Contenido de los Registros de Tesorería
Registros financieros realizados por computadora
Disposiciones para el uso de la computadora
El presupuesto
Informe del tesorero
Informe del secretario financiero
Informe del auditor
Informe financiero anual
Formulario para remisión de la unidad
Formulario de verificación de efectivo
Solicitud de autorización de pago/reembolso
Informe de nomina anual de compensación de los trabajadores
Search Results for: annual financial report
Registros, Reportes y Formularios
UPDATES
2022 Updates
ADVOCACY
Resolutions
- Education Funding Crisis Moved to Historical File
- Educational Testing and Test Scores Deemed Relevant
- Educationally Handicapped Children Moved to Historical File
- Credentialing Requirement: Parent/Family Involvement Component Deemed Relevant
- Post Proposition 13 Funding of Public Education Deemed Relevant
- Self-Esteem and Personal and Social Responsibility Awareness Deemed Relevant
- NEW: Plant Based Food Options at School Meals
Position Statements
- Family Planning Deemed Relevant with Minor Editorial Correction
- Family Engagement in Credentialing Programs Deemed Relevant
- Arts in Education Deemed Relevant
- Basic Education Deemed Relevant
- Education: The Early Years, Ages Three to Six Deemed Relevant with Amendments
- Freedom to Learn Deemed Relevant
- Accountability Systems: Statewide, Federal and Local Deemed Relevant
- Assessment and Testing Deemed Relevant
- Comprehensive Community Schools with Integrated Services Deemed Relevant with Amendments
- Education: The High School Years Ages 14-18 Deemed Relevant with Amendments
- Family Responsibility and Accountability Deemed Relevant with Amendments
- NEW: COVID-19
Legislation Platform and Planks
- New and Revised Legislation Planks as Adopted by the Annual Convention Delegates April 2022
2021 Updates
ADVOCACY
Resolutions
New
- Teaching Hard History: American Slavery in K-12 Education
Position Statements
New
- Distance Learning
- Grief-Sensitive Schools: Building Healthy Coping Skills
Position Statements
Revised
- Vaccinations
- Minor Consent for Health Care
- Missing and Exploited Children
- Safe School Environment
- Status Offenders
- Student Participation in Public Demonstrations
- Credentialed School Personnel
- Charter Schools
- Education: Higher Education
- School-to-Career Technical Education
- Environmental Health and Environmental Education
Various additional resolutions and position statements were reviewed and deemed relevant.
FINANCE
- Amended Audit Report form
- Amended Fiduciary Agreement form
- Amended «Request for Advance» section
FORMS
- Updated PTA Unit/Council Spotlight Award Form
KNOW THE PTA
- Updated California State PTA Bylaws
2020 Updates
ADVOCACY
- Revised «Election Campaigns» Section
- Revised Legislation Platform
- Revised Position Statements
- Revised List of Resolutions
- Revised Resolutions Book
- New Position Statement «Voting»
- Revised Resolutions section
FINANCE
- Revised Audit Report
- Revised Audit Checklist
- Revised «Gross Receipts» Section
- Multiple Revisions from «Signs of Good Financial Procedures» through «Standards for PTA Fundraising»
- Multiple Revisions from «Selecting Appropriate Fundraising Activities» through «Glossary»
FORMS
- Revised Conflict/Whistleblower Form Annual Questionnaire
- Revised Audit Report
PROGRAMS
- Revised Due Dates for Program Grants and Continuing Education Scholarships
- Eliminated School Nurses Continuing Education Scholarship
- Revised School Staff Continuing Education Scholarship
- New Application Forms for All Continuing Education Scholarships, Program Grants and Graduating High School Senior Scholarships
- Revised School Smarts section
Índice
Políticas y procedimientos
Responsabilidades Fiduciarias
Signos de buena salud financiera
Muestra del calendario de actividades
Programa de Conservación de Registros y Norma de Destrucción
Mezcla de fondos
Acuerdos fiduciarios y obsequios a las escuelas
Contratos
Cláusula de exención de la responsabilidad
Varia información de funcionamiento
Solicitud especial de opinión profesional
Servicios de cuidado de niños provistos por la PTA
Cómo atender solicitudes de socorro
El bono escolar y otras campañas de medidas en papeletas escolares
Funcionarios financieros
Funcionarios Financieros
Obligaciones del Tesorero
Obligaciones del Secretario de Finanzas
Obligaciones del Auditor
Obligaciones Financieras del Presidente
Obligaciones del Secretario de Finanzas
