{"id":5901,"date":"2014-04-28T16:41:12","date_gmt":"2014-04-28T23:41:12","guid":{"rendered":"http:\/\/toolkit.capta.org\/?page_id=5901"},"modified":"2017-10-05T16:10:38","modified_gmt":"2017-10-05T23:10:38","slug":"creacion-de-un-evento","status":"publish","type":"page","link":"https:\/\/toolkit.capta.org\/es\/programs\/creacion-de-un-evento\/","title":{"rendered":"Creaci\u00f3n de un evento"},"content":{"rendered":"

\u00c1reas de participaci\u00f3n de la PTA\u2028<\/a>
\nProcedimientos para los directores y comit\u00e9s<\/a><\/p>\n

Si el evento se realiza en colaboraci\u00f3n con organizaciones comunitarias u otras PTA, cada unidad, consejo o distrito de la PTA debe seguir los debidos procedimientos de aprobaci\u00f3n que se especifican m\u00e1s abajo.<\/p>\n

PTA de California insta encarecidamente a las unidades, los consejos y los distritos de la PTA a abstenerse de servir bebidas alcoh\u00f3licas durante los eventos de PTA. Las PTA no est\u00e1n autorizadas a vender bebidas alcoh\u00f3licas. (Ver la Secci\u00f3n Roja de la Gu\u00eda de seguros y prevenci\u00f3n de p\u00e9rdidas<\/em>; Los eventos de la PTA y el alcohol<\/a>).<\/p>\n

Planeamiento preliminar<\/strong><\/h3>

\nEmpiece con seis meses de anticipaci\u00f3n, si es posible.<\/p>\n

Consulte sobre la realizaci\u00f3n del evento con la junta ejecutiva de la PTA y con el director o representante de la escuela y obtenga su aprobaci\u00f3n.<\/p>\n

Aseg\u00farese de que el evento no coincida con otras celebraciones de otras unidades, consejos o distritos de la PTA.<\/p>\n

Obtenga el voto de aprobaci\u00f3n del evento en una reuni\u00f3n de la asociaci\u00f3n. Incluya una moci\u00f3n para desembolsar los fondos necesarios para cubrir los costos calculados.<\/p>\n

Si la actividad se va a realizar fuera del recinto escolar, obtenga el permiso del encargado respectivo para el uso de las instalaciones. Si se le solicita firmar un acuerdo de exenci\u00f3n de responsabilidad, comun\u00edquese con el corredor de seguros de la PTA de California.<\/p>\n

El presidente de la PTA nombra al director del evento y al comit\u00e9 encargado. Determina las metas de este comit\u00e9. Expresa los objetivos que el comit\u00e9 espera alcanzar con las actividades.<\/p>\n

Nombre, como m\u00ednimo, siete miembros en el comit\u00e9 de planificaci\u00f3n. Es probable que los estatutos y las normas permanentes de las unidades contengan datos que le puedan servir de gu\u00eda al proyecto. Si es posible, incluya al director o a un miembro del cuerpo docente, al coordinador de publicaciones o de relaciones p\u00fablicas (si hay uno) y a un estudiante. (Hoja de trabajo para planificaci\u00f3n de eventos<\/a>; Formularios).<\/p>\n

Revise los materiales del evento y haga las fotocopias necesarias. Pida al ex director o al comit\u00e9 anterior el libro de procedimientos, los Gu\u00eda de referencia r\u00e1pida<\/em> de la PTA Nacional, Nuestros ni\u00f1os<\/em> y La<\/em> PTA en California<\/em>.<\/p>\n

Analice las necesidades presupuestarias con el presidente y con el tesorero. Lo ideal ser\u00eda que el presupuesto hubiese sido planeado incluyendo el evento. Las actividades planeadas deben estar sujetas al presupuesto. En caso necesario, se puede pedir a la comunidad que contribuya con donaci\u00f3n de materiales, productos para las actividades de hospitalidad y, tal vez, con un subsidio para financiar la actividad o el evento planeado. Sea realista cuando calcule los costos. Recuerde incluir los costos potenciales de publicidad, correo y servicios miscel\u00e1neos.<\/p>\n

Decida, si es necesario, darle \u00e9nfasis a un \u00e1rea. Tenga una reuni\u00f3n creativa con el comit\u00e9. Decida qu\u00e9 actividades tienen mayores posibilidades de contar con la participaci\u00f3n del alumnado, padres de familia y comunidad. Si la PTA nunca ha realizado este evento anteriormente, no sobrecargue al cuerpo docente con actividades.<\/p>\n

