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UPDATES

2023 Updates

ADVOCACY

Resolutions

  • Resolution: Ballot propositions (initiatives); adopted 1999 – Deemed Relevant
  • Resolution: Lowering the 2/3 vote requirement on school and library bonds, adopted 1999 – Deemed Relevant
  • Resolution: Property tax limitation, adopted 1978 – Deemed Relevant
  • Resolution: State tax reform; adopted 1991 – Deemed Relevant

2022 Updates

ADVOCACY

Resolutions

  • Education Funding Crisis Moved to Historical File
  • Educational Testing and Test Scores Deemed Relevant
  • Educationally Handicapped Children Moved to Historical File
  • Credentialing Requirement: Parent/Family Involvement Component Deemed Relevant
  • Post Proposition 13 Funding of Public Education Deemed Relevant
  • Self-Esteem and Personal and Social Responsibility Awareness Deemed Relevant
  • NEW: Plant Based Food Options at School Meals

Position Statements

  • Family Planning Deemed Relevant with Minor Editorial Correction
  • Family Engagement in Credentialing Programs Deemed Relevant
  • Arts in Education Deemed Relevant
  • Basic Education Deemed Relevant
  • Education: The Early Years, Ages Three to Six Deemed Relevant with Amendments
  • Freedom to Learn Deemed Relevant
  • Accountability Systems: Statewide, Federal and Local Deemed Relevant
  • Assessment and Testing Deemed Relevant
  • Comprehensive Community Schools with Integrated Services Deemed Relevant with Amendments
  • Education: The High School Years Ages 14-18 Deemed Relevant with Amendments
  • Family Responsibility and Accountability Deemed Relevant with Amendments
  • NEW: COVID-19

Legislation Platform and Planks

  • New and Revised Legislation Planks as Adopted by the Annual Convention Delegates April 2022

 2021 Updates

ADVOCACY

Resolutions

New

  • Teaching Hard History: American Slavery in K-12 Education

Position Statements

New

  • Distance Learning
  • Grief-Sensitive Schools: Building Healthy Coping Skills

Position Statements

Revised

  • Vaccinations
  • Minor Consent for Health Care
  • Missing and Exploited Children
  • Safe School Environment
  • Status Offenders
  • Student Participation in Public Demonstrations
  • Credentialed School Personnel
  • Charter Schools
  • Education: Higher Education
  • School-to-Career Technical Education
  • Environmental Health and Environmental Education

Various additional resolutions and position statements were reviewed and deemed relevant.

FINANCE

  • Amended Audit Report form
  • Amended Fiduciary Agreement form
  • Amended «Request for Advance» section

FORMS

  • Updated PTA Unit/Council Spotlight Award Form

KNOW THE PTA

  • Updated California State PTA Bylaws

2020 Updates

ADVOCACY

  • Revised «Election Campaigns» Section
  • Revised Legislation Platform
  • Revised Position Statements
  • Revised List of Resolutions
  • Revised Resolutions Book
  • New Position Statement «Voting»
  • Revised Resolutions section

FINANCE

  • Revised Audit Report
  • Revised Audit Checklist
  • Revised «Gross Receipts» Section
  • Multiple Revisions from «Signs of Good Financial Procedures» through «Standards for PTA Fundraising»
  • Multiple Revisions from «Selecting Appropriate Fundraising Activities» through «Glossary»

FORMS

  • Revised Conflict/Whistleblower Form Annual Questionnaire
  • Revised Audit Report

PROGRAMS

  • Revised Due Dates for Program Grants and Continuing Education Scholarships
  • Eliminated School Nurses Continuing Education Scholarship
  • Revised School Staff Continuing Education Scholarship
  • New Application Forms for All Continuing Education Scholarships, Program Grants and Graduating High School Senior Scholarships
  • Revised School Smarts section

Índice

Evaluación del éxito del plan

El informe final de evaluación debe incluir: (Formulario de evaluación)

  • Enunciado del problema.
  • Resumen del plan de acción.
  • Cambios que se realizaron en relación con el problema identificado y quiénes los realizaron.
  • Tipo y nivel de participación de la escuela y la comunidad.
  • Presupuesto y fondos gastados efectivamente.
  • Conclusión del proyecto (¿a tiempo?, ¿dentro del presupuesto?).
  • Acciones continuas necesarias.
  • Acciones continuas planeadas.
  • La presentación de un informe final a la junta ejecutiva y a los miembros de la PTA.

