Aun que la responsabilidad de la afiliación es de toda la mesa directiva de la PTA, cada PTA debe tener un líder de membresía designado. Los presidentes de la afiliación son nombrados, los vicepresidentes son electos. Para obtener más información sobre las responsabilidades del presidente/vicepresidente de Afiliación de la unidad de la PTA, ver Descripción de funciones para el presidente/vicepresidente de Afiliación en la Carpeta de recursos de la PTA.
El presidente/vicepresidente trabaja con el comité de la afiliación y se desempeña como presidente. El Comité de la afiliación está integrado por miembros designados por el presidente o el presidente electo, si el comité se forma antes de que comience el año escolar. El comité debe incluir los siguientes miembros, maestros y estudiantes, si corresponde, y deben representar a su población escolar. Bajo la dirección del presidente/vicepresidente de membresía, el comité de membresía:
- establece metas de afiliación,
- diseña un plan de marketing de promoción y divulgación de membresía,
- establece un calendario de eventos y actividades durante todo el año escolar,
- plan de afiliación de promoción y propaganda,
- presenta un presupuesto para apoyar el programa de membresía, implementa y evalúa el plan final.
El plan de la afiliación debe ser aprobado por la mesa directiva ejecutiva.
Establecimiento del plan de marketing de afiliación
Establecer metas de membresía.
Planifique una campaña de promoción de membresía que utiliza una variedad de métodos y actividades que promuevan el valor de la membresía de la PTA. Visite la página web de la PTA de California, capta.org y el sitio web de la PTA Nacional, pta.org, para obtener ideas para la campaña de membresía, y para ver los actuales recursos, incentivos y programas de premios.
Su plan de membresía debe incluir un tema, y cuando sea necesario, un calendario y presupuesto de la afiliación.
Tema de afiliación
Para obtener ideas de temas, visite ideas de tema de afiliación
- Las PTAs pueden elegir el tema actual de la PTA del Estado de California o de la PTA Nacional.
- La mascota escolar o un símbolo comunitario pueden servir como inspiración para el tema.
- El tema debe ser atractivo para todos los que su PTA está tratando de inscribir.
- Considere el uso de incentivos y recompensas relacionadas al tema para promover el aumento de socios.
Calendario y presupuesto de la afiliación
El año de membresía de California comienza el 1 de julio y termina el 30 de junio.
Prepare un presupuesto de afiliación y preséntelo a la mesa directiva ejecutiva. Incluya una lista de los gastos de promoción de la afiliación, incentivos y eventos para todo el año. Si su PTA utiliza los sobres de la PTA del Estado de California, el presupuesto también debe incluir el costo de los sobres que se compraron.
Implementación de un plan de marketing de afiliación
- preparar cartas de invitación o los paquetes de Marketing de Membresía con folletos personalizables e instrucciones y sobres para el primer día de clases o para las inscripciones escolares;
- escribir/preparar una invitación para unirse con el enlace a la membresía electrónica;
- preparar invitaciones para que los maestros, personal y administradores se inscriban;
- compartir las responsabilidades en eventos de lanzamiento y promoción;
- preparar folletos promocionales, pancartas, carteles, publicaciones de medios sociales, etc.;
- enviar invitación para unirse con el enlace a la membresía electrónica a todos los miembros anteriores.
- pedirle al administrador del sitio escolar que envíe una invitación para que se unan a la PTA (que incluya el enlace a la membresía electrónica) a la lista de todos los familias/tutores
- dar seguimiento al progreso de promoción para los incentivos y premios;
- trabajar en un taquilla de promoción de la afiliación o en una mesa de eventos escolares o comunitarios;
- escribir/preparar invitaciones especiales para líderes comunitarios, líderes de negocios locales, funcionarios electos, miembros de la comunidad, proveedores de programas extracurriculares, líderes anteriores de la PTA, ganadores anteriores del Premio Honorifico al Servicio, maestros retirados, administradores o miembros del personal. ¡Invite a todos a unirse a la PTA!