Tome en cuenta las tradiciones pasadas, pero tambi\u00e9n investigue formas nuevas de realizar un evento adecuado que se adapte a su escuela y a su comunidad.<\/p>\n

Escoja un tema como enfoque principal y decida el tipo de programa (por ejemplo, cena familiar, programa musical).<\/p>\n

Revise el calendario escolar lo antes posible y decida la fecha.<\/p>\n

La Ley para Estadounidenses con Discapacidades exige que todas las personas discapacitadas sean acomodadas razonablemente; para lograrlo, se deben modificar pol\u00edticas, hacer cambios f\u00edsicos y obtener equipo para ayudar a su participaci\u00f3n en cualquier actividad. En el caso de las reuniones y los eventos de la PTA, esto podr\u00eda significar conseguir asientos para un acompa\u00f1ante de un miembro; reservar asientos que se ajusten a las necesidades especiales de alg\u00fan miembro; distribuir informaci\u00f3n escrita para complementar la discusi\u00f3n o proveer lectores o int\u00e9rpretes competentes para personas con impedimentos visuales o auditivos.<\/p>\n

Analice las normas y expectativas con la gerencia del local. Ponga todos los acuerdos por escrito. Determine si se necesita autorizaci\u00f3n o permisos del distrito escolar o de la ciudad.<\/p>\n

Notifique a los padres de familia y a la comunidad para que reserven la fecha del evento. Adem\u00e1s, env\u00ede notas a los presidentes, l\u00edderes y ganadores de premios pasados y actuales de la PTA, as\u00ed como a los miembros del distrito escolar y de la comunidad.<\/p>\n

Notifique al personal, explique las metas y solicite su apoyo.<\/p>\n

Programe como m\u00ednimo tres reuniones del comit\u00e9 antes del evento.<\/p>\n

\n

Nunca firme una Cl\u00e1usula de exenci\u00f3n de la responsabilidad<\/strong> a favor de la unidad, consejo o distrito de la PTA, hasta que el corredor de seguros de la PTA de California haya sido consultado. (Cl\u00e1usula de exenci\u00f3n de la responsabilidad<\/a>; formulario<\/a>)
\n<\/div> <\/div>

Planificaci\u00f3n de transporte<\/strong><\/h3>

\nEn situaciones en que la PTA patrocina actividades y obtenga transporte, como \u00abNoche de Graduados\u00bb (en lo sucesivo llamados \u00abeventos\u00bb), la PTA debe proporcionar transporte accesible sin costo adicional para los estudiantes con discapacidades de movilidad en cumplimiento de los requisitos establecidos en la Ley para americanos con discapacidades (ADA). Las unidades de PTA locales coordinar\u00e1n con su escuela local o distrito escolar para obtener una lista actualizada de los proveedores de transporte accesible, si existen tales listas. Las preguntas de unidades, distritos o consejos de PTA sobre una solicitud de transporte accesible deben dirigirse primero al distrito escolar. Las preguntas adicionales pueden dirigirse al vicepresidente de Servicios de Liderazgo de la PTA de California.<\/p>\n

Cuando las unidades locales de PTA obtengan transporte para los alumnos participantes para eventos, las unidades de la PTA locales deben cumplir con la ADA que no permiten servicios diferentes o aparte de para las otras personas sin discapacidades, a menos que tal acci\u00f3n sea necesaria para proporcionar a una persona con una discapacidad o clase de tales personas con un buen, servicio, instalaci\u00f3n, privilegio, ventaja, o alojamiento u otra oportunidad tan efectiva como la que proporciona a los dem\u00e1s.<\/p>\n

Si la unidad local de PTA asegura transporte accesible para eventos, como se describi\u00f3 anteriormente y \u00e9ste no llega, la PTA har\u00e1 todos los esfuerzos razonables para asegurar transporte alternativo accesible para permitir a los estudiantes con discapacidades de movilidad a\u00fan asistir. En ning\u00fan caso una unidad local de PTA informar\u00e1 a los estudiantes con discapacidades de movilidad que debe obtener su propio transporte.<\/p>\n

Un estudiante con una discapacidad que requiera de ayuda de uno a uno como parte de su Programa Educativo Individualizado (\u00abIEP\u00bb) estar\u00e1 autorizado a asistir a cualquier evento de PTA con su ayudante, seg\u00fan considere necesario la familia del estudiante. Adem\u00e1s, no se percibir\u00e1 ninguna cuota por ninguna entrada al evento de PTA del ayudante del estudiante. Para cualquier evento en que un estudiante requiera de un ayudante, el costo del transporte del ayudante ser\u00e1 sufragado por la PTA. La PTA podr\u00e1 solicitar rembolso al lugar del evento, la escuela afiliada o el distrito escolar.<\/p>\n

