{"id":5454,"date":"2013-10-04T09:32:52","date_gmt":"2013-10-04T16:32:52","guid":{"rendered":"http:\/\/toolkit.capta.org\/running-your-pta\/planning-organizing\/pta-records\/"},"modified":"2019-06-28T11:52:26","modified_gmt":"2019-06-28T18:52:26","slug":"pta-records","status":"publish","type":"page","link":"https:\/\/toolkit.capta.org\/es\/running-your-pta\/planning-organizing\/pta-records\/","title":{"rendered":"Pol\u00edtica de retenci\u00f3n y destrucci\u00f3n de documentos"},"content":{"rendered":"

Pr\u00e1cticas Modelo para Distritos, Consejos y Unidades<\/h3>\n

Es muy importante que se mantengan ciertos registros. La carta de determinaci\u00f3n del IRS actual, los estatutos actuales y las reglas aprobadas por el parlamentario estatal y los art\u00edculos de incorporaci\u00f3n (para PTAs incorporadas) deben estar disponibles en todo momento.<\/p>\n

En 2016, la Junta de Directores y la Junta de Gerentes de la PTA del Estado de California adoptaron una pol\u00edtica para manejar los registros de la PTA. Cumple con todos los estatutos estatales y federales correspondientes relacionados con la retenci\u00f3n de documentos para organizaciones sin fines de lucro.<\/p>\n

Como se resume a continuaci\u00f3n, la pol\u00edtica pretende ser una gu\u00eda para las pr\u00e1cticas modelo a nivel de distrito, consejo y unidad local.<\/p>\n

Los prop\u00f3sitos de la pol\u00edtica incluyen:<\/p>\n

    \n
  1. La retenci\u00f3n y el mantenimiento de los documentos necesarios para el correcto funcionamiento de la PTA local, as\u00ed como para cumplir con los requisitos legales aplicables;<\/li>\n
  2. La destrucci\u00f3n de documentos que ya no se necesitan guardar; y,<\/li>\n
  3. Orientaci\u00f3n para la Junta Directiva (la \u201cJunta\u201d), los oficiales y otras circunscripciones con respecto a sus responsabilidades referente a la retenci\u00f3n y destrucci\u00f3n de documentos.<\/li>\n<\/ol>\n

    Revise la Carpeta de Herramientas en l\u00ednea en www.capta.org<\/a> para conocer la pol\u00edtica completa recomendada para todos los distritos, consejos y unidades de la PTA.<\/p>\n

    RETENCI\u00d3N<\/strong><\/h3>\n

    Archivo Permanente<\/strong><\/p>\n

    Contabilidad y Finanzas:<\/strong><\/p>\n

      \n
    • Estados Financieros Anuales e Informes de Auditor\u00eda.<\/li>\n
    • Cheques cancelados – especiales, como el reembolso de alg\u00fan pr\u00e9stamo<\/li>\n
    • Libro de Contabilidad General<\/li>\n<\/ul>\n

      Contribuciones\/Donaciones\/Regalos\/Becas:<\/strong><\/p>\n

        \n
      • Registros de Contribuci\u00f3n<\/li>\n
      • Documentos que son Evidencia de los T\u00e9rminos de los Regalos.<\/li>\n<\/ul>\n

        Gobernanza:<\/strong><\/p>\n

          \n
        • Art\u00edculos de Incorporaci\u00f3n y Enmiendas<\/li>\n
        • Estatutos y Enmiendas<\/li>\n
        • Libros de las Actas, incluyendo las Actas de la Asociaci\u00f3n, la Junta y el Comit\u00e9<\/li>\n
        • Informes Anuales y Declaraciones A agencias Estatales y Federales<\/li>\n
        • IRS 990N, 990EZ or 990<\/li>\n
        • Impuestos de Franquicia 199N o Formulario 199<\/li>\n
        • Fiscal General<\/li>\n
        • RRF-1<\/li>\n
        • Informes de Rifa\/Sorteos (si corresponde)<\/li>\n
        • Secretario de Estado SI-100 (si est\u00e1 incorporado, se presenta bienalmente)<\/li>\n
        • Reglas del IRS<\/li>\n
        • Licencias y Permisos<\/li>\n
        • Designaci\u00f3n del N\u00famero de Identificaci\u00f3n de Empleador (EIN)<\/li>\n
        • Cualquier otra correspondencia con Agencias Estatales o Federales<\/li>\n<\/ul>\n

