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Es preferible obsequiar los fondos directamente al distrito escolar (en lugar de para una persona) por los servicios requeridos, ya que el distrito escolar tiene la experiencia y la pericia de un empleador (Ver Acuerdos fiduciarios y obsequios a las escuelas). No se debe ver un obsequio financiero como un compromiso continuado, ya que cada asociación de PTA debe aprobar el presupuesto anual. Para determinar si una persona debe considerarse como un empleado o como un contratista independiente, el IRS tiene reglas que ayudan a determinar cómo clasificar a las personas que la PTA contrata. Esto afecta a cuánto la PTA paga en impuestos, si la PTA necesita retener de los sueldos de los trabajadores y qué documentos de impuestos debe presentar la PTA.

El deseo de un individuo de ser considerado como uno o como otro, no es un factor decisivo. Las consecuencias pueden ser muy serias si a una persona que es un empleado se le paga como a un contratista independiente. La unidad puede ser considerada responsable por los impuestos de la persona que debieron haber sido retenidos, así como por las sanciones aplicables. De los salarios pagados a un empleado, el empleador generalmente debe retener el impuesto sobre el ingreso, retener y pagar los impuestos del Seguro Social y el Medicare y pagar impuestos de desempleo. Sin embargo, un empleador generalmente no debe retener o pagar impuestos por los pagos hechos a contratistas independientes.

Aquí hay siete cosas que cada PTA debe saber al contratar gente como contratistas independientes frente a contratarlos a empleados.

El IRS utiliza tres características para determinar la relación entre un empresario y el trabajador:

• El control conductual abarca hechos que muestran si la PTA tiene un derecho a dirigir o controlar cómo se realiza el trabajo mediante instrucciones, capacitación u otros medios.
• El control financiero abarca hechos que muestran si la PTA tiene derecho a dirigir o controlar los aspectos financieros y del negocio de las tareas del trabajador.
• El factor de tipo de relación se refiere a cómo el trabajador y la PTA perciben su relación.

Si la PTA tiene el derecho de controlar o dirigir no sólo lo que es necesario hacer, sino también cómo es necesario hacerlo, entonces el trabajador es más probable que sea un empleado.

Si la PTA puede dirigir o controlar sólo el resultado del trabajo realizado- y no los medios y métodos para obtener el resultado: el trabajador es probablemente un contratista independiente.

Un empleador que clasifique mal a un trabajador como contratista independiente puede acabar con facturas de impuestos sustanciales.

Además, el empleador puede enfrentar sanciones por no pagar impuestos de empleo y por no presentar los formularios fiscales necesarios.

Ambos, empleador y trabajador, puede pedir al IRS determinar si una persona determinada es contratista independiente o empleado presentando al Servicio de Recaudación de Impuestos (IRS) un Formulario SS-8, Determinación de la condición de trabajador para fines de impuestos federales de empleo y retención de impuesto sobre la renta retenciones

Las adquisiciones mayores como computadoras, máquinas copiadoras, unidades de aire acondicionado y/o equipo audiovisual, así como libros y equipo para el aula y el área de juegos, deben cumplir con las normas del distrito escolar y puede que se requiera que se compren por parte del distrito mismo. Si es posible, trate de llegar a un acuerdo con el distrito escolar, indicando que la adquisición permanecerá en el lugar de la escuela a la cual fue donada originalmente y que la PTA podrá usar el equipo para los fines de la PTA (Ver Acuerdos fiduciarios y obsequios a las escuelas).

La tecnología desempeña un papel importante en el futuro de la educación. Es probable que se solicite a las PTA ayuda para suplir de equipo tecnológico y materiales a las escuelas. Los siguientes lineamientos son para el uso de las PTA cuando adquieran computadoras y/u otro equipo tecnológico:

Todas las adquisiciones deben efectuarse mediante consulta con el distrito escolar. Las PTA deben estudiar el distrito escolar y los planes informáticos de la escuela antes de adquirir cualquier equipo tecnológico. Al hacer compras de equipo (o de programas), las PTA deben determinar cómo va a ser utilizado el equipo para ampliar el programa de enseñanza y asegurarse de que:

• Existe un plan extensivo del distrito escolar sobre la forma en que el equipo será utilizado en conjunto con el programa de estudios de la escuela.
• El equipo a comprar califica dentro del plan general del distrito escolar.
• El personal está capacitado para utilizar el equipo y se está llevando a cabo un programa de capacitación en servicio para mantener a los(as) maestros(as) al corriente de las oportunidades de la tecnología.
• El distrito escolar asignará los fondos adecuados para la compra de programas apropiados.

Para cumplir con la responsabilidad de la educación de padres de la PTA, se insta a las PTA a conseguir el compromiso del director de la escuela y de la junta escolar de que las computadoras donadas también podrán ser utilizadas por la PTA para los programas de educación de padres, desarrollo de sitios Web y boletines de la PTA, etc., mientras no se están utilizando en el programa de estudios regular de la escuela.

