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Todas las PTAs deben comunicarse con miembros de la PTA y la comunidad escolar. Cada unidad debe determinar qué es lo que mejor para adaptarse a las necesidades de sus miembros y la comunidad, y lo que está dentro de su presupuesto. Las opciones incluyen:

• publicaciones impresas tales como boletines informativos y folletos
• mensajes de correo electrónico
• publicaciones electrónicas como boletines
• sitios Web
• medios de comunicación social
• pancartas y carteles
• mensajes de texto

El Plan de Comunicación de la PTA debe informar a la comunidad sobre las actividades de la PTA y funciones escolares.

Identificar la audiencia. Es importante aclarar a quien dirige su mensaje. ¿Para quién es su presentación, para padres? estudiantes? maestros?

Utilizar la herramienta adecuada. Decidir cuál es la mejor manera de comunicarse con su público. Considere el uso de múltiples herramientas para dar el mensaje.

Preparar el mensaje. Revisar y refinar cada artículo para transmitir de forma clara y concisa el mensaje.

Use la Guía de estilo de la PTA. Consulte la Guía de Estilo de la PTA de California para usar gramática específica a la PTA, y que contiene puntuación servicial y recordatorios de cómo escribir y usar correctamente el logotipo de la PTA.

Incorporar el logotipo de la PTA en todas las comunicaciones de la PTA. El logotipo de una organización llama la atención del lector y al instante capta una conexión familiar. Este Logotipo de la PTA se puede descargar y personalizar para su uso por las unidades, consejos y distritos de la PTA.

Acatar las políticas de la PTA no comerciales, no partidistas y no sectarias.

Todas las comunicaciones deben ser aprobadas por el presidente de la PTA y director de la escuela antes de que se escriban, impriman o publiquen. El director es responsable del contenido de la información de la escuela y que esté de acuerdo con el Código de Educación del Estado y la política del distrito escolar. El presidente de la PTA es responsable de la exactitud de la información de la PTA y de cumplir con las normas de la PTA. (Artículo VI, Sección 1i, Normas de Funcionamiento de la PTA/PTSA local).

Sugerencias de publicación:

• Crear una identidad visual. Las publicaciones de la PTA deben ser coherentes en el aspecto y fácil de identificar.
• Indicar la fecha en todas las publicaciones.
• El nombre de la unidad, consejo, distrito y PTA del estado debe estar en cada publicación.
• Las publicaciones deben incluir la información de contacto de la PTA – las unidades deben utilizar el domicilio de la escuela; la PTA de consejo y distrito deben utilizar la oficina o el domicilio de correspondencia.
• Incluir referencias a otros recursos de la PTA, como a la PTA del consejo y distrito, la PTA del Estado California y a publicaciones de la PTA Nacional, sitios web y sitios de medios sociales.
• Hacer un plan para llegar a todos los miembros.

Sólo publicar un resumen de las medidas adoptadas de las actas de las reuniones de la PTA en publicaciones de la PTA. No publicar, sin permiso por escrito, fotos o información personal acerca de los estudiantes o adultos. El uso de fotografías o videos de los niños requiere una Forma de Autorización de Fotografía, disponible en inglés o español.

Publicidad y patrocinios

Pueda que empresas comerciales o personas busquen a la PTA para aparecer en sus publicaciones. Toda publicidad debe ser revisada para garantizar que cumple con los altos estándares y obligaciones legales de la PTA.

La PTA del Estado de California recomienda encarecidamente buscar patrocinadores en lugar de aceptar publicidad. Ver Patrocinio vs Endoso. Dar gracias a los financiadores y patrocinadores. ¡Una frase es suficiente! Para que la PTA preserve el derecho de no pagar impuestos por un patrocinio, el reconocimiento de agradecimiento a la organización no debe promover al patrocinador, sus productos o servicios. Familiarizarse con la política de no comercial.

• La PTA Sunshine expresa su aprecio y gratitud a los siguientes vendedores por hacer posible esta publicación:
• La PTA Sunshine expresa su agradecimiento a Neighborhood Bank por permitir el uso de su estacionamiento para el lavado de coches.
• La PTA Sunshine agradece a Romano Pizza por su generosa oferta de donar el 10% de todas las ventas del sábado.

Todas las publicaciones enviadas por correo deben cumplir con las directrices del Servicio Postal de los Estados Unidos. Obtengas más información sobre la elegibilidad de enviar correo por agencias no lucrativas.