          Correo Electr\u00f3nico (Email):<\/strong><\/p>\n

            \n
          • Correos electr\u00f3nicos considerados importantes o de significancia<\/li>\n<\/ul>\n

            Registros de Jubilaci\u00f3n y Pensi\u00f3n<\/strong><\/p>\n

            Seguro:<\/strong><\/p>\n

              \n
            • P\u00f3lizas de Seguro de Propiedad, D&O, Compensaci\u00f3n al Trabajador y de Responsabilidad General<\/li>\n
            • Registros de Reclamaos de Seguros<\/li>\n<\/ul>\n

              Correspondencia Legal<\/strong><\/p>\n

              10 A\u00f1os<\/strong><\/p>\n

                \n
              • Registros del Personal<\/li>\n
              • Contratos de los Empleados<\/li>\n
              • Arrendamientos de Propiedad Personal<\/li>\n<\/ul>\n

                7 A\u00f1os<\/strong><\/p>\n

                  \n
                • Cuentas por Pagar<\/li>\n
                • Cuentas por Cobrar<\/li>\n
                • Estados de Cuenta Bancarias, Conciliaciones y Comprobantes de Dep\u00f3sito.<\/li>\n
                • Cheques Cancelados – Rutina<\/li>\n
                • Recibos de Tarjetas de Cr\u00e9dito<\/li>\n
                • Informes\/documentos de gastos de Empleados\/Negocio<\/li>\n
                • Estados Financieros Interinos<\/li>\n
                • Registros de Subvenciones<\/li>\n<\/ul>\n

                  2 A\u00f1os<\/strong><\/p>\n

                    \n
                  • Copia impresa de correspondencia y memorandos internos – asuntos de rutina<\/li>\n
                  • Documentos almacenados electr\u00f3nicamente – asuntos de rutina<\/li>\n<\/ul>\n

                    12 Meses<\/strong><\/p>\n

                      \n
                    • Correos electr\u00f3nicos \u2013 de rutina<\/li>\n<\/ul>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

                      Pr\u00e1cticas Modelo para Distritos, Consejos y Unidades Es muy importante que se mantengan ciertos registros. La carta de determinaci\u00f3n del IRS actual, los estatutos actuales y las reglas aprobadas por el parlamentario estatal y los art\u00edculos de incorporaci\u00f3n (para PTAs incorporadas) deben estar disponibles en todo momento. En 2016, la Junta de Directores y la […]<\/p>\n","protected":false},"author":8,"featured_media":0,"parent":4983,"menu_order":0,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","template":"","meta":{"footnotes":""},"class_list":["post-5454","page","type-page","status-publish","hentry","entry"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/toolkit.capta.org\/es\/wp-json\/wp\/v2\/pages\/5454","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/toolkit.capta.org\/es\/wp-json\/wp\/v2\/pages"}],"about":[{"href":"https:\/\/toolkit.capta.org\/es\/wp-json\/wp\/v2\/types\/page"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/toolkit.capta.org\/es\/wp-json\/wp\/v2\/users\/8"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/toolkit.capta.org\/es\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=5454"}],"version-history":[{"count":3,"href":"https:\/\/toolkit.capta.org\/es\/wp-json\/wp\/v2\/pages\/5454\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":9931,"href":"https:\/\/toolkit.capta.org\/es\/wp-json\/wp\/v2\/pages\/5454\/revisions\/9931"}],"up":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/toolkit.capta.org\/es\/wp-json\/wp\/v2\/pages\/4983"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/toolkit.capta.org\/es\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=5454"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}