Obligaciones Financieras del Vicepresidente/Jefe
Funcionarios Financieros Que Dejan el Cargo
Registros, informes y formularios
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Disposisiones para el uso de la computadora
El presupuesto
Informe del tesorero
Informe del secretario financiero
Informe del auditor
Informe financiero anual
Formulario para remisión de la unidad
Formulario de verificación de efectivo
Solicitud de autorización de pago/reembolso
Informe de nomina anual de componsaciónde los trabajadores
Banca
Banca
Estados de cuenta bancarios
Cheques pendientes
Depósitos
Tarjetas de banco/tarjetas de ATM y crédito
Caja chica
Cuenta de ahorros
Ingresos y gastos
Ingresos
Manejos de los fondos de la PTA
Programa de Membresía Electrónica de la PTA del Estado de California
Suministrar documentos a los donantes
Cheques devueltos por insuficiencia de fondos
Procedimientos de contabilidad para cheques devueltos por insuficiencia de fondos
Ingresos adicionales a las cuotas de afiliación
Procedimientos financieros por internet
Gastos
Sistema de solicitud de cheques: Autorización de pago y solicitud de reembolso
Procedimiento de autorización: Fondos presupuestados pero sin autorizar
Gastos no presupuestarios
Procedimientos financieros por internet
Solicitud de adelanto
Cheques con fecha vencida
El presupuesto
Desarrollo del presupuesto
Partidas presupuestarias recomendadas
Fondos no pertenecientes a la unidad
Aprobación del presupuesto
Modificando el presupuesto
Protección de la exención tributaria de la PTA
Recaudación de fondos
Requisitos locales para la recaudación de fondos
Recaudación de fondos para las PTA
Responsabilidades del comité de recaudación de fondos
Procedimientos del comité
Manejo del inventario de recaudación de fondos
Norma no comercial
Patrocinio versus respaldo
Selección de las actividades de recaudación de fondos
Obtención de suvbenciones
Programas en la escuela
Fondos de la PTA versus fondos escolares o públicos
Excursiones de campo
Cargos de personal escolar
Adquisición de computadoras, tecnología y otras
Programas de enriquecimientos académico
Obsequios personales
Hospitalidad
Apreciación del personal
Apreciación de los voluntarios
La PTA y las funciones educativas
La auditoría de la PTA
Programa de auditoría
Propósito de la auditoría
Preparación para la auditoría
Procedimiento de Revisión Financiera y Recomendaciones
Informe de auditoría
Presentación de impuestos
Requisitos tributarios
Número de identificación de empleador (EIN)
Estatus de exención fiscal y cartas de determinación
Impuesto sobre las ventas
Impuestos federales
Impuestos estatales y formularios gubernamentales
Ingresos brutos
Impuestos sobre los ingresos por negocios no relacionados
Fechas de presentación de las declaraciones
Responsabilidades de los funcionarios en las declaraciones
Auditoría del Servicio de Impuestos Internos (IRS)
La PTA como empleador
Empleadore versus contratista independiente
Aprobación de proyectos que requieren empleados
Planificación
Requisitos para la contratación de empleados
Seguro de responsabilidad civil general extensiva para contratistas independientes
Seguro de compnesación de los trabajadores
Encaso de lesión del trabajador
Informe de nómina anual de compensación de los trabajadores
Requisitos sobre el impuesto de empleador y la retención
Requisitos de la declaración de los empleadores
Sanciones
Requisitos de la declaración de contratistas independientes
Seguro
Reclamaciones de seguros
Finaza y seguro
Guía de seguros y prevención de pérdidas
Mala administración de fondos o malversación
Información sobre accidentes
Obligaciones del Tesorero
Mantener los libros de contabilidad de las cuentas permanentes y registros que sean suficientes para establecer los ingresos brutos, recibos y gasto de la asociación, incluyendo específicamente el número de miembros, las cuotas recaudadas de los miembros y la cantidad de cuotas remitidas a través de los canales apropiados a la PTA del Estado de California. Esos libros de cuenta y registros todo momento razonable estará abierto para inspección por un representante autorizado de la PTA de California.
Presidir la comisión presupuestaria y preparar el presupuesto para ser aprobado por la asociación. (Desarrollo del presupuesto)
Comunicarse con el banco para actualizar todas las tarjetas con los nombres de las personas con autorización para firmar en las cuentas corrientes y de ahorros en el archivo del banco inmediatamente después de asumir el cargo.
