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Este orden del día es solamente una guía, la que se puede adaptar a las necesidades de la unidad.
El orden del día debe imprimirse por triplicado y entregar copias al secretario de actas y al parlamentario.
Distribuya o envíe por correo a los miembros las propuestas de presupuesto y programas anuales junto con el orden del día.

Es aconsejable que un presidente nuevo escriba todo en forma detallada. Marque cada punto conforme se haya tratado y de esta manera no se olvidará de nada. El funcionario que preside la reunión debe estar de pie mientras cumple con sus funciones y se debe sentar (a menos que no pueda ser visto por la audiencia) mientras los demás participan.

Cuando se desarrolla un presupuesto de la PTA, considere incluir las siguientes partidas:

Transferencia de fondos al período siguiente: la transferencia de fondos al período siguiente que presentan el monto que se separa para iniciar las operaciones del año fiscal subsiguiente de la PTA, antes de que empiecen las actividades de recaudación de fondos. Para calcular el monto de esta reserva, se revisará el Reporte Financiero Anual para determinar cuáles gastos de operación o programas requieren financiamiento durante la transición y calcular los costos de estos renglones en el nuevo año.

Convención: la convención anual de la PTA de California se lleva a cabo, por lo general, a fines de abril o a principios de mayo. La unidad debe presupuestar suficiente dinero para cubrir el costo de la inscripción, el hotel, el transporte y la alimentación para la cantidad de delegados permitidos, sobre la base de la cantidad de afiliados de la unidad (Participación en convenciones y conferencias).

Donaciones: Las PTAs pueden pedir a las personas de la comunidad que donen fondos a la PTA para uso general o para un programa específico.

Programas para recaudar fondos: el ingreso por recaudación de fondos es el ingreso bruto del programa para recaudar fondos. Anote cada programa para recaudar fondos en forma individual. Los gastos por la gestión de cada programa para recaudar fondos deben ser incluidos bajo el renglón de Gastos, también en forma individual para cada programa para recaudar fondos.

Ingreso bruto: Esto incluye la cantidad total de los ingresos de todo el año, excluyendo las porciones de la PTA Nacional, de consejo, distrito, estado de las cuotas per cápita y las donaciones voluntarias.

Seguro: en California se requiere a todas las PTA su participación en el programa de seguro de la PTA de California. Presupueste un monto similar al gasto real de la póliza del año anterior. Para octubre se les informará a las unidades acerca del monto de las primas. Todas las primas del seguro deben enviarse a través de los canales y llegar a la oficina de la PTA de California a más tardar el 20 de diciembre, de lo contrario se cobrará un cargo de $25 por retraso.

Cuotas de afiliación: cada asociación determina sus propias cuotas de afiliación, pero una porción de cada cuota de afiliación debe enviarse a través de los canales. Los fondos remitidos se anotan como “Fondos no pertenecientes a la unidad”. Esta partida presupuestaria solo debe reflejar la cantidad de cuotas que la unidad retiene como ingreso.

Sobres de afiliación: la compra o la impresión de los sobres de afiliación son anotados como un gasto.

Gastos reembolsables: la PTA debe rembolsar a los miembros de la junta ejecutiva los gastos que paguen de su propio bolsillo. Los fondos de la PTA no deben usarse para gastos personales, regalos, reconocimientos personales ni artículos de uso personal. Gastos pagados del propio bolsillo que se consideran apropiados incluyen fotocopias, suministros de oficina, etc. Los distritos, los consejos y las unidades de la PTA deben presupuestar los gastos pagados del propio bolsillo y asegurar que el presupuesto se comparta equitativamente entre los directivos o jefes de acuerdo con las responsabilidades de su cargo. Debe reembolsarse a los miembros dineros por los que se haya presentado una solicitud de autorización de pago o reembolso de fondos firmada. Las unidades, consejos y distritos de la PTA no pueden presupuestar el estipendio de un funcionario. El Servicio de Impuestos Internos (IRS, por sus siglas en inglés) considera a los viáticos como un ingreso diverso y debe ser declarado por quien lo recibe con el fin de pagar el impuesto correspondiente.