Ejemplo de orden del día y planificación de reuniones

PTA logo

(Fecha de la reunión)
(Lugar/Hora)

I. Inicio de la reunión (a tiempo, con quórum)
El presidente golpea una vez con el mazo, se pone de pie e inicia la reunión.

“La reunión se inicia, por favor”.

El presidente revisará las reglas básicas de las reuniones.

II. Ceremonia de apertura
Juramento a la bandera (si es un lugar público).

“__________ dirigirá el juramento a la bandera; por favor pónganse de pie”.
“Gracias, __________”.
Opcional: incluir una motivación, canción u otro.
“__________ presentará una canción motivadora”.

III. Lectura y aprobación de las actasEl secretario se dirige al presidente y lee las actas. (O con la aprobación del grupo, se pueden colocar anticipadamente a la vista las minutas o se pueden asignar a un comité de tres o más personas para su aprobación o corrección, especialmente para la última reunión de la asociación.)

“El secretario leerá las actas de la reunión de __________ (fecha)”.
O “Las minutas se colocarán en la puerta o se distribuyen a la entrada”.
“¿Hay alguna corrección?” (Se anotan las correcciones.)
“Se aprueban las actas leídas/impresas”, o “Se aprueban las actas corregidas”.

IV. Informe financiero (Informe del tesorero)
No se necesita moción para adoptar los informes.

“__________ presentará el informe del tesorero”.
“Ya escucharon el informe. ¿Tienen alguna consulta?”
“El informe se archivará para la auditoría”.

V. Auditoría (semestral) (Informe de auditoría; Informe del auditor) – Asuntos a resolver
Se necesita una moción para presentar este informe.

“Se ha propuesto y aprobado que se presente el informe de la auditoría”. Voto.
(Se sigue el procedimiento de una moción, Procedimiento parlamentario.)

VI. Presentación de facturas
Ya que la aprobación del presupuesto no permite el gasto de fondos, la presentación y el pago de facturas se deben someter a votación. Las facturas se organizan por el monto, por quién recibe el pago y por el concepto. Cualquier factura de la asociación autorizada y pagada por la junta ejecutiva debe ser ratificada y anotada en las minutas de la asociación. Las facturas deben desglosarse en cuanto al monto, la persona a la que se pagó y lo que cubre el pago. (Autorización de pagos y Solicitud de reembolso)

“El tesorero (o la persona designada) leerá las facturas”.
“Se ha propuesto y secundado que se paguen las facturas. ¿Alguna objeción?” Voto.
“Se ha propuesto y secundado que se ratifique el pago de las facturas desde la última reunión”. Voto. (Sistema de solicitud de cheques: Autorización de pagos y Solicitud de reembolso)
“Se ha presentado la moción para autorizar a la Junta Ejecutiva pagar las cuentas de verano necesarias, en los montos presupuestados”. Voto. ( Sistema de solicitud de cheques: Autorización de pagos y Solicitud de reembolso)
(Se sigue el procedimiento de una moción, Procedimiento parlamentario.)

VII. Lectura de comunicados – Incluye un asunto a resolver
El secretario (correspondiente) lee los comunicados y se deben leer como si requirieran acción.

“El secretario (correspondiente) leerá los comunicados”.

VIII. Informe de la junta ejecutiva – Asuntos a resolver
En las reuniones de la asociación se lee un resumen del informe (no las actas), para información de los miembros. Las recomendaciones se someten a votación, una a la vez; el secretario autoriza cada una.

“El secretario presentará el informe de la junta ejecutiva”.
“Han escuchado las recomendaciones a manera de moción para aprobar los programas propuestos”. (Planeamiento preliminar) para aprobar el presupuesto”. (Aprobación del presupuesto; Muestra del Presupuesto) para aprobar actividades con el fin de recaudar fondos.”
(Recaudación de fondos para las PTA) para que el presidente y un funcionario adicional elegido firmen el siguiente contrato….” (Contratos)
(Se sigue el procedimiento de una moción, Procedimiento parlamentario.)
No tiene que ser secundada si es propuesta por un comité o junta. Voto.

IX. Informes de comités (funcionarios y presidentes, incluidos el director, representantes del cuerpo docente y representantes estudiantiles de secundaria) Comité de Estatutos, Comité de Biblioteca – Asunto a resolver, Comité de la Convención, Comité de Recaudación de Fondos – Asunto a resolver
El presidente solicita el informe del comité. La persona que presenta el informe autoriza cualquier recomendación.

