{"id":5093,"date":"2013-08-13T10:14:43","date_gmt":"2013-08-13T17:14:43","guid":{"rendered":"http:\/\/toolkit.capta.org\/job-descriptions\/graduation-prom-night\/"},"modified":"2015-02-10T16:45:38","modified_gmt":"2015-02-11T00:45:38","slug":"graduation-prom-night","status":"publish","type":"page","link":"https:\/\/toolkit.capta.org\/es\/job-descriptions\/graduation-prom-night\/","title":{"rendered":"Descripci\u00f3n de funciones para graduaci\u00f3n y baile de gala"},"content":{"rendered":"<p><a href=\"http:\/\/downloads.capta.org\/toolkit\/jd\/es\/GraduacionYBaileDeGala.pdf\" target=\"_blank\">Descargar para imprimir la Descripci\u00f3n de funciones para graduaci\u00f3n y baile de gala<\/a><\/p>\n<p>La graduaci\u00f3n y el baile de gala de la PTA o PTSA son coordinados por un comit\u00e9 cuyo presidente es un miembro designado o electo por la junta ejecutiva. El comit\u00e9 puede estar conformado por otros miembros de la junta, el director de la escuela, un miembro del cuerpo docente, el presidente (de oficio) y otros miembros de la PTA designados por el presidente. La mayor responsabilidad de este comit\u00e9 es garantizar una actividad recreativa para los estudiantes que sea segura, saludable, legal y supervisada, en cooperaci\u00f3n con la comunidad; una responsabilidad secundaria podr\u00eda ser la recaudaci\u00f3n de los fondos necesarios para su realizaci\u00f3n.<\/p>\n<h3>Aspectos que se deben considerar<\/h3>\n<p>A continuaci\u00f3n se mencionan algunos aspectos que debe considerar el comit\u00e9 cuando planee cualquier actividad de graduaci\u00f3n o baile de gala.<\/p>\n<h3>Actividades<\/h3>\n<ul>\n<li>Ser econ\u00f3micas, contar con la participaci\u00f3n de varios miembros y estudiantes y ser entretenidas.<\/li>\n<li>No adquirir compromisos comerciales ni de publicidad.<\/li>\n<li>No interferir con otras actividades de la PTA, de la escuela o de la comunidad.<\/li>\n<li>Crear dentro de la comunidad un ambiente de buena voluntad hacia la PTA.<\/li>\n<\/ul>\n<h3>Seguridad<\/h3>\n<ul>\n<li>La PTA debe asegurar que los j\u00f3venes tendr\u00e1n la adecuada supervisi\u00f3n por parte de los adultos, mientras participan en las actividades de la PTA y que en todo momento se seguir\u00e1n los procedimientos de protecci\u00f3n y seguridad. (Para m\u00e1s informaci\u00f3n, ver el apartado de Referencias, al final de esta hoja de trabajo.)<\/li>\n<li>Los padres y los estudiantes deber\u00e1n ser conscientes de los riesgos que involucra el alquiler de servicios de limosina, autob\u00fas o camioneta, ya que podr\u00eda ser que el conductor no tenga licencia para conducir, que se encuentre ebrio y\/o que ofrezca bebidas alcoh\u00f3licas a los estudiantes o que los servicios no cuenten con un seguro que los cubra. Comun\u00edquese con la oficina local del comit\u00e9 de servicios p\u00fablicos para verificar las licencias.<\/li>\n<li>Cuando se utilicen los autobuses del distrito escolar para las actividades, se deber\u00e1n seguir sus procedimientos de seguridad.<\/li>\n<\/ul>\n<h3>Servicios de salud<\/h3>\n<ul>\n<li>Los asuntos de salud por considerar pueden variar de acuerdo con la ubicaci\u00f3n y la organizaci\u00f3n de las actividades. Cuando estas se organizan en un parque de atracciones o en \u00e1reas recreativas (donde se ofrece supervisi\u00f3n adicional y son expertos los que proveen la alimentaci\u00f3n) ocurren menos problemas que cuando patrocinadores locales ofrecen estos servicios.<\/li>\n<li>Toda actividad deber\u00e1 estar exenta de drogas, alcohol y cigarrillos. Se deber\u00e1 prestar mucha atenci\u00f3n a la manipulaci\u00f3n de alimentos y al manejo de los servicios sanitarios, as\u00ed como a la disponibilidad de personal certificado en primeros auxilios y en reanimaci\u00f3n cardiopulmonar (CPR).<\/li>\n<\/ul>\n<h3>Aspectos legales<\/h3>\n<ul>\n<li>Cuando se asumen las responsabilidades de una actividad, se deben cumplir las reglas en cuanto a asambleas numerosas, protecci\u00f3n contra incendios y normas de salud. Se debe consultar en el distrito escolar, en el distrito de la PTA, en la ciudad y en los organismos del condado sobre directrices espec\u00edficas.