Apreciación del personal/Voluntario: se pueden usar recursos de hospitalidad para este fin, siempre que no sea un monto importante. El IRS define “monto no importante” como una cantidad que no excede el 5% del presupuesto anual de una organización no lucrativa (leer Apreciación del personal). Los fondos de la PTA no se pueden usar para comprar regalos personales para el personal o los voluntarios, incluyendo tarjetas de regalo.

Capacitación o talleres: presupueste fondos para enviar a los miembros de la junta ejecutiva a los talleres del consejo, del distrito de la PTA y de la PTA de California.

Los fondos de reserva no asignados: representan el monto que queda después de asignar los fondos para los programas dentro del presupuesto y las actividades y se pueden usar para cubrir cualquier gasto inesperado o no planificado en el año fiscal corriente con la aprobación de la asociación. El presupuesto debe modificarse para reflejar la transferencia de fondos de Reserva no asignada a otras categorías de gastos.

Reserva limitada: al planificar el presupuesto, es admisible que las PTA tengan una cuenta de ahorros para mantener fondos por más de un año por las siguientes razones:

• Gestión eficiente de los fondos restringidos;
• Un programa de PTA requiere de una donación grande a la escuela y el distrito escolar requiere notificación anticipada si la PTA no puede seguir financiando la actividad; es decir, equipo de computación o el sueldo de un maestro auxiliar; y
• Dinero para financiar proyectos o programas a largo plazo o inesperados pero aprobados, p.ej. el proyecto de patio de recreo.

Como guía, tenga en cuenta que la reserva de la cuenta de ahorros no debe exceder la mitad del presupuesto de una PTA en un año promedio.

Temas controversiales pueden traerse a las reuniones de la PTA y podrán surgir interrupciones. Una junta ejecutiva alerta e informada, puede evitar estas interrupciones, así como la aplicación constante de las reglas básicas. Tener una idea de lo que es “el juego limpio” ayudará a manejar la mayoría de las situaciones.

El presidente, el primer vicepresidente y el parlamentario deben tener un amplio conocimiento del proceso parlamentario y de cómo aplicarlo de manera efectiva.

El presidente dirige durante la presentación del programa y durante la reunión, con el apoyo del parlamentario y de otros miembros de la junta ejecutiva. El presidente nunca delega la dirección de la reunión a otro miembro, pero sí puede llamar a otro miembro para que presente a algún orador.

Al enfrentar interrupciones difíciles, el funcionario que preside debe mantener una posición serena. Una actitud tranquila refleja que el presidente controla la situación.

Permitir a la persona que interrumpe que diga lo que desea y escuchar con atención para definir si el asunto tiene relación con el tema que se está discutiendo. Si lo que se menciona es irrelevante (o no es pertinente), entonces el presidente indica que está fuera de orden.

Al enfrentar una interrupción, hay que ser cortés. A pesar de la posible reacción negativa de parte de la audiencia, la persona que tomó la palabra puede tener una posición válida o una sugerencia que valga la pena considerar.

Si la discusión y la situación en general se está saliendo de control, el directivo podrá decidir decretar un corto receso a fin de permitir que los ánimos se calmen o bien podrá determinar inmediatamente la hora y fecha de una reunión especial para enfocarse en el tema.

Los individuos tienen derecho a opinar

La PTA tiene estatutos, políticas y procedimientos bajo los cuales opera.

La PTA respeta los derechos de los individuos y también se preocupa por dirigir los asuntos de una manera justa y digna.

Si la interrupción continúa, el presidente puede utilizar lo siguiente:

“Sr./Sra. _________, entendemos su posición, pero este tema no está en el orden del día. Hay un programa que debemos cumplir. Tal vez se pueda discutir luego”. (Entonces se continúa con el orden del día).

“Sr./Sra. _________, apreciamos sus comentarios sobre el asunto y, si no hay objeción, el presidente nombrará a un comité (en este momento o luego de la reunión) para estudiar el asunto, investigar y presentar un informe en una reunión futura”. (Es una buena idea incluir a esa persona en el comité).

“Sr./Sra. _________, este asunto no se relaciona con la política independiente (u otro) de la PTA. Sin embargo, apreciamos que haya compartido esta información con nosotros”.

Cuando los ánimos “se calientan”

“El presidente admite que hay varias opiniones diferentes. Esperemos, sin embargo, que podamos estar en desacuerdo de forma ‘amigable’. Después de todo, de eso se trata el proceso democrático, ¿no es cierto?”