“_____________ presentará el informe del comité de _____________”.
“¿Hay alguna pregunta en cuanto al informe?”
“Si no, el informe se archivará”, o “Han escuchado la recomendación a manera de moción de destinar fondos presupuestados para la próxima reunión”. (Planeamiento preliminar)
(Se sigue el procedimiento de una moción, Procedimiento parlamentario.) Voto.

X. Asuntos pendientes
El presidente presenta los asuntos pendientes según el acta. El o ella no debe preguntar:

“¿Hay algún asunto inconcluso?”
“El primer asunto inconcluso es ____________”.
Informe del distrito escolar de aceptación de fondos, bienes o materiales.

XI. Asuntos nuevos
Se necesita una moción antes de discutir o someter a votación algún asunto nuevo. Todos los asuntos propuestos para su consideración en la reunión deberán haber sido notificados apropiadamente para ejecutar acciones respecto de ellos. (Ver los estatutos.)

“El primer aspecto del asunto nuevo es _____________”.

XII. Programa (opcional)
El presidente de la unidad invita al presidente a exponer el programa.

“____________ expondrá el programa”.
“Señora/Señor Presidente, así concluye el programa”.

XIII. Anuncios
Se deben anunciar la fecha de la próxima reunión y actividades importantes. Si hay alguna actividad social luego de la reunión, se debe anunciar.

“La próxima reunión será _____________”.
“Por favor acompáñenos a tomar un refrigerio”.

XIV. Clausura
No se necesita moción para la clausura. El presidente golpea con el mazo una vez.

“¿Hay algún otro asunto que se deba discutir en esta reunión?”
“Se clausura la reunión”.

Este orden del día es solamente una guía, la que se puede adaptar a las necesidades de la unidad.
El orden del día debe imprimirse por triplicado y entregar copias al secretario de actas y al parlamentario.
Distribuya o envíe por correo a los miembros las propuestas de presupuesto y programas anuales junto con el orden del día.

Es aconsejable que un presidente nuevo escriba todo en forma detallada. Marque cada punto conforme se haya tratado y de esta manera no se olvidará de nada. El funcionario que preside la reunión debe estar de pie mientras cumple con sus funciones y se debe sentar (a menos que no pueda ser visto por la audiencia) mientras los demás participan.

Impuesto sobre las ventas

Cuando las PTA venden artículos pero usan las ganancias exclusivamente para apoyar el propósito de la asociación, son consideradas como consumidores y no como vendedores al detalle de esos artículos (Departamento de Administración de Impuestos y Tarifas de California).

Exención de impuestos no significa que las PTAs no tengan que pagar impuestos de ventas. Significa que no está sujeto a pagar impuestos de sus fuentes de ingresos, como las donaciones, membresías y ventas de mercancías que haya comprado para recaudación de fondos.

Las unidades pagan el impuesto sobre las ventas en el momento de comprar. En consecuencia, las unidades no requieren permisos de vendedor para realizar ventas de esos artículos. Observe con cuidado que la condición para esta exención es que las ganancias de la venta sean usadas exclusivamente para lograr los propósitos de la asociación.

Los proveedores no siempre cobran el impuesto sobre las ventas a las unidades que compran artículos para vender en sus colectas de fondos. Algunos proveedores han dicho que a las unidades nunca se les cobra el impuesto sobre las ventas o han argumentado que las unidades necesitan un permiso de venta debido a que están vendiendo mercancía al consumidor.

Según la Publicación 18 de Organizaciones Sin Fines de Lucro (disponible en el sitio web del Departamento de Administración de Impuestos y Tarifas de California) https://www.cdtfa.ca.gov/formspubs/pub18.pdf), las unidades están exentas de cobrar y remitir impuestos por la venta de artículos, y se ha determinado que son consumidores de los artículos comprados. Sin embargo, las ganancias obtenidas por la venta de artículos deben usarse exclusivamente para promover el propósito de la asociación exenta. Esto quiere decir que al momento de la compra, las unidades deben pagar a los proveedores el impuesto sobre las ventas de los artículos que planean vender. Las unidades no son consideradas proveedores de artículos como consecuencia de esta exclusión especial y por lo tanto no tienen que obtener permiso de venta ni declarar ventas.