<\/div> <\/div>

Desarrollo del evento<\/strong><\/h3>

\nComience con tres meses de anticipaci\u00f3n, si fuese posible. Desarrolle un cronograma usando hojas de cotejo. Asigne tareas espec\u00edficas a los miembros del comit\u00e9.<\/p>\n

Proveedores de servicios, oradores, participantes en el programa (m\u00ednimo dos personas)<\/strong><\/p>\n

Una persona debe aparecer en las invitaciones como persona de contacto.<\/p>\n

Una persona debe ayudar con el papeleo (Lista de verificaci\u00f3n de los proveedores de servicios, oradores y participantes en el programa<\/a>).<\/p>\n

Campa\u00f1a publicitaria (m\u00ednimo una persona)<\/strong>
\nLa campa\u00f1a publicitaria debe incluir uno o m\u00e1s de los siguientes elementos:<\/p>\n

Comunicados de prensa.
\nArt\u00edculos para el bolet\u00edn informativo de la PTA.
\nCarteles para colocar en los negocios locales.
\nMensajes de inter\u00e9s p\u00fablico (PSA) en radio\/televisi\u00f3n por cable.
\nPromoci\u00f3n en el sitio Web.
\nAvisos por correo electr\u00f3nico.<\/p>\n

Volantes y otros materiales impresos (m\u00ednimo una persona)<\/strong>
\nLos volantes deben incluir lo siguiente:<\/p>\n

Volantes para padres de familia.
\nFormulario para registrar la asistencia.
\nBoletas de permiso, si fueran necesarias.
\nCarteles para los puestos de los proveedores de servicios.<\/p>\n

Operaciones (m\u00ednimo una persona)<\/strong>
\nLas responsabilidades incluyen:<\/p>\n

Supervisar las instalaciones, el equipo y la operaci\u00f3n en general.
\nExaminar los requisitos de todos los proveedores de servicios, oradores y participantes del programa.
\nCoordinar con el distrito escolar y con el conserje de la escuela.
\nAsegurarse de que todo el equipo funcione.
\nConsultar con el encargado respectivo de las instalaciones.
\nConsiderar si se necesitan m\u00e1s proveedores de servicios y revisar otros asuntos log\u00edsticos.
\nLimpiar despu\u00e9s del evento.<\/p>\n

Extensi\u00f3n (m\u00ednimo una persona)<\/strong>
\nEste miembro del comit\u00e9 se encargar\u00e1 de:<\/p>\n

Organizar a los voluntarios y coordinar las actividades de hospitalidad.
\nEscoger a qui\u00e9nes desea invitar dentro de su zona. Deber\u00e1 enviar una invitaci\u00f3n al evento e incluir una fecha de entrega para la respuesta.<\/p>\n

<\/div> <\/div>

Antes de la fecha crucial<\/strong><\/h3>
<\/p>\n

Comience con dos meses de anticipaci\u00f3n.<\/p>\n

Env\u00ede una carta de seguimiento para confirmar la participaci\u00f3n de los proveedores de servicios, incluya un mapa de la escuela y la ubicaci\u00f3n del estacionamiento. (Formulario de respuesta para participantes, Figura P-1).<\/p>\n

Dise\u00f1e volantes para informar a los padres de familia y a la comunidad acerca del evento.<\/p>\n

Elabore comunicados de prensa.<\/p>\n

Solicite equipo al distrito escolar o al encargado del local de acuerdo con las necesidades de los proveedores de servicios.<\/p>\n

\n

MUESTRA DE FORMULARIO DE RESPUESTA PARA PARTICIPANTES<\/strong>
\n (Nombre del programa<\/em>) de la PTA o PTSA de (Nombre<\/em>)<\/strong><\/p>\n

Gracias por estar de acuerdo en participar en el (nombre del programa<\/em>) de la PTA o PTSA de (nombre<\/em>).<\/p>\n

S\u00edrvase llenar el formulario y enviarlo por correo a la PTA o PTSA de (nombre<\/em>), (direcci\u00f3n<\/em>), a m\u00e1s tardar (fecha<\/em>).<\/p>\n

__ S\u00ed, participar\u00e9 en el (nombre del programa<\/em>) de la PTA o PTSA de (nombre<\/em>) el (fecha<\/em>).<\/p>\n

Nombre de la organizaci\u00f3n o participante: _____________________________
\nDirecci\u00f3n: ___________________________________________________
\nNo. de tel\u00e9fono diurno: (____) ___________
\nNo. de tel\u00e9fono nocturno: (____) ___________
\nCorreo electr\u00f3nico: ________________________<\/p>\n

