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Cualquier contratista o proveedor independiente que no esté incorporado (o tratado como una corporación para fines fiscales) y que reciba un pago de $600 o más por servicios en un año calendario, debe recibir un Formulario 1099 NEC del IRS antes del 31 de enero. Cualquier contratista o proveedor independiente que se le pagó menos de $600 por  servicios y solicite un 1099 NEC se le debe proporcionar uno.

Las excepciones incluyen:

• Pagos de $600 o más a un licenciado/abogado deben ser declarados, independientemente de si el abogado/firma empleado está incorporado.
• Pagos hechos con un procesador de pagos financieros (como PayPal) no requieren un NEC 1099 ya que el procesador de pagos emitirá un
• Pagos a otras organizaciones exentas de impuestos no requieren un 1099 NEC.

Las PTAs deben solicitar un Formulario W-9 (Solicitud de Número de Identificación de Impuestos) de cualquier contratista o proveedor a quien se espera pagar $600 o más por servicios en un año calendario. El W-9 indicará si el contratista/proveedor está incorporado (o tratado como una incorporación para propósitos de impuestos) y por lo tanto si se puede requerir un NEC 1099. Las PTAs no necesitan solicitar un W-9 a proveedores que proporcionan bienes o mercancía.

La PTA debe declarar al EDD de California las personas que son contratistas independientes, en el Formulario DE 542, Informe sobre contratista(s) independiente(s), a más tardar 20 días después de efectuar pagos o firmar un contrato por $600 o más durante cualquier año calendario.

El EDD puede aplicar una sanción de $24 cada vez que no se cumpla el calendario establecido. Una sanción de $490, por ejemplo, podría aplicarse por no declarar información sobre contratistas independientes. Para obtener el Formulario DE 542, visite el sitio Web del EDD en www.edd.ca.gov.

El incumplimiento del empleador de pagar impuestos vencidos o de retener del salario de un empleado los montos indicados, puede resultar en sanciones cuantiosas para el empleador. Para información detallada sobre las sanciones, consulte la actual Publicación 15 del IRS, la Circular E, la Guía del impuesto al empleador y la actual Guía del impuesto al empleador de California.

Pueden aplicarse sanciones si la PTA:

• No efectúa a tiempo los depósitos requeridos.
• No efectúa los depósitos en una institución financiera autorizada.
• Hace el pago con la declaración (los montos que pueden pagarse junto con una declaración están limitados).

Pueden aplicarse sanciones por cada mes entero o fracción de un mes, si el Formulario 941 del IRS, Declaración trimestral de impuestos federales al empleador, no se presenta cuando está indicado, sin tomar en cuenta las extensiones en la fecha de vencimiento para su presentación.

La PTA puede adelantar pagos del Crédito por Ingreso Devengado (EIC, por sus siglas en inglés) a los empleados que presenten el Formulario W-5 del IRS. Si la PTA no lo hace así, estará sujeta a una sanción igual al monto de los pagos adelantados del EIC que no se efectuaron.

Una sanción puede ser impuesta si la PTA deja de presentar (en papel o por medios electrónicos) una Declaración Informativa (Formularios del IRS W-2 y 1099-MISC ) o declara información incorrecta. La PTA que no hace la retención de un impuesto o no paga un impuesto retenido, será culpable de un delito menor y la(s) parte(s) responsable(s) podrá(n) ser encarcelada(s) y/o multada(s).

Si la PTA es un empleador, debe cumplir las reglas establecidas por el IRS, la Administración del Seguro Social y el Employment Development Department (EDD) de California.

Los empleadores deben:

• Efectuar a tiempo los depósitos de retención de la nómina.
• Hacer los informes trimestrales de las retenciones federales y estatales de nómina, dentro del plazo de un mes con respecto al cierre de cada nómina trimestral, utilizando el Formulario 941 del IRS y el Formulario DE-6 del Estado.
• Entregar el Formulario 1099-NEC del IRS a todos los contratistas independientes antes del 31 de enero si la PTA hubiera pagado $600 o más en el año calendario anterior a cualquier empresa no constituida o persona en concepto de sus servicios o bien subvención, premio o beca. No es necesario enviar el Formulario 1099-NECa las corporaciones o personas que hayan recibido pagos por menos de $600.
• Entregar el Formulario W-2 del IRS a los empleados que estuvieron en la nómina el año calendario anterior antes del 31 de enero.
• Declarar a las agencias federales y estatales, así como a la Administración del Seguro Social, la información incluida en el Formulario 1099 y el Formulario W-2 del IRS por el año calendario anterior antes del 28 de febrero, utilizando el Formulario 1096 del IRS (Resumen y comunicación anual de la información de las declaraciones de los Estados Unidos).
• Informar al EDD de California sobre los contratistas independientes, en el Formulario DE 542 del Estado, Informe sobre contratista(s) independiente(s) dentro de los 20 días siguientes de haber hecho los pagos o firmado un contrato por $600 o más en cualquier año calendario.

Los registros financieros deben ponerse en orden para el proceso de revisión financiera poco antes de que finalice el mandato. La revisión financiera debe completarse lo más rápido posible. El tesorero que va a salir no puede pagar facturas después de que los libros estén cerrados para que se haga la revisión financiera o después de que finalice el mandato. Al asumir el cargo, el tesorero nuevo puede depositar fondos en la cuenta bancaria de la PTA y pagar las solicitudes autorizadas de facturas de reembolso según sea necesario, pero debe evitar pagar nuevas facturas si es posible hasta que se complete la revisión.

El tesorero que va a salir es responsable de preparar el Informe Financiero Anual, garantizar que se presenten todos los formularios de impuestos, subir los informes financieros y declaraciones de impuestos al sistema de retención de documentos, preparar un Informe del Tesorero desde la última reunión de la asociación hasta el final del mandato y compilar una lista de pagos realizados entre el 1º  de enero y el 30 de junio que están sujetos al 1099 y al informe de Compensación de Trabajadores.