Puede suceder que las unidades tengan que informar a los proveedores de su condición de exclusión e insistir en pagarles el impuesto sobre las ventas, o bien que tengan que ajustar las facturas del proveedor para incluir el impuesto sobre las ventas y pagar la cantidad ajustada. Es recomendable que la unidad estudie la posibilidad de trabajar con otros proveedores si se les dificulta obtener su cooperación o acuerdo en relación con el pago de impuesto sobre las ventas.

Si una PTA no está segura de quién es responsable de informar y pagar sobre los impuestos de las ventas del acuerdo que hizo con una compañía de recaudación de fondos, debe llamar al centro de servicio al cliente del Departamento de Administración de Impuestos y Tarifas de California para obtener ayuda al 1-800-400-7115 (CRS:711).

Las PTAs de consejo y  distrito no satisfacen los mismos criterios que las unidades y, por lo tanto, deben tener permisos de vendedores obtenidos del Departamento de Administración de Impuestos y Tarifas si participan en la recaudación de fondos que implica la venta de artículos tangibles.

Debido a la gran diversidad de actividades de recaudación de fondos que hay en las PTAs de distrito y consejo, consulte la Publicación 18 de Organizaciones Sin Fines de Lucro, disponible en el sitio web del Departamento de Administración de Impuestos y Tarifas de California en https://www.cdtfa.ca.gov/formspubs/pub18.pdf, para determinar qué es lo que puede y no estar sujeto a impuestos.

A partir del 1º  de abril de 2019, los proveedores de otros estados deben registrarse con el Departamento de Administración de Impuestos y Tarifas (CDTFA) de California, recaudar el impuesto por tener ventas en California y pagar el impuesto a la CDTFA según el monto de sus ventas en California. Las PTAs deben dirigir a proveedores de otros estados a la guía en línea de CDTFA https://www.cdtfa.ca.gov/industry/wayfair.htm.

El presupuesto

El presupuesto es una representación financiera de los objetivos, las actividades y operaciones que una PTA espera llevar a cabo durante un período específico. El presupuesto calcula ingresos y gastos para el año y debe presentarse a la asociación para su aprobación y debe constar en el acta de asociación. El presupuesto debe coincidir con la duración del mandato, que normalmente es también el año fiscal de la asociación. (Ver Presupuestación y Recaudación de fondos).

Ver el Presupuesto (Muestra).

Presentación de impuestos

Requisitos tributarios
Número de identificación de empleador (EIN)
Estatus de exención fiscal y cartas de determinación
Impuesto sobre las ventas
Impuestos federales
Impuestos estatales y formularios gubernamentales
Ingresos brutos
Impuestos sobre los ingresos por negocios no relacionados
Fechas de presentación de las declaraciones
Responsabilidades de los funcionarios en las declaraciones
Auditoría del Servicio de Impuestos Internos (IRS)

Solicitud de autorización de pago/reembolso

Se requiere una solicitud por escrito para el pago de un gasto o reembolso. La parte inferior del formulario registra a fecha en que el gasto fue autorizado en el acta y está firmado por el presidente y el secretario.

Ver la Payment Authorization/Request for Reimbursement.

Contenido de los registros de tesorería

El archivo completo del tesorero debe contener lo siguiente:

  • Informes, listas de verificación y recomendaciones del reseñador financiero del año actual y el anterior
  • Presupuesto y presupuesto versus informes y actualizaciones reales
  • Los estatutos y las normas permanentes
  • Certificado de seguro
  • Copia de la Guía de Seguros
  • Copia de la Carta de Determinación de Exención de Impuestos actual
  • Correspondencia
  • Información específica sobre el distrito
  • Registros de los empleados, actual
  • El Número de Identificación de Empleador (EIN, por sus siglas en inglés) federal
  • Copias de las presentaciones de impuestos
  • Hoja de información con la lista de nombres, direcciones y números de teléfono de todas las instituciones financieras utilizadas, junto con cualquier información relativa a los registros computarizados y contraseñas.
  • Número de empresa, si lo hay, número de identidad de la Junta de Recaudación de Impuestos de California (CSFTB) y el número fiscal de beneficencia del Procurador General.
  • Informes financieros anuales
  • Informes financieros mensuales (incluyendo los informes del tesorero y los informes del secretario financiero)
  • Libro mayor financiero (puede mantenerse electrónicamente) y registro (s) de chequera
  • Formularios para remisión al consejo y al distrito de la PTA
  • Informe de Nómina Anual de Compensación a los Trabajadores
  • Carpeta de recursos de la PTA de California, capítulos de Finanzas, Formularios  y Descripción de funciones.
  • Recomendaciones para quien lo suceda en el puesto