<\/li>\n<li>Se deber\u00e1n llenar los formularios de \u201cAutorizaci\u00f3n de los padres de familia y renuncia de derechos de los estudiantes\u201d de cada estudiante que participe. (V\u00e9ase Gu\u00eda de seguros y prevenci\u00f3n de p\u00e9rdidas.)<\/li>\n<li>Para los menores de 18 a\u00f1os, es ilegal participar en cualquier tipo de apuesta (incluso en actividades de casino).<\/li>\n<\/ul>\n<p>Los puntos del C\u00f3digo Penal del Estado de California referentes a apuestas y loter\u00edas son los siguientes:<\/p>\n<p>\u00a7 319\u00a0\u00a0\u00a0 Definici\u00f3n de loter\u00eda<br \/>\n\u00a7 320\u00a0\u00a0\u00a0 Castigo por organizar o llevar a cabo una loter\u00eda<br \/>\n\u00a7 320.5\u00a0 Apuestas: rifas con fines ben\u00e9ficos (efectivo 1 de julio de 2001; SB649 McPherson, Cap\u00edtulo 778)<br \/>\n\u00a7 321\u00a0\u00a0\u00a0 Castigo por ventas y\/o disposici\u00f3n de billetes de loter\u00eda<br \/>\n\u00a7 322\u00a0\u00a0\u00a0 Colaboraci\u00f3n en loter\u00edas<br \/>\n\u00a7 326.5\u00a0 Ley sobre bingos. Cualquier PTA que considere la posibilidad de realizar un bingo debe examinar, junto con las autoridades locales, incluido el consejo del condado y\/o procurador de la ciudad, las normas locales correspondientes. Consulte en el consejo y\/o en el distrito de la PTA sobre directrices espec\u00edficas para el bingo.<br \/>\n\u00a7 330\u00a0\u00a0\u00a0 Juegos<\/p>\n<ul>\n<li>La Gu\u00eda del procurador general de California sobre obras ben\u00e9ficas, Departamento de Justicia de California se\u00f1ala: \u201cEn California se considera un crimen realizar una rifa ilegal\u201d. (\u201cGu\u00eda del procurador general de California para obras ben\u00e9ficas\u201d y \u00a7320.5 Apuesta: Obras Ben\u00e9ficas, 1 de julio de 2001.)<\/li>\n<li>En la p\u00e1gina Web del <a href=\"http:\/\/oag.ca.gov\/\" target=\"_blank\">Procurador General de California<\/a> se puede obtener informaci\u00f3n sobre c\u00f3mo llevar a cabo rifas legales. Algunos tipos de rifa que se pueden realizar son: las rifas 50\/50, no limitados a sorteos de donaci\u00f3n, carreras de patos y el bingo cow chip (<a href=\"https:\/\/toolkit.capta.org\/es\/finance\/fundraising\/selecting-appropriate-fundraising-activities\/\">Rifas legales para las PTA<\/a>).<\/li>\n<li>Es ilegal, para cualquier persona, la posesi\u00f3n de sustancias controladas si no se cuenta con una prescripci\u00f3n m\u00e9dica v\u00e1lida. Otras leyes de California relacionadas:\n<ul>\n<li>C\u00f3digo de Educaci\u00f3n de California, Secci\u00f3n 48900. Es il\u00edcito que los estudiantes posean, ofrezcan o vendan cualquier sustancia controlada, bebida alcoh\u00f3lica o intoxicante, en las instalaciones de la escuela o en cualquier actividad escolar.<\/li>\n<li>Ley de control de bebidas alcoh\u00f3licas, Secci\u00f3n 25658. Ninguna persona podr\u00e1 vender, suministrar o proporcionar bebidas alcoh\u00f3licas (incluso cerveza) a individuos menores de 21 a\u00f1os.<\/li>\n<li>Ley de control de bebidas alcoh\u00f3licas, Secci\u00f3n 25658 y 25662. Es ilegal que cualquier persona menor de 21 a\u00f1os posea, obtenga o consuma cerveza o alcohol.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n<h3>Transporte<\/h3>\n<p>En situaciones en que la PTA patrocina actividades y obtenga transporte, como \u00abNoche de Graduados\u00bb (en lo sucesivo llamados \u00abeventos\u00bb), la PTA debe proporcionar transporte accesible sin costo adicional para los estudiantes con discapacidades de movilidad en cumplimiento de los requisitos establecidos en la Ley para americanos con discapacidades (ADA). Las unidades de PTA locales coordinar\u00e1n con su escuela local o distrito escolar para obtener una lista actualizada de los proveedores de transporte accesible, si existen tales listas. Las preguntas de unidades, distritos o consejos de PTA sobre una solicitud de transporte accesible deben dirigirse primero al distrito escolar. Las preguntas adicionales pueden dirigirse al vicepresidente de Servicios de Liderazgo de la PTA de California.