Para cualquier tipo de publicación que tenga publicidad, utilice el siguiente descargo de responsabilidad: Cualquier negocio o servicio mencionado en esta publicación no implica que la PTA lo patrocina o que está a favor.

Leyes de derechos de autor

La PTA debe cumplir con las leyes federales de derechos de autor que rigen el material impreso, la poesía, el arte, la música y los programas informáticos. Se debe de acatar todas las leyes de manera ética al publicar/reproducir de nuevo artículos, arte, fotografías, etc.

Para obtener información completa sobre las leyes de derechos de autor visite http://www.copyright.gov/ .

Los artículos de la PTA del Estado de California y obras de arte pueden ser utilizados por las unidades, consejos y distritos de la PTA sin permiso. Leer los materiales de la PTA Nacional cuidadosamente para determinar si se requiere permiso para volver a publicar. Siempre de reconocimiento a la fuente de dónde obtuvo la información.

• Es importante que cualquier cosa con derechos de autor, incluyendo obras de arte originales, no sea pueden reproducido en un artículo que se va poner a la venta o para anunciar un evento. Se debe obtener el permiso debe para evitar disputas. El artista o la compañía de sindicación suelen requerir un pago de derecho por cada artículo vendido y un número determinado de copias gratuitas de dicho artículo.

Al mostrar las películas en la escuela o en eventos después de la jornada regular escolar o en eventos para recaudar fondos, las PTAs deben respetar las leyes de derecho de películas/video, licencias del sitio y promover el evento según lo permite la licencia de sitio.

Sugerencias para mejorar el contenido

• Solicitar Opinión. Tome un voto de opinión, haga una encuesta o preguntas interactivas en los medios sociales.
• Publicar: Las fechas de los próximos eventos, los resultados de los eventos pasados, las campañas de afiliación, y los ganadores de los premios de la PTA.
• Recuerde, la gente no lee, solo repasa la información. Usar puntos, citas literales y gráficos.
• Revise Todo. Pedirle a dos o tres personas que revisen y corrigen todo antes de que se distribuye.

Traducción de materiales

Las PTAs deben trabajar en estrecha colaboración con la escuela para satisfacer las necesidades lingüísticas de los que reciben las publicaciones de la asociación. Para traducir información y materiales, buscar la ayuda de:

• Los padres bilingües en la mesa directiva;
• Los maestros o personal de apoyo en las aulas del distrito escolar; o
• Los departamentos de lenguas extranjeras en las escuelas preparatorias locales, colegios comunitarios y universidades.

Considere proporcionar el contenido traducido en una de las siguientes maneras:

• Presentar traducciones de lado a lado de los artículos en cada página, o
• Imprimir o enviar un tema aparte.
• Ofrecer toda la información en inglés con un resumen breve de la información importante en los idiomas necesarios de la comunidad escolar.
• Tener una persona bilingüe designada o una página Web con la información disponible en cada idioma especifico.
• Grabar cintas de audio o vídeo de boletines, avisos y consejos para padres en diferentes idiomas y publicar en su sitio web.
• Infórmese de cómo informar a los miembros de su comunidad cuyo idioma materno no es el inglés.

La PTA del Estado de California ofrece Subsidio de Traducción para la Difusión a las unidades, consejos y distritos de la PTA para financiar servicios de traducción escrita u oral de materiales de la PTA a otros idiomas.

Preparación de publicaciones

La distribución eficiente y oportuna es crucial para el proceso de publicación.

• Establezca una fecha de publicación al principio del año escolar y comparta con sus contribuyentes
• Enviar recordatorios del artículo publicación cuando se esté acercando la fecha de vencimiento.
• Solicítele a los miembros de mesa directiva que escriban artículos e informes sobre sus proyectos y eventos
• Recuerde a colaboradores que el material se editará según el espacio y forma (gramática, puntuación, ortografía y exactitud de la información) en todas las publicaciones.
• Recuerde que debe dar tiempo para que la publicación sea revisada y aprobada por parte del presidente de la PTA y director de la escuela antes de distribuirla.
• Incluya el costo de los materiales, suministros, impresión, software, suscripciones de proveedores de servicios y equipos en el presupuesto de la asociación.

