice una lapicera roja para:<\/p>\n<ul>\n<li>Marcar con un c\u00edrculo las palabras incorrectas<\/li>\n<li>Escribir, en el margen, la correcci\u00f3n, la fecha y sus iniciales<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>Preservar<\/strong> &#8211; Las actas son los registros legales y permanentes de una PTA como una organizaci\u00f3n sin fines de lucro y se guardan para siempre. Al final del plazo, la copia original de las actas, de las reuniones de la mesa directiva y de la asociaci\u00f3n, deben ser transmitidas a su sucesor.<\/p>\n<p><strong>Aparte de la Actas<\/strong><\/p>\n<p>Como secretario\/a, se le asignaran algunas otras tareas como se detallan en sus normas de funcionamiento. En las reuniones, este preparado\/a para referirse a las actas de las reuniones anteriores, las normas de funcionamiento y a la lista de miembros actual, si se le solicita. Tambi\u00e9n se le puede pedir que proporcione un papel en blanco para votar por boleta electoral y de ayudar a contar un voto.<\/p>\n<p>En una reuni\u00f3n de la asociaci\u00f3n, el\/la secretario\/a presenta el informe de la mesa directiva y prosigue con la adopci\u00f3n de recomendaciones de la mesa directiva.<\/p>\n<p>Adem\u00e1s, algunas tareas administrativas que tienen que llevarse a cabo por el\/la secretario\/a incluyen:<\/p>\n<ul>\n<li>Enviar avisos de las reuniones de la mesa directiva<\/li>\n<li>Preparar una lista de asuntos pendientes de las reuniones para que el presidente de seguimiento<\/li>\n<li>Avisar a los oficiales y miembros del comit\u00e9 de su elecci\u00f3n o nombramiento<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>\u00bfSab\u00eda Usted Que? \u2026 Los Miembros de la Mesa Directiva:<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li>Acatan los procedimientos financieros de la PTA tal y como se describe en los normas de funcionamiento y las directrices estatales y nacionales de la PTA<\/li>\n<li>Protegen la privacidad de los miembros utilizando la informaci\u00f3n de los miembros \u00fanicamente para el trabajo de la PTA<\/li>\n<li>Asisten a talleres o capacitaciones patrocinados por la PTA<\/li>\n<li>Mantener un libro de procedimientos actual para pasar a un sucesor, en copia impresa o en formato electr\u00f3nico<\/li>\n<li>Trabajan juntos como equipo para mejorar la vida de todos los ni\u00f1os y sus familias<\/li>\n<\/ul>\n<h3><strong>Otra informaci\u00f3n \u00fatil<\/strong><\/h3>\n<p><strong>Recursos:<\/strong><\/p>\n<p><strong>PTA del Estado de California \u2013 <\/strong><a href=\"http:\/\/www.capta.org\"><strong>www.capta.org<\/strong><\/a><\/p>\n<ul>\n<li><em>Secci\u00f3n L\u00edderes de la PTA y mas<\/em><\/li>\n<li><em>Carpeta de Recursos de la PTA del Estado de California <\/em><\/li>\n<li><em>Dirigir su PTA Es F\u00e1cil<\/em><\/li>\n<li><em>Gu\u00eda de Seguros<\/em> &#8211; Tambi\u00e9n se env\u00eda anualmente a los presidentes de la PTA<\/li>\n<\/ul>\n<p>Servicios en L\u00ednea:<\/p>\n<ul>\n<li><em>Sistema de Informaci\u00f3n de los Oficiales<\/em> \u2013Para ingresar la informaci\u00f3n de los miembros de la directiva y del consejo y generar informes \u00fatiles<\/li>\n<li>Normas de Funcionamiento Electr\u00f3nicas (e-Bylaws) \u2013 Para revisar y actualizar las normas de funcionamiento de la PTA<\/li>\n<li>Centro de Apoyo para la Declaraci\u00f3n de Impuestos \u2013 Para ayudar a las unidades a cumplir con los requisitos de informes federales y estatales<\/li>\n<li>MyPTEZ \u2013 Para manejar las necesidades de contabilidad de la PTA y generar informes financieros<\/li>\n<li>TOTEM &#8211; SISTEMA DE MEMBRES\u00cdA ELECTR\u00d3NICA &#8211; Para unirse y renovar la membres\u00eda y para que las PTAS administren la membres\u00eda<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>PTA Nacional \u2013 <\/strong><a href=\"http:\/\/www.pta.org\"><strong>www.pta.org<\/strong><\/a><\/p>\n<ul>\n<li>Ejecute la pesta\u00f1a de su PTA y m\u00e1s<\/li>\n<li>Talleres de Aprendizaje en L\u00ednea (E-Learning)<\/li>\n<li>Blog de una voz<\/li>\n<\/ul>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Descargar para imprimir la Descripci\u00f3n de funciones del Secretario Funci\u00f3n Principal \u2013 Secretario\/a de la PTA Anotar las actas de las reuniones y de la mesa directiva Firmar junto con el presidente documentos formales: autorizaciones de pago, resoluciones y carta formales Encargarse de la correspondencia de la PTA seg\u00fan se lo indique el presidente Mantener [&hellip;]<\/p>\n","protected":false},"author":8,"featured_media":0,"parent":4231,"menu_order":0,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","template":"","meta":{"footnotes":""},"class_list":["post-5047","page","type-page","status-publish","hentry","entry"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/toolkit.capta.org\/es\/wp-json\/wp\/v2\/pages\/5047","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/toolkit.capta.org\/es\/wp-json\/wp\/v2\/pages"}],"about":[{"href":"https:\/\/toolkit.capta.org\/es\/wp-json\/wp\/v2\/types\/page"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/toolkit.capta.org\/es\/wp-json\/wp\/v2\/users\/8"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/toolkit.capta.org\/es\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=5047"}],"version-history":[{"count":4,"href":"https:\/\/toolkit.capta.org\/es\/wp-json\/wp\/v2\/pages\/5047\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":10281,"href":"https:\/\/toolkit.capta.org\/es\/wp-json\/wp\/v2\/pages\/5047\/revisions\/10281"}],"up":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/toolkit.capta.org\/es\/wp-json\/wp\/v2\/pages\/4231"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/toolkit.capta.org\/es\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=5047"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}