<\/p>\n<p>Cuando las unidades locales de PTA obtengan transporte para los alumnos participantes para eventos, las unidades de PTA locales deben cumplir con la ADA que no permiten servicios diferentes o aparte de para las otras personas sin discapacidades, a menos que tal acci\u00f3n sea necesaria para proporcionar a una persona con una discapacidad o clase de tales personas con un buen, servicio, instalaci\u00f3n, privilegio, ventaja, o alojamiento u otra oportunidad tan efectiva como la que proporciona a los dem\u00e1s.<\/p>\n<p>Si la unidad local de PTA asegura transporte accesible para eventos, como se describi\u00f3 anteriormente y \u00e9ste no llega, la PTA har\u00e1 todos los esfuerzos razonables para asegurar transporte alternativo accesible para permitir a los estudiantes con discapacidades de movilidad a\u00fan asistir. En ning\u00fan caso una unidad local de PTA informar\u00e1 a los estudiantes con discapacidades de movilidad que debe obtener su propio transporte.<\/p>\n<p>Un estudiante con una discapacidad que requiera de ayuda de uno a uno como parte de su Programa Educativo Individualizado (\u00abIEP\u00bb)\u00a0 estar\u00e1 autorizado a asistir a cualquier evento de PTA con su ayudante, seg\u00fan considere necesario la familia del estudiante. Adem\u00e1s, no se percibir\u00e1 ninguna cuota por ninguna entrada al evento de PTA del ayudante del estudiante. Para cualquier evento en que un estudiante requiera de un ayudante, el costo del transporte del ayudante ser\u00e1 sufragado por la PTA. La PTA podr\u00e1 solicitar rembolso al lugar del evento, la escuela afiliada o el distrito escolar.<\/p>\n<h3>Seguro de la PTA<\/h3>\n<p>Al planificar eventos y actividades de la PTA siempre debe consultar la <em>Gu\u00eda de seguros y prevenci\u00f3n de p\u00e9rdidas<\/em> que se actualiza y env\u00eda por correo cada a\u00f1o a los presidentes de unidad. Si tiene cualquier pregunta o inquietudes acerca del evento, p\u00f3ngase en contacto con el corredor de seguros de la PTA de California. <strong>Nunca firme una Cl\u00e1usula de exenci\u00f3n de responsabilidad en nombre de la PTA<\/strong> (<a href=\"La%20colaboraci\u00f3n con las escuelas\">Uso de las instalaciones escolares<\/a>, <a href=\"https:\/\/toolkit.capta.org\/es\/running-your-pta\/basic-policies\/working-with-the-schools\/\">Recaudaci\u00f3n de fondos<\/a>). Si se pide a la PTA que firme una Cl\u00e1usula de exenci\u00f3n de responsabilidad por cualquier raz\u00f3n, la PTA deber\u00e1 ponerse en contacto con el corredor de seguros de la PTA de California. Cuando el corredor instruya firmar el Agregado para uso de las instalaciones para los eventos que se realicen en los campus de escuelas p\u00fablicas, encuentre el formulario en la <em>Carpeta de recursos<\/em>, secci\u00f3n de formularios. Puede obtenerse la informaci\u00f3n de contacto del corredor de seguros de la PTA de California en la oficina de la PTA de California.<\/p>\n<ul>\n<li>Los miembros de la asociaci\u00f3n PTA o PTSA deber\u00e1n votar la realizaci\u00f3n del programa cada a\u00f1o. Los resultados de dicha votaci\u00f3n se deber\u00e1n registrar en las actas de la asociaci\u00f3n.<\/li>\n<li>Aseg\u00farese de la cobertura de seguros cuando se planee la actividad de graduaci\u00f3n o el baile de gala, comunic\u00e1ndose con el agente de seguros de la PTA de California. En la <em>Gu\u00eda de seguros y prevenci\u00f3n de p\u00e9rdidas<\/em> de la PTA de California se incluye una lista de las actividades cubiertas y los requisitos. No se permiten las actividades que no hayan sido incluidas por la compa\u00f1\u00eda aseguradora.