Servicios e informaci\u00f3n que se proveer\u00e1n:
\nFavor incluir una descripci\u00f3n detallada de los servicios que proveer\u00e1.
\n____________________________________________________________
\n____________________________________________________________
\n____________________________________________________________<\/p>\n

Favor de enumerar cualquier requerimiento de equipo, equipo audiovisual, espacio o necesidades especiales que tenga.
\n____________________________________________________________
\n____________________________________________________________
\n____________________________________________________________
\n__ No me ser\u00e1 posible participar en ___(nombre del programa<\/em><\/span>)___ de la PTA o PTSA de ___(nombre<\/em><\/span>)___, pero me interesar\u00eda proveer materiales relacionados. Favor de enumerar los materiales que se proveer\u00e1n.
\n____________________________________________________________
\n____________________________________________________________
\n Fig. P-1 Muestra de formulario de respuesta para participantes<\/strong><\/p>\n

\n

 <\/p>\n<\/div>\n

<\/div> <\/div>

En la fecha crucial<\/strong><\/h3>

\nComience con un mes de anticipaci\u00f3n.<\/p>\n

Aseg\u00farese de contar con suficientes mesas y sillas, seg\u00fan lo requieran los proveedores de servicios participantes. Esta informaci\u00f3n estar\u00e1 disponible cuando reciba el formulario de respuesta.<\/p>\n

Proporcione al conserje y al encargado del local un bosquejo detallado de la distribuci\u00f3n de las mesas y las sillas.<\/p>\n

Planee el acceso para las personas discapacitadas.<\/p>\n

Reclute y organice a los voluntarios. Recurra a escuelas de enfermer\u00eda, escuelas dentales y promotores de salud de las dependencias de salud p\u00fablica.<\/p>\n

Plan de refrescos (como caf\u00e9 y donas) en la ma\u00f1ana o un almuerzo liviano para todos los proveedores de servicios y voluntarios participantes.<\/p>\n

Revise y cerci\u00f3rese de que todos los requerimientos de equipo se podr\u00e1n cumplir.<\/p>\n

Distribuya los volantes del evento y avisos por correo electr\u00f3nico a los padres de familia y a la comunidad.<\/p>\n

Prepare los carteles de los puestos de los proveedores de servicios.
\n<\/div> <\/div>

D\u00eda del evento<\/strong><\/h3>

\nTenga listas las etiquetas con los nombres de todos los proveedores de servicios, expositores, participantes en el programa y voluntarios.<\/p>\n

Cerci\u00f3rese de que el \u00e1rea de servicios de hospitalidad est\u00e9 en orden y de que el refrigerio est\u00e9 listo.<\/p>\n

Revise la instalaci\u00f3n de los puestos del evento y todo el equipo audiovisual.<\/p>\n

D\u00e9 la bienvenida a todos los proveedores de servicios, oradores y participantes en el programa y aseg\u00farese de darles una hoja de evaluaci\u00f3n (Formulario de evaluaci\u00f3n<\/a>) la cual se debe recoger antes de que se vayan al finalizar el evento.<\/p>\n

Haga que los voluntarios registren su asistencia en una hoja y que incluyan direcciones, n\u00fameros de tel\u00e9fono y correos electr\u00f3nicos.<\/p>\n

Nombre, como m\u00ednimo, dos personas encargadas de resolver problemas y aseg\u00farese de que los proveedores de servicios y voluntarios sepan qui\u00e9nes son.<\/p>\n

Limpie el local y d\u00e9jelo en condiciones tan buenas o mejores que como lo encontr\u00f3.
\n<\/div> <\/div>

Despu\u00e9s del evento<\/strong><\/h3>

\nTabule las evaluaciones.<\/p>\n

Env\u00ede notas de agradecimiento a todos los proveedores de servicios, oradores, participantes en el programa y voluntarios.<\/p>\n

Redacte un informe del evento y col\u00f3quelo en el libro de procedimientos. Incluya sugerencias de cambios, obtenidas de las evaluaciones y los comentarios de los participantes.<\/p>\n

    \n
  • \u00bfAyudaron las actividades a cumplir metas?<\/li>\n
  • \u00bfHubo buena participaci\u00f3n del cuerpo docente y de los padres de familia?<\/li>\n
  • \u00bfLos ni\u00f1os lo disfrutaron?<\/li>\n
  • \u00bfCu\u00e1les son las recomendaciones para el pr\u00f3ximo a\u00f1o?
    \n<\/div> <\/div><\/li>\n<\/ul>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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