Si la situación se está saliendo de control, no pretenda que todo está bien. En lugar de agitarse, inyecte un poco de sentido del humor:

“¡Mi madre me dijo que habría momentos como este!”; o bien: “Hagamos una tregua y resolvamos el problema juntos”.

La utilidad del proceso parlamentario

El presidente debe reconocer el privilegio de cada uno de estar de acuerdo o en desacuerdo con los puntos de vista expuestos por el orador. El orador está presentando sus propias opiniones y no le está pidiendo conclusiones a la audiencia, por lo que las interrupciones son inapropiadas. Las diferencias de opinión se pueden discutir al final de la reunión.

Los miembros de la junta directiva que tengan buen conocimiento del proceso parlamentario pueden ayudar al presidente con mociones útiles en momentos oportunos.

Reglas que se debe tener presentes

Puede haber personas en la reunión que no sean miembros de la PTA, pero el privilegio de hacer mociones, debatir y votar se limitará a los miembros de la asociación presentes, con sus responsabilidades económicas al día y que hayan sido miembros de la asociación por al menos los treinta (30) días precedentes.

Se deberá proporcionar al presiente notificación escrita con veinticuatro (24) horas de anticipación a fin de solicitar que se incluya un tema o un aviso en el orden del día de la junta ejecutiva. Se deberá dar al presidente notificación escrita con catorce (14) días de anticipación a fin de solicitar que se incluya un tema o un aviso en el orden del día de la asociación. Si hay asuntos por discutir o anuncios que se vayan a incluir en la reunión de la asociación, pero que nunca han sido considerados por la junta ejecutiva, estos se deban referir a un comité o a la junta ejecutiva para su respectivo estudio. Ninguna acción se puede tomar en cualquier artículo de orden del día de cual no se haya avisado apropiadamente.

Cualquier material que no pertenezca a la PTA y que se vaya a distribuir en la reunión de la asociación debe ser revisado y aprobado por la junta ejecutiva antes de la reunión.

A no ser que la asociación tenga una regla especial, un miembro no puede hablar más de dos veces sobre el mismo asunto, en el mismo día. (Última versión de Robert´s Rules of Order Newly Revised, Sección 42)

Para obtener información adicional vea Procedimientos Parlamentarios.

Las Normas de Funcionamiento y las reglas permanentes deben revisarse cada año y enviarse a través de los canales para que sean aprobadas cada cinco años. (Nota: Normas de Funcionamiento preparadas con en línea (e-Bylaws deben ser impresas y enviadas en formato impreso a través de canales para que sean aprobadas).

Se debe nombrar un pequeño comité, con el parlamentario como presidente, para que los estudie, haga recomendaciones y los envíe a través de los canales al parlamentario de la PTA de California. Luego de recibir la aprobación para las enmiendas por parte del parlamentario de la PTA de California, se deberá dar a los miembros notificación sobre las enmiendas propuestas, con treinta (30) días de anticipación. Se requiere de un voto de dos terceras (2/3) partes para la enmienda de los estatutos. (Ver Reuniones de la asociación.)

La enmienda es una manera de cambiar una moción que ya se esté discutiendo, antes de que se lleve a cabo la votación. Se puede enmendar de las siguientes maneras:

• Insertando palabras.
• Eliminando palabras.
• Eliminando palabras e insertando palabras.
• Sustituyendo un párrafo o una resolución.

Ejemplos de enmiendas

Moción principal: “Propongo un programa para padres en el parque”.

Inserción: “Propongo un programa para padres en el parque durante octubre”.

Eliminación: “Propongo un programa para padres durante octubre”. (Se eliminó “en el parque”).

Eliminación e inserción: “Propongo un programa para padres en la escuela durante noviembre”. (Se eliminó “octubre” y se agregó “en la escuela durante noviembre”).

Sustitución: “Propongo una actividad social, donde compartiremos helados y juegos”.

Procedimiento parlamentario
Pasos para presentar una moción

Se hacen mociones para que una PTA tome medidas para los planes, programas y actividades. Son presentados, discutidos y votados por los miembros en una reunión.

Para participar legalmente en el proceso, una persona debe haber sido miembro de la unidad durante al menos 30 días.