\n<ul>\n<li>No se permite la realizaci\u00f3n de actividades que hayan sido prohibidas por la PTA de California. Dichas actividades pueden atentar contra la seguridad, la salud y el bienestar de nuestros ni\u00f1os (Consulte la <em>Gu\u00eda de seguros y prevenci\u00f3n de p\u00e9rdidas<\/em>).<\/li>\n<li>Las unidades deber\u00e1n extender la cobertura del seguro de responsabilidad civil de la PTA mediante una <a href=\"http:\/\/downloads.capta.org\/toolkit\/formularios\/Cl%C3%A1usulaDeExenci%C3%B3nDeResponsabilidad.pdf\" target=\"_blank\">Cl\u00e1usula de exenci\u00f3n de la responsabilidad<\/a> (<a href=\"La%20colaboraci\u00f3n con las escuelas\">Uso de las instalaciones escolares<\/a>, <a href=\"https:\/\/toolkit.capta.org\/es\/running-your-pta\/basic-policies\/working-with-the-schools\/\">Recaudaci\u00f3n de fondos<\/a> o la <em>Gu\u00eda de seguros y prevenci\u00f3n de p\u00e9rdidas<\/em>), la cual deber\u00e1n firmar cada uno de los concesionarios y contratistas independientes que se hayan comprometido a proveer servicios para las actividades de la PTA. P\u00f3ngase en contacto con el corredor de seguros de la PTA de California.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li>Requerimientos para las actividades patrocinadas por la PTA dentro del per\u00edmetro escolar (<a href=\"La%20colaboraci\u00f3n con las escuelas\">Uso de las instalaciones escolares<\/a>):\n<ul>\n<li>La PTA deber\u00e1 proporcionar un \u201cCertificado de seguro\u201d si el distrito escolar as\u00ed lo solicita. (Comunicarse con el agente de seguros de la PTA.)<\/li>\n<li>Se podr\u00eda requerir de una cobertura adicional de seguros; consultar en la <em>Gu\u00eda de seguros y prevenci\u00f3n de p\u00e9rdidas<\/em>.<\/li>\n<li>Ver las Normas de la PTA, <a href=\"La%20colaboraci\u00f3n con las escuelas\">Uso de las instalaciones escolares<\/a>.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li>Requerimientos para las actividades patrocinadas por la PTA fuera del per\u00edmetro escolar (<a href=\"https:\/\/toolkit.capta.org\/es\/running-your-pta\/basic-policies\/working-with-the-schools\/\">Recaudaci\u00f3n de fondos<\/a>):\n<ul>\n<li>Obtener un \u201cCertificado de seguro\u201d del encargado de las instalaciones en donde aparezca su PTA o PTSA y la PTA de California, sus unidades, consejos y distritos de la PTA como asegurados adicionales.<\/li>\n<li>Se podr\u00eda requerir de una cobertura adicional de seguros; consulte la <em>Gu\u00eda de seguros y prevenci\u00f3n de p\u00e9rdidas<\/em>.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li>La PTA no podr\u00e1 asociarse con otra organizaci\u00f3n o grupo que no sea de la PTA, para llevar a cabo una actividad de graduaci\u00f3n o un baile de gala. La cobertura de seguros de la PTA no debe autorizarse o usarse para ninguna actividad que no sea patrocinada por esta asociaci\u00f3n. Antes de copatrocinar una actividad, se deber\u00e1n consultar las normas de la PTA en cuanto a <a href=\"https:\/\/toolkit.capta.org\/es\/know-the-pta\/cooperating-with-other-organizations\/\">La cooperaci\u00f3n y el copatrocinio con otras organizaciones<\/a>.<\/li>\n<\/ul>\n<h3>Procedimientos de la unidad de la PTA<\/h3>\n<ul>\n<li>La actividad y todo el trabajo relacionado con ella y\/o con la recaudaci\u00f3n de fondos deber\u00e1 contar con la aprobaci\u00f3n de la junta ejecutiva y de la asociaci\u00f3n, lo cual deber\u00e1 quedar registrado formalmente en las actas de la asociaci\u00f3n. Todo dinero recaudado, derivado o asociado con la actividad, deber\u00e1 depositarse en la tesorer\u00eda de la unidad. Ni el presidente, ni el presidente del subcomit\u00e9, ni el comit\u00e9 podr\u00e1n gastar los fondos sin la autorizaci\u00f3n de la junta ejecutiva o de la asociaci\u00f3n. Todos los contratos deber\u00e1n ser firmados, despu\u00e9s de la aprobaci\u00f3n de la junta ejecutiva y de la asociaci\u00f3n, por los directores electos, uno de los cuales deber\u00e1 ser el presidente.<\/li>\n<li>El presidente designa un comit\u00e9 que queda sujeto a ratificaci\u00f3n de la junta ejecutiva (ver Art\u00edculo IX, Secci\u00f3n 2, Estatutos para unidades locales PTA\/PTSA).