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Los registros financieros pueden guardarse en una computadora o estar basados en la web, como MyPTEZ, siempre que se sigan los procedimientos de la PTA y se mantenga una copia de seguridad de todos los registros electrónicos. Se recomienda encarecidamente que se mantenga un registro impreso mensualmente en una carpeta permanente. Ejemplos de informes financieros aparecen como figuras F-1 a F-10 o pueden encontrarse en el capítulo de Formularios de la Carpeta de recursos. Todos los elementos de los formularios de ejemplo deben reflejarse en cualquier informe generado por el equipo utilizado por la asociación.

Antes de utilizar una computadora, considere lo siguiente:

• Los registros deben ser tales que el directivo de finanzas siguiente será capaz de continuar con el registro en el mismo equipo, programa un ordenador compatible, o a mano.
• La PTA debe comprar/obtener licencia de uso del programa financiero que se utilizará, para que los futuros oficiales financieros tengan acceso al programa.
• La asociación debe acordar el programa a utilizar.
• Todos los libros de contabilidad, registros de cheques, desembolsos de dinero en efectivo y otros registros de todo el año deben estar juntos para ser archivados. Consulte el programa de retención de registros.

Contenido de los Registros de Tesorería
Registros financieros realizados por computadora
Disposiciones para el uso de la computadora
El presupuesto
Informe del tesorero
Informe del secretario financiero
Informe del auditor
Informe financiero anual
Formulario para remisión de la unidad
Formulario de verificación de efectivo
Solicitud de autorización de pago/reembolso
Informe de nomina anual de compensación de los trabajadores

Mantener los libros de contabilidad de las cuentas permanentes y registros que sean suficientes para establecer los ingresos brutos, recibos y gasto de la asociación, incluyendo específicamente el número de miembros, las cuotas recaudadas de los miembros y la cantidad de cuotas remitidas a través de los canales apropiados a la PTA del Estado de California. Esos libros de cuenta y registros todo momento razonable estará abierto para inspección por un representante autorizado de la PTA de California.

Presidir la comisión presupuestaria y preparar el presupuesto para ser aprobado por la asociación. (Desarrollo del presupuesto)

Comunicarse con el banco para actualizar todas las tarjetas con los nombres de las personas con autorización para firmar en las cuentas corrientes y de ahorros en el archivo del banco inmediatamente después de asumir el cargo.

Recibir todos los fondos del secretario financiero o de otros voluntarios que hacen el recuento de fondos recibidos. (La persona que entregue el dinero al tesorero deberá conservar una copia del Formulario de Verificación de Dinero en Efectivo firmado por el tesorero).

Depositar todos los fondos inmediatamente a nombre de la asociación en un banco aprobado por la mesa directiva.

Recibir y conservar una copia de la boleta de depósito para cada uno de los depósitos efectuados.

Pagar todas las facturas autorizadas por la mesa directiva o la asociación al recibir la autorización de pago firmada por el secretario de registro y el presidente.

Verificar que todos los cheques lleven dos firmas autorizadas. el presidente y tesorero, cualesquiera dos funcionarios elegidos están autorizados a firmar, con excepción del secretario y el auditor. Los firmantes autorizados no deberán estar relacionados por sangre no matrimonio ni residan en el mismo hogar. Consultar los estatutos para determinar quién está autorizado en el distrito, consejo o unidad de la PTA.

Mantener los registros de la chequera que muestren todas las transacciones a medida que ocurren, de modo que los saldos de las cuentas que se muestran sean actuales.

Mantener un registro exacto de los ingresos y los gastos en un libro mayor, el cual es un registro permanente de la PTA (Programa de conservación de registros y norma de destrucción).

Conciliar los estados de cuentas bancarias con el libro de contabilidad mensualmente. Asegurar de que los estados de cuentas bancarias y las conciliaciones son revisadas y firmadas mensualmente por una persona que no tenga autorización para firmar cheques.

Mantenga a los afiliados informados de los gastos relacionados con el presupuesto aprobado por la asociación.