Hacer una moción implica ocho pasos básicos:

1. Miembro: se para o levanta la mano, espera al que el presidente lo llame y reconozca
2. Presidente – Reconoce/llama al miembro
3. Miembro: Presenta una moción y dice: «Yo propongo …»
4. Otro miembro: confirma que también está de acuerdo con la moción para mostrar que más de una persona está interesada en discutir el tema
5. El presidente: reafirma la moción para asegurar que todos entiendan lo que se discutirá
6. Miembros – Discuten la moción con igualdad de oportunidades para participar.
7. Presidente: somete la moción a votación diciendo: «Todos los que están a favor dicen ‘sí’. Los que se oponen dicen ‘no'».
8. Presidente – Anuncia el resultado para asegurar que todos los miembros sepan si la moción fue aprobada o no

Procedimiento parlamentario
Enmiendas

Para que las reuniones se desarrollen sin problemas, el papel clave del parlamentario es ayudar al presidente. Esto podría incluir mantener una lista de las personas que hablan y estar al tanto del tiempo para abordar todos los asuntos de la agenda.

El parlamentario también brinda asesoramiento sobre el procedimiento parlamentario para ayudar al presidente a tomar una decisión, para facilitar los asuntos de una reunión y para asegurar que todos tengan la oportunidad de participar.

Es por eso que saber más sobre el procedimiento parlamentario es valioso. Se basa en cinco principios básicos: 

• Orden – 1 asunto a la vez
• Igualdad de Oportunidad – Oportunidad para parcipar
• Justicia – Imparcial – todos entienden
• Derecho de la Minoría – De ser Escuchado
• Derecho de la Mayoría – De decidir

Enfocarse en estas ‘reglas del juego’ cuando se lleva a cabo una reunión puede ayudar a la PTA a lograr sus objetivos de manera justa.

Pasos para presentar una moción
Enmiendas

Guia para el liderazgo ejecutivo
Junta ejecutiva
Lluvia de ideas
Establecimiento de metas
Libro de procedimientos
PTA Política de retención y destrucción de registros
Responsabilidades de los oficiales y Presidentes
Oficiales y Presidentes que se Recomiendan
Administradores que sirven como Oficiales/Autorizados de Firmar Cheques

Desarrollo de los comités y lineamientos
Seleción de los miembros del comité
Reuniones del comité

La delegación
Claves para el éxito

Crear actividades exitosas y administrar los asuntos necesarios de una PTA es un esfuerzo de colaboración. Y, gran parte del trabajo involucrado se lleva a cabo en las reuniones de la unidad.

Durante el término de la PTA, los miembros de la mesa directiva participan en tres tipos de reuniones:

Reuniones de la Mesa Directiva Ejecutiva

• Asisten oficiales, presidentes de los comités permanentes, el representante de los maestros y el director o un representante como se describe en los Estatutos de la unidad
• Se supervisan y administran los asuntos de la PTA entre las reuniones de asociación
• Programadas mensualmente y al menos dos semanas antes de cada reunión de la asociación
• Administradas y dirigidas por el presidente

Reuniones de la Asociación:

• Asisten miembros de una unidad, miembros de la mesa directiva ejecutiva e invitados
• Se aprueban programas, eventos y gastos de una unidad
• Programadas varias veces al año en las fechas de reunión identificadas en los Estatutos de la unidad
• Administradas y dirigidas por el presidente

Reuniones del Comité:

• Asisten miembros del comité que son nombrados por el presidente
• Se planifican, promueven e implementan las actividades de la PTA.
• Se programan cuando sea necesario
• Administradas y dirigidas por el presidente del comité

En esta sección, encontrará consejos, herramientas y estrategias diseñadas para capacitar a los líderes  nuevos y con experiencia de la PTA a participar y dirigir las reuniones de la PTA de manera más eficaz.

Reuniones de la Mesa Directiva Ejecutiva

Reuniones de asociación
Planeamiento de programas
Anuncios y materiales
Dirigiendo las reuniones de la PTA
Procedimiento parlamentario
Pasos para presentar una moción
Enmiendas
La Agenda y Aviso de la Reunión
Evaluación

Participación en convencion y conferencias
Convención estatal
La convención de la PTA Nacional
Conferencias fuera de la asociación

Figura
Muestra de Agenda de la PTA – Con Mociones y Frases Que Usar