<\/li>\n<li>El comit\u00e9 para la graduaci\u00f3n o el baile de gala deber\u00e1 seguir las \u201cDisposiciones sobre el uso de las comisiones\u201d, Secci\u00f3n de Administraci\u00f3n de la PTA.<\/li>\n<li>Los procedimientos para el comit\u00e9 deber\u00e1n establecerse antes de iniciar el proyecto, algunos de estos son:\n<ul>\n<li>Responsabilidades del presidente.<\/li>\n<li>Responsabilidades de los miembros del comit\u00e9.<\/li>\n<li>Clarificaci\u00f3n de todas las transacciones financieras, de acuerdo con los estatutos y los procedimientos financieros de las PTA o PTSA. (Ver Secci\u00f3n de Finanzas)<\/li>\n<li>Presentaci\u00f3n a la junta ejecutiva en cada reuni\u00f3n mensual del informe escrito, elaborado generalmente por el presidente, en el cual se incluye un estado de cuenta de todo el dinero y donaciones recibidas, as\u00ed como los fondos desembolsados y las actividades planeadas.<\/li>\n<li>Estricto cumplimiento de los estatutos, las pol\u00edticas y los procedimientos de la PTA.<\/li>\n<li>Responsabilidad de guardar los suministros y equipos relacionados con la actividad, adem\u00e1s de archivar la cobertura de seguros para estos.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li>Anticipe y resuelva estas necesidades y cualquier situaci\u00f3n inusual, tan pronto como sea posible, con el fin de asegurar el \u00e9xito de la actividad.<\/li>\n<\/ul>\n<h3>Finanzas de la PTA<\/h3>\n<p>La PTA que patrocine o copatrocine una graduaci\u00f3n o un baile de gala deber\u00e1 seguir estos procedimientos en todas las transacciones financieras:<\/p>\n<ul>\n<li>Ninguna PTA puede recaudar fondos para otra organizaci\u00f3n, ni permitir que otro organismo utilice su n\u00famero de identificaci\u00f3n de empleador (EIN, por sus siglas en ingl\u00e9s). Es muy importante recordar que la condici\u00f3n de organizaci\u00f3n sin fines de lucro que tiene la PTA se determina por su forma de obtener e invertir los recursos econ\u00f3micos. Las unidades de la PTA que participen en grandes actividades de recaudaci\u00f3n de fondos, las cuales no est\u00e9n asociadas con sus prop\u00f3sitos principales, probablemente tengan que archivar el Formulario del Servicio de Impuestos Internos 990T y pagar un impuesto sobre cualquier ingreso no relacionado con el objetivo de la asociaci\u00f3n.<\/li>\n<li>Para mayor informaci\u00f3n, consultar la secci\u00f3n de Finanzas, en los apartados sobre:<\/li>\n<\/ul>\n<p style=\"text-align: left; padding-left: 60px;\">\u2013 Cooperaci\u00f3n adecuada con\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0\u00a0 \u00a0\u00a0 \u2013 Seguros<br \/>\nlos negocios\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0\u00a0 \u00a0 \u00a0 \u2013 Consideraciones legales<br \/>\n\u2013 Autorizaci\u00f3n de los miembros\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u2013 Pol\u00edtica no comercial<br \/>\n\u2013 Presupuesto\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0\u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0\u00a0 \u2013 Consideraciones de seguridad<br \/>\n\u2013 Mezcla de Fondos\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u2013 Est\u00e1ndares para la recaudaci\u00f3n<br \/>\n\u2013 Contratos\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0\u00a0\u00a0 de fondos de la PTA<br \/>\n\u2013 Financiamiento de actividades de la PTA\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0 \u00a0\u00a0 \u2013 Ingresos por negocios no relacionados<\/p>\n<h3>Responsabilidades<\/h3>\n<ul>\n<li>Proteja los materiales del estado de California que se mencionan bajo el t\u00edtulo \u201cRecursos y Referencias\u201d, mediante el presidente de la unidad PTA o PTSA.<\/li>\n<li>Estudie y familiar\u00edcese con la pol\u00edtica no comercial de la PTA, el programa de seguros, los procedimientos financieros y los procedimientos de la unidad.