Remita mensualmente todas las porciones de las cuotas pertenecientes al consejo, distrito, estado y al directivo financiero del distrito o consejo (Formulario para Remisión de la Unidad; Cuota de afiliación, capítulo de Afiliación; Fig. F-7 o capítulo de Formularios). Dar atención al calcular la per cápita de membresía enviada a través de los canales; una vez presentados, los fondos no son reembolsables y no se acreditará para un año futuro. No se hacen remesas por membresías recibidas a través del programa de membresía electrónica de la PTA del Estado de California.

Preparar y presentar un Informe del Tesorero (ver Informe del Tesorero; Fig. F-2 o capítulo de Formularios) en todas las reuniones de la junta ejecutiva y de la asociación. El Informe del Tesorero también debe ser presentado en otras ocasiones, cuando lo requiera la asociación.

Llenar y enviar todos los formularios de informes necesarios que requiera PTA de California para el seguro, y presentar todas las declaraciones tributarias y otros formularios requeridos por las agencias gubernamentales (Requisitos Tributarios) y subirlos en MyPTEZ.

Presentar un Informe Financiero Anual de fin de año (vea Informe Financiero Anual, Capítulo de Finanzas; Fig. F-6 o Capítulo de Formularios) a la asociación que incluya los ingresos brutos y los gastos del año.

Prepare un reporte comparativo entre el presupuesto y las entradas y gastos reales al menos trimestralmente.

Enviar los presupuestos adoptados, los informes financieros anuales, los informes de auditoría (incluyendo las listas de verificación de auditoría y las recomendaciones) y las declaraciones de impuestos al consejo o distrito (si está fuera del consejo) y subirlos a MyPTEZ.

Mantener comunicación constante y directa con el presidente en cuanto a las finanzas. Notificar a los miembros de la junta sobre la situación de la tesorería y sobre sus presupuestos individuales.

Elaborara un presupuesto para programas propuestos con información proporcionada por el directivo del comité de programas.

Enterarse de las fechas de entrega (incluyendo las fechas de los sellos postales estampados) de todas las transacciones financieras.

Asistir a los talleres de finanzas de la convención de la PTA de California.

Asistir a los talleres y a las capacitaciones del distrito o del consejo de la PTA cuando se programen.

Si la PTA tiene un permiso de correo masivo, verificar que la cuenta se mantenga con fondos.

Ayude al auditor a familiarizarse con el sistema de registros.

Mejorar la comunidad es uno de los principales objetivos de la PTA. Esto se puede lograr por medio de la cooperación entre otras dependencias que se preocupan por el bien de la niñez en la comunidad.

Los distritos, los consejos y las unidades de la PTA no deben cooperar de manera permanente con alguna dependencia. Las PTA pueden cooperar con una dependencia publicando y distribuyendo información sobre algún evento en las reuniones o en el boletín informativo.

Pueden cooperar con cualquier dependencia en algún proyecto especial cuyos propósitos y métodos sean consistentes con las políticas de la PTA. Si por algún motivo no se puede completar el proyecto durante la administración en que fue autorizado, la nueva administración debe revisarlo antes de su aprobación.

Pueden cooperar con cualquier dependencia por medio de los comités. No se debe nombrar a un el comité de cooperación permanente o continua. Un comité de cooperación se mantiene sólo durante el proyecto especial para el cual se creó.

El copatrocinio implica el desarrollo y el planeamiento de un evento con otros grupos, dependencias u organizaciones.  Las PTAs deben participar activamente en cada forma de apoyo para garantizar que los objetivos y procedimientos sean de acuerdo con los Propósitos, las políticas básicas y los principios de la PTA. Si un evento requiere la firma de acuerdos contractuales, se deben definir, discutir y autorizar con claridad las obligaciones, las responsabilidades financieras y la responsabilidad civil. Para estar protegidos en caso de un accidente o de una demanda, cada grupo que es copatrocinado debe tener su propio seguro de responsabilidad civil. Antes de cualquier evento, toda la información impresa y la selección de oradores debe ser revisada y aprobada por la junta ejecutiva de copatrocinio de la PTA.