- preparar paquete de bienvenida para las personas son nuevas a la escuela
- preparar/imprimir letreros de «Unirse a la PTA» que incluya el código QR para la membresía electrónica
- hacer un tablero de anuncios que destaque las actividades de la PTA/ PTSA y que incluya un enlace para unirse con el código/QR
- desarrollar un plan/calendario para que el personal de membresía esté presente en los eventos de la PTA
- desarrollar un plan/ calendario para hablar con grupos clave de la escuela y la comunidad
Sobres de afiliación
Cuota de afiliación
Una parte de las cuotas de membresía colectadas se quedan en su unidad, y una parte de las cuotas de membresía (conocida como per cápita) se envía a través de los canales al consejo, distrito, estado y PTA Nacional. Estos fondos se utilizan para apoyar esos niveles de la PTA que, a cambio, apoyan a la unidad con liderazgo, capacitación, defensa y otros servicios necesarios. El sistema de membresía electrónica remite automáticamente las cuotas per cápita apropiadas a todos los niveles de la PTA de las membresías compradas por medio del sistema.
El costo de cuotas puede variar en cantidad en cada PTA, y están registradas en las normas de funcionamiento de la unidad local de la PTA. El costo de las cuotas sólo se puede modificar actualizando las normas de funcionamiento de la unidad y presentándolas a través de canales para su aprobación por el parlamentario de la PTA del Estado de California. Un aumento de cuotas iniciada por la unidad no entrará en vigor hasta que los estatutos de la asociación se hayan actualizado y aprobado por los miembros.
La parte de las cuotas que no pertenece a la unidad (per cápita) debe enviarse a través de los canales apropiados al menos una vez al mes. Una vez que las cuotas se han enviado a través de los canales, las cuotas no se pueden reembolsar a un miembro individual. Para permanecer en buen estatus, una unidad debe enviar la membresía per cápita y las primas de seguro. La PTA del distrito será notificada si alguna unidad “no está en buen estatus” por la PTA del Estado de California para el 15 de diciembre si no se han recibido las cuotas de por lo menos de 15 membresías. Si las cuotas no son enviadas antes del 31 de marzo, la unidad estará en «estatus delincuente» y la membresía de fundador será anulada por voto de los Gerentes de la Mesa Directiva de la PTA del Estado de California en la reunión de mayo/abril.
Se puede solicitar donaciones, pero las cuotas de afiliación se deben reportar por separado en todos los registros e informes financieros.
Los miembros se suscriben a nivel unidad de la PTA. Como miembros de la unidad de la PTA, también son miembros de su consejo, distrito, PTA del Estado de California y PTA Nacional, y al igual también están representados en estos niveles de la PTA.
Tarjetas de afiliación
Se debe poner la información de los miembros en la tarjeta antes de que la tarjeta de membresía sea distribuida. El número nacional de unidad de la PTA es utilizado como el número de identificación de la unidad en la tarjeta de membresía. La información de los miembros puede ser impreso en la tarjeta utilizando una plantilla, la plantilla para la tarjeta de membresía está disponible en el capta.org. La información de la tarjeta de afiliación también se puede escribir a mano o estampar. Las PTAs de los distritos ya tienen disponible tarjetas de membresía electrónicas. Estas tarjetas electrónicas que tienen el número de identificación de la unidad y el nombre del miembro, se pueden guardar en el teléfono o tableta inteligente de los miembros, y sirven como prueba de que son miembros.
El año de membresía de la PTA del Estado de California es 1º de julio a junio 30. Las tarjetas de membresía en California se vencen el 31 de octubre, lo que permite un período de gracia (1º de julio al 31 de octubre) para que nuestros miembros renueven su membresía. Durante este período de gracia, los miembros tienen derecho a sus derechos de membresía, incluyendo la aprobación del presupuesto de la PTA y programa en las reuniones de la asociación de verano o de otoño.
Cada PTA es una asociación independiente e individual, los miembros que tienen niños en más de una escuela pueden pagar las cuotas para apoyar el PTA de la escuela de cada niño.
Información de contacto de los miembros y listas de afiliación
Afiliación
Afiliación de estudiantes
Si una unidad de la PTA decide incluir una estructura de cuotas de membresía diferente para los estudiantes, los estatutos deben reflejar esta estructura. Las cuotas de membresía de los estudiantes deben ser al menos iguales a la porción de cuotas que se envía al consejo, distrito, estado y PTA Nacional.