<\/li>\n<li>Familiar\u00edcese con los requerimientos locales y del estado en cuanto a asambleas numerosas, solicitudes de beneficencia o ventas. Familiar\u00edcese tambi\u00e9n con la norma del distrito escolar sobre el uso de instalaciones y equipo, as\u00ed como los requisitos que tengan que ver con servicios de alimentaci\u00f3n, si la actividad se realiza en el edificio de la escuela.<\/li>\n<li>Realice reuniones de comit\u00e9, con suficiente anticipaci\u00f3n en el a\u00f1o, para un plan previo y una formulaci\u00f3n de las ideas antes de presentar las recomendaciones a la junta ejecutiva y a la asociaci\u00f3n. Eval\u00fae todas las actividades propuestas para asegurarse de que:\n<ul>\n<li>Se cumpla con todas las leyes, regulaciones escolares, requisitos de salud, protecci\u00f3n y seguridad.<\/li>\n<li>Sean econ\u00f3micas, entretenidas y cuenten con la participaci\u00f3n de muchos miembros y estudiantes.<\/li>\n<li>No se adquieran obligaciones comerciales o de publicidad.<\/li>\n<li>No se interfiera con otras actividades de la PTA, de la escuela o de la comunidad.<\/li>\n<li>Se cree un ambiente de buena voluntad dentro de la comunidad hacia la PTA.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li>Un presupuesto en el que se incluyan todas las actividades de las subcomisiones. Env\u00ede este presupuesto para que lo apruebe la asociaci\u00f3n. Determine las fuentes de ingreso para la actividad. (<a href=\"https:\/\/toolkit.capta.org\/es\/finance\/fundraising\/standards-for-pta-fundraising\/\">Normas para la recaudaci\u00f3n de fondos para la PTA<\/a>)<\/li>\n<\/ul>\n<p>Recuerde que los planes para cualquier proyecto de recaudaci\u00f3n de fondos deben presentarse a la asociaci\u00f3n para ser aprobados y esto debe quedar registrado en las actas. Si se especifica, el beneficio neto deber\u00e1 invertirse en el prop\u00f3sito para el cual fue recaudado.<\/p>\n<p>Los miembros del subcomit\u00e9 deber\u00e1n saber cu\u00e1nto dinero ha sido asignado para uso de ese subcomit\u00e9 y, adem\u00e1s, cu\u00e1les registros y recursos est\u00e1n disponibles:<\/p>\n<ul>\n<li>Si en el libro de procedimientos de la PTA no se incluye un esquema detallado de las responsabilidades del presidente para la graduaci\u00f3n o baile de gala, haga uno para su sucesor.<\/li>\n<li>Asigne tareas espec\u00edficas a los miembros del comit\u00e9 (presidentes de subcomit\u00e9) como el secretario, el secretario financiero, recaudaci\u00f3n de fondos, boletos, programaci\u00f3n, llamadas telef\u00f3nicas y env\u00edo de mensajes electr\u00f3nicos, construcci\u00f3n, comida, juegos, protecci\u00f3n, seguridad y primeros auxilios, entretenimiento, publicidad, dise\u00f1o y decoraciones, levantar la actividad y recoger todo al final.\n<ul>\n<li>Cada comit\u00e9 es una parte de la asociaci\u00f3n y debe funcionar dentro del marco de los estatutos, las pol\u00edticas y los procedimientos de la PTA.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li>Reserve la fecha o las fechas en los calendarios de la escuela y de la comunidad, reserve las instalaciones y el equipo necesarios.<\/li>\n<li>Obtenga todos los permisos requeridos con la suficiente anticipaci\u00f3n para la actividad. Notifique a la polic\u00eda local y a los departamentos de bomberos y\/o servicios de salud, seg\u00fan se requiera.<\/li>\n<li>Aseg\u00farese de tener un formulario de \u201cAutorizaci\u00f3n de los padres de familia y renuncia de derechos de los estudiantes\u201d por cada estudiante participante, seg\u00fan se requiera. (Ver la <em>Gu\u00eda de seguros y prevenci\u00f3n de p\u00e9rdidas<\/em> y los Lineamientos para la graduaci\u00f3n y baile de gala).<\/li>\n<li>Establezca acuerdos firmes con los concesionarios.\n<ul>\n<li>Recuerde que los contratos deben ser aprobados por la asociaci\u00f3n y firmados por el presidente y uno de los directores electos de la junta ejecutiva de la PTA o PTSA.<\/li>\n<li>Aseg\u00farese de que cada concesionario est\u00e9 totalmente cubierto por su propio seguro y por el seguro de compensaci\u00f3n al trabajador.