El derecho de los miembros de PTA de California a ser representantes oficiales de esta en relaciones públicas (incluyendo la publicación de nombres en papel con membrete de otras organizaciones) puede ser conferido sólo por la Junta de Directores o el presidente de la PTA de California. Cualquier persona que preste servicios a otra organización como representante de PTA de California puede aceptar honorarios que se donarán a PTA de California.

Los fondos de la PTA no se pueden utilizar, sin la aprobación de la Junta de Directores de la PTA de California, para cubrir los gastos de aquellos que han aceptado responsabilidades en comités con dependencias externas.

Coordinación con grupos comunitarios

La política de la PTA Nacional motiva la participación de las PTA en los grupos comunitarios. Es de suma importancia que las PTA sean parte de los consejos comunitarios que tengan objetivos similares a los de la PTA.

La unidad, consejo o distrito de la PTA debe asegurarse de que las reglas propuestas para proceder o los estatutos del grupo no entren en conflicto con los estatutos de la asociación.

Los grupos comunitarios con los que la PTA puede cooperar son aquellos que no están establecidos como grupos de acción ni que operan programas, sino que más bien obtienen información y desarrollan recursos al servicio de la niñez, la juventud y las familias de la comunidad. Las habilidades y las fortalezas de cada organización se pueden utilizar de manera eficiente para resolver problemas que requieran esfuerzos combinados y planeamiento en conjunto.

Cada organización representada en los grupos comunitarios conserva su propia identidad y no está comprometida a cumplir con funciones fuera de su campo de acción. La unidad de la PTA no se “une” a otra organización. La participación en estos grupos se hace por medio de un representante oficial de la PTA, quien debe informar a la PTA de las actividades del grupo, debe votar en asuntos de rutina de la organización y debe actuar en asuntos de política bajo la dirección de la PTA que representa.

Muchos grupos comunitarios tienen presupuestos de operación para cubrir gastos del personal y otros gastos. Se deben respetar, de manera estricta, las políticas de la PTA en cuanto al uso legítimo de los fondos de la PTA. (Acuerdos fiduciarios y obsequios a las escuelas; El presupuesto; Programas en la escuela, Presupuesto (muestra). El distrito de la PTA debe determinar una cantidad equitativa, que se puede presupuestar con base en los gastos del grupo comunitario. Todas las contribuciones a estos grupos requieren de la aprobación de la asociación.

Límites de la cooperación (condiciones que regulan el patrocino de grupos juveniles)

PTA de California considera de gran valor las actividades llevadas a cabo por grupos que sirven a los jóvenes.

Condiciones para el patrocinio

El refuerzo de las actividades que desempeñan los grupos juveniles se debe dar a través del apoyo moral y de la motivación, garantizándoles el liderazgo de un adulto, ayudándoles a conseguir un lugar para realizar sus reuniones y dándoles la oportunidad de que trabajen para la juventud. La PTA no asume ninguna obligación ni se hace responsable de las acciones de cualquier individuo que esté actuando como líder, como participante o en alguna otra posición del grupo patrocinado.

Un miembro de la junta ejecutiva del patrocinio de la PTA será el coordinador y representante de cualquier grupo juvenil patrocinado por esta asociación. La unidad local tiene ciertas responsabilidades hacia cualquier grupo cuyos propósitos estén relacionados con su programa. Debe tratar de despertar interés en la necesidad de que existan grupos juveniles, motivar la formación de dichos grupos y estimular el liderazgo.

La PTA no tiene obligación, de manera expresa o de otra manera, ni responsabilidad civil por la competencia, las acciones o las omisiones de cualquier individuo o individuos que sea o pueda llegar a ser un líder activo, participante o de cualquier otra forma, en cualquier organización o grupo patrocinado por la PTA.

La PTA no debe dar apoyo financiero a los grupos que patrocine, incluyendo el pago de cuotas individuales o la compra de uniformes o equipo. La PTA puede ayudar a encontrar actividades apropiadas de recaudación de fondos para grupos juveniles, ofreciéndoles publicidad a sus proyectos y reconociendo sus logros.