Cuando se pague el costo de un asistente de maestro o de un instructor especial, los fondos deben depositarse en el distrito escolar para que el empleado quede cubierto por el seguro del distrito escolar (Ver Acuerdos fiduciarios y obsequios a las escuelas). Además, el tema del programa de enriquecimiento debe ser aprobado por el distrito escolar y el uso de las instalaciones de la escuela debe ser aprobado por el director de la escuela y el distrito escolar. Si el distrito escolar insiste en que la PTA financie el programa y pague directamente a los directivos se debe poner atención (ver La PTA como empleador).

Un PTA puede optar por organizar o apoyar programas educativos, sujeto a las directrices y limitaciones seguros de PTA. Dichos programas van desde contratar personal al donar dinero a los distritos escolares, apoyar las excursiones de la clase o apoyar un programa de enriquecimiento académico. Los afiliados actuales de la PTA deberán aprobar todos los proyectos y programas antes de que pueda hacerse ningún gasto.

El suministro de personal, las lecciones particulares y los programas de enriquecimiento se deben basar en las necesidades de la comunidad escolar. Consulte con el director, el cuerpo docente, el director del programa y los padres. El programa debe tener beneficios positivos para todos los participantes.

Fondos de la PTA versus fondos escolares o públicos
Excursiones de campo
Cargos de personal escolar
Adquisición de computadoras, tecnología y otras compras grandes
Programas de enriquecimiento académico
Obsequios personales
Hospitalidad
Apreciación del personal
Apreciación de los voluntarios
La PTA y las funciones educativas

Responsabilidades fiduciarias
Signos de buena salud financieras
Muestra del calendario de actividades
Programa de conservación de registros y norma de destrucción
Mezcla de fondos
Acuerdos fiduciarios y obsequios a las escuelas
Contratos
Cláusula de exención de responsabilidad

Varia información de funcionamiento
Solicitud especial de opinión profesional
Servicios de cuidado de niños provistos por la PTA
Cómo atender solicitudes de socorro
El bono escolar y otras campañas de medidas en papeletas escolares

Mejorar la comunidad es uno de los principales objetivos de la PTA. Esto se puede lograr por medio de la cooperación entre otras dependencias que se preocupan por el bien de la niñez en la comunidad.

Los distritos, los consejos y las unidades de la PTA no deben cooperar de manera permanente con alguna dependencia. Las PTA pueden cooperar con una dependencia publicando y distribuyendo información sobre algún evento en las reuniones o en el boletín informativo.

Pueden cooperar con cualquier dependencia en algún proyecto especial cuyos propósitos y métodos sean consistentes con las políticas de la PTA. Si por algún motivo no se puede completar el proyecto durante la administración en que fue autorizado, la nueva administración debe revisarlo antes de su aprobación.

Pueden cooperar con cualquier dependencia por medio de los comités. No se debe nombrar a un el comité de cooperación permanente o continua. Un comité de cooperación se mantiene sólo durante el proyecto especial para el cual se creó.

El copatrocinio implica el desarrollo y el planeamiento de un evento con otros grupos, dependencias u organizaciones.  Las PTAs deben participar activamente en cada forma de apoyo para garantizar que los objetivos y procedimientos sean de acuerdo con los Propósitos, las políticas básicas y los principios de la PTA. Si un evento requiere la firma de acuerdos contractuales, se deben definir, discutir y autorizar con claridad las obligaciones, las responsabilidades financieras y la responsabilidad civil. Para estar protegidos en caso de un accidente o de una demanda, cada grupo que es copatrocinado debe tener su propio seguro de responsabilidad civil. Antes de cualquier evento, toda la información impresa y la selección de oradores debe ser revisada y aprobada por la junta ejecutiva de copatrocinio de la PTA.

El derecho de los miembros de PTA de California a ser representantes oficiales de esta en relaciones públicas (incluyendo la publicación de nombres en papel con membrete de otras organizaciones) puede ser conferido sólo por la Junta de Directores o el presidente de la PTA de California. Cualquier persona que preste servicios a otra organización como representante de PTA de California puede aceptar honorarios que se donarán a PTA de California.

Los fondos de la PTA no se pueden utilizar, sin la aprobación de la Junta de Directores de la PTA de California, para cubrir los gastos de aquellos que han aceptado responsabilidades en comités con dependencias externas.

Coordinación con grupos comunitarios

La política de la PTA Nacional motiva la participación de las PTA en los grupos comunitarios. Es de suma importancia que las PTA sean parte de los consejos comunitarios que tengan objetivos similares a los de la PTA.

La unidad, consejo o distrito de la PTA debe asegurarse de que las reglas propuestas para proceder o los estatutos del grupo no entren en conflicto con los estatutos de la asociación.

Los grupos comunitarios con los que la PTA puede cooperar son aquellos que no están establecidos como grupos de acción ni que operan programas, sino que más bien obtienen información y desarrollan recursos al servicio de la niñez, la juventud y las familias de la comunidad. Las habilidades y las fortalezas de cada organización se pueden utilizar de manera eficiente para resolver problemas que requieran esfuerzos combinados y planeamiento en conjunto.