Cuando no hay secretario financiero, completar los registros del tesorero incluir también:

  • Estados de cuentas bancarias y conciliaciones (revisadas y firmadas por una persona sin autorización a firmar cheques)
  • Formularios de Verificación de Dinero en Efectivo completos con documentación y comprobantes de depósitos bancarios adjuntos
  • Formularios de Autorización de Pagos completados adjunto con recibos
  • Formularios de Autorización de Pago de Banco/ EFT junto con documentación
  • Autorización para transferir fondos entre cuentas junto con documentación.
  • Cheques cancelados

Para cada cuenta de banco, registre en un lugar seguro el número de cuenta, lugar de depósito y directivos elegidos autorizados para firmar en la cuenta. Si se utiliza un libro de contabilidad manual, escribir dentro de la portada del libro del tesorero. Mantener la chequera en un lugar seguro. Asegúrese de que el secretario registre los nombres de los funcionarios autorizados para firmar en la cuenta en las actas de la reunión de la asociación donde fueron elegidos, o cada vez que la junta ejecutiva llene un puesto vacante.

Todos los suministros que se indican a continuación son gastos legítimos de la PTA, reembolsables con la aprobación de la junta ejecutiva.

Libreta de depósitos del banco

Boletas de depósito del banco

Cheques: con el nombre legal de la asociación impreso, dirección, dos líneas para las firmas y las leyendas: “Nulo si no se deposita antes de los 90 días” (en inglés, “Void if not cashed within 90 days”) y “Se requieren dos firmas” (en inglés, “Two signatures required”).

Sello de depósito: incluye “Únicamente para depositar”, el nombre de la PTA y el número de cuenta.

Carpeta o Sobre: Para guardar facturas y recibos.

Caja con Seguro o Caja Fuerte: Para guardar dinero en efectivo temporalmente.

Libro de recibos numerados: También puede ser útil un libro de recibos numerados.

Expediente Portátil o carpeta: Para guardar los registros actuales del tesorero.

Caja de Archivos: Para guardar los registros del tesorero que no se están usando actualmente.

Libro del tesorero (libro mayor): usado para el historial de todas las transacciones (Muestra de libro mayor). Puede guardarse electrónicamente.

Formularios de Autorización de Pago/Solicitud de Reembolso: Solicitudes por escrito para hacer un gasto o reembolso (Autorización de Pago/Solicitud de Reembolso, Fig. F-9 o Capítulo de Formularios).

Formularios de Verificación de efectivo: Usado por al menos dos miembros de la PTA al contar y verificar el dinero en efectivo y los cheques recibidos.

Software de Contabilidad/Financiero: Se puede comprar directamente u obtener uso de licencia anualmente.

Unidades USB/Flash: Para guardar copias de registros y documentos financieros y/o para transferir archivos a sucesores

Registros financieros realizados por computadora

Los registros financieros pueden guardarse en una computadora o estar basados en la web, como MyPTEZ, siempre que se sigan los procedimientos de la PTA y se mantenga una copia de seguridad de todos los registros electrónicos. Se recomienda encarecidamente que se mantenga un registro impreso mensualmente en una carpeta permanente. Ejemplos de informes financieros aparecen como figuras F-1 a F-10 o pueden encontrarse en el capítulo de Formularios de la Carpeta de recursos. Todos los elementos de los formularios de ejemplo deben reflejarse en cualquier informe generado por el equipo utilizado por la asociación.

Antes de utilizar una computadora, considere lo siguiente:

  • Los registros deben ser tales que el directivo de finanzas siguiente será capaz de continuar con el registro en el mismo equipo, programa un ordenador compatible, o a mano.
  • La PTA debe comprar/obtener licencia de uso del programa financiero que se utilizará, para que los futuros oficiales financieros tengan acceso al programa.
  • La asociación debe acordar el programa a utilizar.
  • Todos los libros de contabilidad, registros de cheques, desembolsos de dinero en efectivo y otros registros de todo el año deben estar juntos para ser archivados. Consulte el programa de retención de registros.