En caso de que sea necesario, la unidad puede votar a favor de la realización de un proyecto para recaudar fondos para poder entregarles artículos como equipo para el grupo, materiales para hacer manualidades o para campamento.

Para evitar malos entendidos y lograr una relación armoniosa entre el patrocinador de la PTA y el grupo juvenil, una copia de las condiciones que regulan el patrocinio debe adjuntarse o formar parte de todo acuerdo de patrocinio (Solicitud o renovación de la solicitud para el patrocinio de grupos juveniles).

Grupos de Boy Scouts

PTA del estado de California continúa brindando su apoyo a los niños exploradores y las oportunidades estas actividades proveen a los jóvenes. Sin embargo, los Boy Scouts of America buscan el patrocinio de organizaciones locales patrocinadores que firman y la carta de solicitud anual incluye las siguientes responsabilidades para dichas organizaciones:

• Conducir el programa de exploradores de acuerdo sus propias políticas así como aquellas de los Boy Scouts.
• Incluir el programa de exploradores como parte de su programa general para los jóvenes y las familias.
• Nombrar un miembro de la organización para que coordine todas las operaciones de los exploradores en el sitio. Él o ella representará a la organización en el distrito de los exploradores y servirá como miembro con voto en el consejo de los Boy Scouts.
• Seleccionar a un comité de exploradores (con un mínimo de tres) entre padres y miembros de la organización, quienes examinarán y seleccionarán a los líderes exploradores locales.

Aunque una persona puede escoger ser voluntario con los Boy Scouts of America u otros grupos juveniles, PTA de California instruye a las unidades, consejos y distritos de la PTA A NO FIRMAR NINGUNA CARTA CONSTITUTIVA NI FORMULARIO DE PATROCINIO DE GRUPOS JUVENILES CON LOS BOY SCOUTS OF AMERICA, pues:

• Un representante de la PTA no puede comprometer a la PTA a los estatutos y otras regulaciones de los Boy Scouts of America.
• Los líderes locales de la PTA en general no tienen las capacidades para examinar ni seleccionar a los líderes locales de los exploradores.
• El programa de seguro de PTA de California no provee cobertura para un líder de la PTA que funja como representante del consejo de los exploradores ni para patrocinar otra organización.
• El programa de seguro de PTA de California no provee cobertura para las acciones de ninguna persona que funja como líder, participante ni en ninguna otra calidad en otra organización.

La Convención de la PTA del Estado California se celebra anualmente con el fin de llevar acabo ciertos asuntos de negocios de la asociación. También es una oportunidad para brindar capacitación en muchas áreas de interés para nuestros miembros, y de proporcionar un foro para que los delegados hablen directamente con los expositores, que puede ser de utilidad para nuestras asociaciones.

Los delegados a la convención determinan la dirección de la asociación estatal a través de:

• La elección de funcionarios;
• La aprobación de las enmiendas a las Normas de Funcionamiento de la PTA del Estado de California;
• La votación de la Plataforma Legislativa de la PTA y de las Políticas y Procedimientos Legislativos de la PTA de California, y
• La adopción de resoluciones.

Propósito

De acuerdo con las Normas de Funcionamiento de la PTA del Estado de California, cada asociación en buenos términos será representada en la Convención de la PTA de California por el presidente electo o por el presidente y por todos los otros delegados electos que se le permitan a la asociación, así como los delegados electos que representan a los distritos y a los consejos de la PTA.

Planificar para la convención y dar una oportunidad para que los delegados asistan es una prioridad. La PTA del Estado de California recomienda a sus unidades, consejos y distritos de la PTA de poner en el presupuesto este gasto y de enviar a todos los delegados que tengan derecho de enviar a cada convención anual.

La convención es un gasto autorizado para cubrir gastos de inscripción, alojamiento, comida y transporte de cada delegado. Los gastos de la convención deben ser detallados en los presupuestos anuales de la unidad, consejo y PTA del distrito. (El presupuesto;  Partidas presupuestarias recomendaciones, Fig. F5-1 o, Formularios).

Delegados

Los detalles de Representación de la asociación se encuentran en las Normas de Funcionamiento de la PTA del Estado de California State PTA, Articulo XV, Sección 5.