Recibir todos los fondos del secretario financiero o de otros voluntarios que hacen el recuento de fondos recibidos. (La persona que entregue el dinero al tesorero deberá conservar una copia del Formulario de Verificación de Dinero en Efectivo firmado por el tesorero).
Depositar todos los fondos inmediatamente a nombre de la asociación en un banco aprobado por la mesa directiva.
Recibir y conservar una copia de la boleta de depósito para cada uno de los depósitos efectuados.
Pagar todas las facturas autorizadas por la mesa directiva o la asociación al recibir la autorización de pago firmada por el secretario de registro y el presidente.
Verificar que todos los cheques lleven dos firmas autorizadas. el presidente y tesorero, cualesquiera dos funcionarios elegidos están autorizados a firmar, con excepción del secretario y el auditor. Los firmantes autorizados no deberán estar relacionados por sangre no matrimonio ni residan en el mismo hogar. Consultar los estatutos para determinar quién está autorizado en el distrito, consejo o unidad de la PTA.
Mantener los registros de la chequera que muestren todas las transacciones a medida que ocurren, de modo que los saldos de las cuentas que se muestran sean actuales.
Mantener un registro exacto de los ingresos y los gastos en un libro mayor, el cual es un registro permanente de la PTA (Programa de conservación de registros y norma de destrucción).
Conciliar los estados de cuentas bancarias con el libro de contabilidad mensualmente. Asegurar de que los estados de cuentas bancarias y las conciliaciones son revisadas y firmadas mensualmente por una persona que no tenga autorización para firmar cheques.
Mantenga a los afiliados informados de los gastos relacionados con el presupuesto aprobado por la asociación.
Remita mensualmente todas las porciones de las cuotas pertenecientes al consejo, distrito, estado y al directivo financiero del distrito o consejo (Formulario para Remisión de la Unidad; Cuota de afiliación, capítulo de Afiliación; Fig. F-7 o capítulo de Formularios). Dar atención al calcular la per cápita de membresía enviada a través de los canales; una vez presentados, los fondos no son reembolsables y no se acreditará para un año futuro. No se hacen remesas por membresías recibidas a través del programa de membresía electrónica de la PTA del Estado de California.
Preparar y presentar un Informe del Tesorero (ver Informe del Tesorero; Fig. F-2 o capítulo de Formularios) en todas las reuniones de la junta ejecutiva y de la asociación. El Informe del Tesorero también debe ser presentado en otras ocasiones, cuando lo requiera la asociación.
Llenar y enviar todos los formularios de informes necesarios que requiera PTA de California para el seguro, y presentar todas las declaraciones tributarias y otros formularios requeridos por las agencias gubernamentales (Requisitos Tributarios) y subirlos en MyPTEZ.
Presentar un Informe Financiero Anual de fin de año (vea Informe Financiero Anual, Capítulo de Finanzas; Fig. F-6 o Capítulo de Formularios) a la asociación que incluya los ingresos brutos y los gastos del año.
Prepare un reporte comparativo entre el presupuesto y las entradas y gastos reales al menos trimestralmente.
Enviar los presupuestos adoptados, los informes financieros anuales, los informes de auditoría (incluyendo las listas de verificación de auditoría y las recomendaciones) y las declaraciones de impuestos al consejo o distrito (si está fuera del consejo) y subirlos a MyPTEZ.
Mantener comunicación constante y directa con el presidente en cuanto a las finanzas. Notificar a los miembros de la junta sobre la situación de la tesorería y sobre sus presupuestos individuales.
Elaborara un presupuesto para programas propuestos con información proporcionada por el directivo del comité de programas.
Enterarse de las fechas de entrega (incluyendo las fechas de los sellos postales estampados) de todas las transacciones financieras.
Asistir a los talleres de finanzas de la convención de la PTA de California.
Asistir a los talleres y a las capacitaciones del distrito o del consejo de la PTA cuando se programen.
Si la PTA tiene un permiso de correo masivo, verificar que la cuenta se mantenga con fondos.
Ayude al auditor a familiarizarse con el sistema de registros.
Use un libro mayor para llevar el historial de los ingresos y los gastos de la asociación.
Para obtener más información sobre las Funciones de Trabajo del Tesorero, consulte el Capítulo de Funciones de Trabajo de la Carpeta de Herramientas.
Informar a todos los miembros de la mesa directiva la fecha en que los libros de contabilidad se cerrarán para hacer la auditoría y para que presenten todos los gastos pendientes antes de esa fecha.