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li>Obtenga de cada concesionario lo siguiente: (Archive los originales con el tesorero de la unidad; conserve una copia de cada uno.)\n<ul>\n<li>\u201cCertificado de seguro\u201d otorgado por la entidad aseguradora del concesionario.<\/li>\n<li><a href=\"https:\/\/toolkit.capta.org\/es\/finance\/policies-and-procedures\/hold-harmless-agreements\/\">Cl\u00e1usula de exenci\u00f3n de la responsabilidad<\/a> (<a href=\"http:\/\/downloads.capta.org\/toolkit\/formularios\/Cl%C3%A1usulaDeExenci%C3%B3nDeResponsabilidad.pdf\" target=\"_blank\">Formulario<\/a> o la <em>Gu\u00eda de seguros y prevenci\u00f3n de p\u00e9rdidas<\/em>.)<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li>Es necesario que cuando se reciban fondos de la venta de boletos y de actividades de recaudaci\u00f3n de fondos, al menos dos personas juntas cuenten el dinero. Los fondos (el dinero) no deber\u00e1n ser manipulados por una sola persona bajo ninguna circunstancia. Es injusto recargar en una sola persona la responsabilidad de los fondos de la PTA o solicitarle que pruebe que el total de los fondos recibidos sean correctos. El dinero de la graduaci\u00f3n y del baile de gala deber\u00e1 ser contado por el presidente del comit\u00e9 y el tesorero de unidad o el secretario financiero. El tesorero (o secretario financiero) deber\u00e1 emitir un recibo por todo el dinero recibido y depositar los fondos en una cuenta bancaria de la PTA.<\/li>\n<li>Las facturas detalladas, los recibos de venta, etc. se entregan al tesorero para que sean pagados mediante cheque. TODAS LAS FACTURAS SE PAGAN CON CHEQUE. NUNCA SE DEBER\u00c1N PAGAR FACTURAS EN EFECTIVO. La contabilidad final se presenta a la asociaci\u00f3n y se archiva para la auditor\u00eda.<\/li>\n<li>\u00a0Lleve registros exactos de las donaciones de caridad recibidas (efectivo y en especie), con datos completos sobre el donador y entr\u00e9guelos lo antes posible al tesorero. El tesorero deber\u00e1 enviar un agradecimiento con base en los requerimientos debidos de justificaci\u00f3n y publicaci\u00f3n de cuentas que se encuentran en la <em>Carpeta de recursos<\/em> de la PTA de California, cap\u00edtulo de Finanzas, <a href=\"https:\/\/toolkit.capta.org\/es\/finance\/tax-filing\/\">Impuestos<\/a>.<\/li>\n<li>Si se necesita, se puede adelantar una peque\u00f1a suma aprobada por la junta ejecutiva (que no exceda el monto autorizado en los estatutos), para dep\u00f3sitos y otros suministros o gastos, antes de la actividad. Se requiere que los recibos concilien con todos los fondos dados en adelanto.<\/li>\n<\/ul>\n<p>El presidente es responsable de enviar a cada reuni\u00f3n mensual de junta ejecutiva, un informe escrito que incluya un estado de cuenta de todos los fondos recibidos y desembolsados, las donaciones recibidas y las actividades planeadas.<\/p>\n<h3><strong>Despu\u00e9s de la actividad<\/strong><\/h3>\n<ul>\n<li>Realice un inventario de suministros y equipo relacionado con la actividad, establezca un lugar para guardar todo el equipo que se pueda volver a utilizar. Determine si el valor de los materiales que se guardan garantiza adecuadamente la cobertura del seguro.<\/li>\n<li>Concilie todo el dinero dado como avance y env\u00ede las facturas pendientes lo antes posible.<\/li>\n<li>Realice una reuni\u00f3n de comit\u00e9 para evaluar la actividad.<\/li>\n<li>Lleve a cabo una encuesta estudiantil.<\/li>\n<li>Recoja los informes escritos de los presidentes de subcomisiones; adem\u00e1s, elabore un informe para la asociaci\u00f3n y para el libro de procedimientos.<\/li>\n<li>Elabore un informe de actividades, evaluaci\u00f3n y sugerencias para incorporarlo en el libro de procedimientos que le va a servir al sucesor.