Convocatoria

La CONVOCATORIA (invitación) a la convención debe ser enviada por la PTA del Estado de California por lo menos 30 días antes de se vaya a realizar la convención.

Inscripción

Las cuotas de inscripción ayudan a sufragar los gastos de la convención. Las cuotas de inscripción no son reembolsables; se pueden transferir a otra persona si el registrante original no se ha presentado a la convención.

Los participantes sin derecho a voto son miembros de la PTA que no son delegados elegidos, personal escolar, miembros de la mesa directiva escolar, y/o representantes de agencias aliadas. Todos los participantes sin derecho a voto recibirán materiales de la convención y podrán asistir a todas las reuniones, conferencias y talleres, sin embargo, no pueden presentar mociones, participar en debates, votar o hablar durante las sesiones generales.

La inscripción se hace en línea. Se enviará el aviso por correo a todas las unidades con la dirección web y fechas relevantes de inscripción. Las cartas de confirmación e información adicional serán enviadas por correo o por correo electrónico a cada persona que se registre.

Descargar para imprimir la Descripción de funciones para premio honorífico al servicio

El programa de Premios Honoríficos al Servicio (HSA, por sus siglas en inglés) promueve que las unidades PTA o PTSA, los consejos, los distritos y la PTA de California hagan un homenaje a los individuos o grupos, mediante donaciones al fondo económico del programa HSA de la PTA de California.

Metas

• Reconocer el mérito de la los voluntarios de la PTA/PTSA, la comunidad y la escuela, por su destacado servicio en favor de los niños y la juventud.
• Proveer recursos económicos para programas de becas, como se indica en la Carpeta de recursos de la PTA de California.

Responsabilidades

El presidente de la unidad de HSA, junto con un comité designado por el presidente, deberá:

• Estudiar los diferentes tipos de homenajes, los montos de la donación y los criterios para seleccionar a los galardonados con reconocimientos específicos.
• Divulgar a los afiliados que el comité de selección de HSA se reunirá y pedirán sugerencias de posibles galardonados. (Se puede distribuir un volante solicitando nombres e información).
• Reunirse con el propósito específico de seleccionar a los galardonados. Todos los procedimientos se deben mantener confidenciales. Se deben acatar las asignaciones presupuestarias.
• Solicitar premios específicos, utilizando los formularios de la Carpeta de recursos de la PTA de California (Formularios). Al mismo tiempo se pueden solicitar los broches. (Dar un tiempo de cuatro a seis semanas para la entrega).
• Coordinar la presentación de los premios en una reunión, según determine la junta ejecutiva y el comité de programas (por ejemplo, en una reunión del programa del Día de los Fundadores o durante un almuerzo de final de período).
• Desarrollar una forma creativa de presentar el premio o los premios, por ejemplo mediante un poema, una representación teatral o alguna otra forma original de exaltar los logros de los galardonados. Asegurarse de mencionar que la donación hecha al programa de becas de la PTA de California, en nombre de cada uno de los galardonados, contribuye con la educación de otros individuos.
• Haga arreglos para que las familias y amigos de los premiados asistan a la entrega.
• Entregar una copia de la presentación biográfica a cada uno de los galardonados. Designar a un miembro del comité para que tome fotografías y conservar copia de estas, así como del programa y de las biografías.
• Redactar un resumen de la actividad y guardarlo en el libro de procedimientos del presidente.
• Mantener los registros exactos de todos los honores en un archivo permanente.

Sugerencias

El comité deberá:

• Ser designado al inicio del período para contar con suficiente tiempo para la planificación y la solicitud de premios.
• Estar compuesto por diferentes miembros cada año.
• Ser representativo de la comunidad de la escuela.
• Estar compuesto por un número impar de personas (se sugiere 5).

Los posibles candidatos deberán ser personas reconocidas por su destacado servicio hacia la niñez y la juventud y no necesariamente de rutina, asignadas, o por jubilación.

Se recomienda que usted evite que se establezca un patrón, por ejemplo hacer siempre un reconocimiento para el presidente saliente y los miembros docentes que se jubilan.