Cada organización representada en los grupos comunitarios conserva su propia identidad y no está comprometida a cumplir con funciones fuera de su campo de acción. La unidad de la PTA no se “une” a otra organización. La participación en estos grupos se hace por medio de un representante oficial de la PTA, quien debe informar a la PTA de las actividades del grupo, debe votar en asuntos de rutina de la organización y debe actuar en asuntos de política bajo la dirección de la PTA que representa.

Muchos grupos comunitarios tienen presupuestos de operación para cubrir gastos del personal y otros gastos. Se deben respetar, de manera estricta, las políticas de la PTA en cuanto al uso legítimo de los fondos de la PTA. (Acuerdos fiduciarios y obsequios a las escuelas; El presupuesto; Programas en la escuela, Presupuesto (muestra). El distrito de la PTA debe determinar una cantidad equitativa, que se puede presupuestar con base en los gastos del grupo comunitario. Todas las contribuciones a estos grupos requieren de la aprobación de la asociación.

Límites de la cooperación (condiciones que regulan el patrocino de grupos juveniles)

PTA de California considera de gran valor las actividades llevadas a cabo por grupos que sirven a los jóvenes.

Condiciones para el patrocinio

El refuerzo de las actividades que desempeñan los grupos juveniles se debe dar a través del apoyo moral y de la motivación, garantizándoles el liderazgo de un adulto, ayudándoles a conseguir un lugar para realizar sus reuniones y dándoles la oportunidad de que trabajen para la juventud. La PTA no asume ninguna obligación ni se hace responsable de las acciones de cualquier individuo que esté actuando como líder, como participante o en alguna otra posición del grupo patrocinado.

Un miembro de la junta ejecutiva del patrocinio de la PTA será el coordinador y representante de cualquier grupo juvenil patrocinado por esta asociación. La unidad local tiene ciertas responsabilidades hacia cualquier grupo cuyos propósitos estén relacionados con su programa. Debe tratar de despertar interés en la necesidad de que existan grupos juveniles, motivar la formación de dichos grupos y estimular el liderazgo.

La PTA no tiene obligación, de manera expresa o de otra manera, ni responsabilidad civil por la competencia, las acciones o las omisiones de cualquier individuo o individuos que sea o pueda llegar a ser un líder activo, participante o de cualquier otra forma, en cualquier organización o grupo patrocinado por la PTA.

La PTA no debe dar apoyo financiero a los grupos que patrocine, incluyendo el pago de cuotas individuales o la compra de uniformes o equipo. La PTA puede ayudar a encontrar actividades apropiadas de recaudación de fondos para grupos juveniles, ofreciéndoles publicidad a sus proyectos y reconociendo sus logros.

En caso de que sea necesario, la unidad puede votar a favor de la realización de un proyecto para recaudar fondos para poder entregarles artículos como equipo para el grupo, materiales para hacer manualidades o para campamento.

Para evitar malos entendidos y lograr una relación armoniosa entre el patrocinador de la PTA y el grupo juvenil, una copia de las condiciones que regulan el patrocinio debe adjuntarse o formar parte de todo acuerdo de patrocinio (Solicitud o renovación de la solicitud para el patrocinio de grupos juveniles).

Grupos de Boy Scouts

PTA del estado de California continúa brindando su apoyo a los niños exploradores y las oportunidades estas actividades proveen a los jóvenes. Sin embargo, los Boy Scouts of America buscan el patrocinio de organizaciones locales patrocinadores que firman y la carta de solicitud anual incluye las siguientes responsabilidades para dichas organizaciones:

• Conducir el programa de exploradores de acuerdo sus propias políticas así como aquellas de los Boy Scouts.
• Incluir el programa de exploradores como parte de su programa general para los jóvenes y las familias.
• Nombrar un miembro de la organización para que coordine todas las operaciones de los exploradores en el sitio. Él o ella representará a la organización en el distrito de los exploradores y servirá como miembro con voto en el consejo de los Boy Scouts.
• Seleccionar a un comité de exploradores (con un mínimo de tres) entre padres y miembros de la organización, quienes examinarán y seleccionarán a los líderes exploradores locales.

Aunque una persona puede escoger ser voluntario con los Boy Scouts of America u otros grupos juveniles, PTA de California instruye a las unidades, consejos y distritos de la PTA A NO FIRMAR NINGUNA CARTA CONSTITUTIVA NI FORMULARIO DE PATROCINIO DE GRUPOS JUVENILES CON LOS BOY SCOUTS OF AMERICA, pues:

• Un representante de la PTA no puede comprometer a la PTA a los estatutos y otras regulaciones de los Boy Scouts of America.
• Los líderes locales de la PTA en general no tienen las capacidades para examinar ni seleccionar a los líderes locales de los exploradores.
• El programa de seguro de PTA de California no provee cobertura para un líder de la PTA que funja como representante del consejo de los exploradores ni para patrocinar otra organización.
• El programa de seguro de PTA de California no provee cobertura para las acciones de ninguna persona que funja como líder, participante ni en ninguna otra calidad en otra organización.