<\/li>\n<\/ul>\n<h3><strong>Referencias y recursos<\/strong><\/h3>\n<p><em>Estatutos para unidades locales PTA\/PTSA<\/em><\/p>\n<p><a href=\"http:\/\/capta.org\/\" target=\"_blank\"><em>Carpeta de recursos<\/em><\/a> de la PTA de California<\/p>\n<p>Secci\u00f3n sobre Liderazgo, Uso de las comisiones de la PTA<\/p>\n<p><em>Gu\u00eda de seguros y prevenci\u00f3n de p\u00e9rdidas<\/em> (en ingl\u00e9s y espa\u00f1ol) actualizada y enviada anualmente por servicio postal a los presidentes de la PTA.<\/p>\n<p>\u201c<a href=\"http:\/\/oag.ca.gov\/\" target=\"_blank\">Gu\u00eda del procurador general para obras ben\u00e9ficas<\/a>\u201d, 2005, Estado de California<\/p>\n<p><a href=\"http:\/\/www.leginfo.ca.gov\/\" target=\"_blank\">C\u00f3digo Penal del Estado de California<\/a><\/p>\n<p><a href=\"http:\/\/www.leginfo.ca.gov\/\" target=\"_blank\">C\u00f3digo de Educaci\u00f3n del Estado de California<\/a><\/p>\n<p><a href=\"http:\/\/www.leginfo.ca.gov\/\" target=\"_blank\">C\u00f3digo para empresas y profesionales del Estado de California<\/a><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p><b>Informaci\u00f3n<\/b>: informaci\u00f3n importante que puede ser necesaria durante la graduaci\u00f3n\/baile de gala. S\u00edrvase completar el siguiente formulario y tenerlo a mano en caso de emergencia\/problemas.<\/p>\n<p><b>Nombre de la Unidad PTA o PTSA <\/b>_______________________________________________<br \/>\n<b>Distrito de la PTA<\/b> ___________ <b>Consejo<\/b> (si est\u00e1 en el consejo) ____________________________<\/p>\n<p>Nombre del director ____________________________________________________________<br \/>\nTel\u00e9fono (_____)__________________Correo electr\u00f3nico ________________________________<\/p>\n<p>Nombre del consejero del personal __________________________________________________<br \/>\nTel\u00e9fono (_____)__________________Correo electr\u00f3nico ________________________________<\/p>\n<p>Nombre del tesorero de la unidad de la PTA ____________________________________________<br \/>\nTel\u00e9fono (_____)__________________Correo electr\u00f3nico ________________________________<\/p>\n<p>Nombre del secretario financiero de la unidad de la PTA ____________________________________<br \/>\nTel\u00e9fono (_____)__________________Correo electr\u00f3nico ________________________________<\/p>\n<p>Presidente del distrito de la PTA ____________________________________________________<br \/>\nTel\u00e9fono (_____)__________________Correo electr\u00f3nico ________________________________<\/p>\n<p>Departamento de polic\u00eda local (divisi\u00f3n\/secci\u00f3n) _________________________________________<br \/>\nTel\u00e9fono (_____)__________________Correo electr\u00f3nico ________________________________<\/p>\n<p>Departamento de bomberos (divisi\u00f3n\/secci\u00f3n)___________________________________________<br \/>\nTel\u00e9fono (_____)__________________Correo electr\u00f3nico ________________________________<\/p>\n<p>Departamento local de servicios de salud ______________________________________________<br \/>\nTel\u00e9fono (_____)__________________Correo electr\u00f3nico ________________________________<\/p>\n<p>Comit\u00e9 local de servicios p\u00fablicos ___________________________________________________<br \/>\nTel\u00e9fono (_____)__________________Correo electr\u00f3nico ________________________________<\/p>\n<p>Coordinador de las instalaciones escolares _____________________________________________<br \/>\nTel\u00e9fono (_____)__________________Correo electr\u00f3nico ________________________________<\/p>\n<p>Coordinador local de las instalaciones del distrito escolar ___________________________________<br \/>\nTel\u00e9fono (_____)__________________Correo electr\u00f3nico ________________________________<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Descargar para imprimir la Descripci\u00f3n de funciones para graduaci\u00f3n y baile de gala La graduaci\u00f3n y el baile de gala de la PTA o PTSA son coordinados por un comit\u00e9 cuyo presidente es un miembro designado o electo por la junta ejecutiva. 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