Considere a los que trabajan “tras bastidores” callada y eficientemente por la juventud.

Se puede dejar, en el libro de procedimientos, una lista de los voluntarios que se podrían considerar para reconocimiento futuro. Todas las demás notas relacionadas con recomendaciones se deben eliminar.

Reconocimientos y criterios

Very Special Person Award (VSP) [Premio a una Persona Muy Especial]: Se deberá otorgar a personas individuales o a organizaciones constitutivas de la PTA como reconocimiento por contribuir a la comunidad escolar de forma especial.

Honorary Service Award (HSA) [Premio Honorífico al Servicio]: Se deberá otorgar a un individuo o a una organización de la PTA, escuela o comunidad como reconocimiento especial por servicios notables a los niños y jóvenes.

Continuing Service Award (CSA) [Premio al Servicio Continuo]: Se deberá otorgar a un individuo o a una organización de la PTA, de la escuela o de la comunidad, en reconocimiento por el destacado servicio hacia la niñez y la juventud. Este honor se puede entregar a personas cuya colaboración ha sido significativa durante un período continuo. El premio se puede otorgar sin importar que el galardonado haya recibido el Premio Honorífico al Servicio de la PTA de California.

Golden Oak Service Award (GOSA) [Premio Roble de Oro]: Se deberá otorgar a un individuo o a una organización que haya hecho contribuciones significativas al bienestar de la niñez y la juventud en la PTA, la escuela o la comunidad. Este honor se otorga para reconocer un servicio excepcional hacia la niñez y la juventud, constituye el homenaje más prestigioso de la PTA de California.

Outstanding Teacher Award (OTA) [Premio Maestro Destacado]: El Premio Maestro Destacado se le puede otorgar a un maestro en reconocimiento especial por su servicio sobresaliente en impactar positivamente las vidas y el bienestar de los niños y jóvenes en la PTA, escuela o comunidad.

Outstanding Administrator Award (OAA) [Premio Administrador Sobresaliente]: El Premio Administrador Sobresaliente se le puede otorgar a un administrador en reconocimiento especial por su servicio sobresaliente en impactar positivamente las vidas el bienestar de los niños y jóvenes en la PTA, escuela o comunidad.

Donaciones: las deberán otorgar las PTA o PTSA o individuos, como reconocimiento a una persona, a un grupo o en memoria de alguien. La donación puede ser de cualquier monto. Se enviará una tarjeta o un certificado de reconocimiento, según se indique, cuando se haga una donación de $10.00 o más. Cualquier persona o grupo puede donar al fondo del programa HSA. Este fondo no está limitado a las contribuciones de las PTA.

Cómo solicitar los premios o hacer donaciones

1. Utilice los formularios impresos que se encuentran en la Carpeta de recursos de la PTA de California (Formularios). Confeccionar cheques pagables a la orden de la PTA de California. Las autorizaciones de tarjeta de crédito se podrán enviar vía correo electrónico o fax. Los premios se podrán solicitar solo de la PTA de California c/o Kustom Imprints.
2. La entrega tarda hasta 2 semanas. Enviar las solicitudes a
   California State PTA
   c/o Kustom Imprints
   1661 N. Glassell Street
   Orange, CA 92867
   FAX: 714.771.5798
   Para información, llamar al:
   800.683.5854 ext.107
3. Cuando llene el formulario de solicitud, asegúrese de que:

• Utilice el formulario correcto que se ubica en la Carpeta de recursos de la PTA de California. Los broches se pueden ordenar al mismo tiempo.
• Recuerde que los honores HSA, CSA, GOSA, OTA e OAA se entregan a una sola persona y sólo se asigna un broche por premio.

NOTA: EL PRECIO DE LOS PREMIOS (CERTIFICADOS) Y LOS BROCHES ESTÁ SUJETO A CAMBIOS SIN PREVIO AVISO.

PARTICIPE EN EL PROGRAMA HSA, UNA OPORTUNIDAD CONSTANTE PARA HONRAR A PERSONAS ESPECIALES Y COLABORAR CON LA NIÑEZ Y LA JUVENTUD.