Distribución de publicaciones

Envíe copias de las publicaciones de la PTA de unidad a los presidentes de la PTA de consejo y/o distrito. Comparta sus publicaciones con la PTA del Estado de California enviando por correo a la oficina de la PTA estatal o por correo electrónico a communications@capta.org. Si la publicación es en forma impresa, deje varias copias en la oficina de la escuela.

Utilice sus publicaciones como una herramienta de marketing de la PTA. Distribuir a los superintendentes del distrito escolar y delegados, empresas, cámaras de comercio, grupos de servicio, oficinas de la ciudad, los departamentos de policía, bibliotecas, departamentos de recreación, programas de después de la jornada escolar, guarderías, preescolares, medios de difusión, a los supervisores del condado, colegios y legisladores estatales locales.

Sito Web

Un sitio web es una herramienta útil para la promoción y el suministro de recursos. Por lo general es el primer punto de referencia para las personas interesadas en conocer más acerca de su PTA.

• Piense estratégicamente acerca del contenido y el diseño del sitio. La simplicidad de diseño es la clave para facilitar el uso.
• Incluya en su presupuesto el desarrollo del sitio web y mantenimiento. Los sitios web pueden ser manejados por la oficina del condado de educación, el distrito escolar o por un proveedor de servicio pagado por la PTA.
• No publicar normas de funcionamiento de la PTA, actas e informes financieros en el sitio web, excepto en forma de resumen.
• Modificar el contenido de su sitio web con regularidad. Enviar la copia aprobada al administrador del sitio web con las fechas de publicación y de vencimiento de dichos anuncios.
• Hacer enlace a la información de los sitios web de la PTA de California, de la PTA Nacional, de los consejos y de los distritos.
• Se bebe obtener permiso antes de publicar cualquier nombre, fotografía, o la información de contacto en el sitio web. Respetar las leyes de derecho. Usar la Forma de Autorización de Fotografía, disponible en inglés y español.

Cuentas de correo eléctrico de la PTA

Designe cuentas de correo electrónico específicas a puestos de la PTA, por ejemplo, ABCPTAPresident@xxx.com, conocidas como alias de correo electrónico. El alias de correo electrónico no cambia de año a año, pero se pasa al sucesor al puesto. Las cuentas de correo electrónico están configuradas para ser enviadas por correo electrónico automáticamente a las cuentas de correo electrónico personales de los miembros de la mesa directiva. Actualizar los alias de correo electrónico y enviar contraseñas al comienzo de cada término.

Listas de distribución de correo electrónico

Las listas de distribución de correo electrónico son una manera gratuita y eficaz para compartir información con los comités, miembros de la mesa directiva y los miembros. Algunos proveedores de servicio permiten al usuario configurar una lista de distribución de grupos sin cargo. Destinar una de copia oculta para evitar la difusión de las direcciones de correo electrónico personales de los miembros. Cumpla con las limitaciones de correo electrónico de los proveedores de servicios de correo electrónico personales para evitar la activación de los filtros de spam.

Proporcionar una opción para darse de baja. Respete todas las solicitudes de las personas que quieren darse de baja.

Boletines electrónicos

Boletín electrónico: es una forma económica en tiempo y costo para compartir información con un gran número de personas. Normalmente es una forma de enviar información actual por correo electrónico a los miembros en la lista de distribución de correo electrónico.

Utilice una empresa de marketing en línea para enviar sus boletines electrónicos. Estas empresas ofrecen excelentes plantillas de boletines electrónicos y permiten a su PTA hacer listas de distribución que no están limitadas por las restricciones de correo electrónico personales.

Los elementos gráficos son bloqueados para algunos destinatarios de correo electrónico. Use un formato de sólo texto o enviar un correo electrónico que incluye un hipervínculo a un boletín publicado en el sitio web de la PTA.

Convertir el boletín en un Documento de Formato Portátil (PDF) antes de enviar por correo electrónico para asegurarse de que todos los destinatarios puedan abrir el documento. Incluir un enlace a la web de Adobe PDF Reader para que los miembros puedan descargar el lector de PDF de forma gratuita.

Mantenga el boletín electrónico breve. De un breve resumen de cada tema, añadiendo enlaces a información adicional disponible en el sitio web de la unidad.

Para obtener una plantilla e ideas de diseño, consulte los boletines electrónicos de la PTA del Estado de California.

Medios de comunicación social

Las directrices para los medios de comunicación social son las mismas que para todas las publicaciones de la PTA.

• Mantener los altos estándares de respeto y cortesía de la PTA
• Acatar las políticas de la PTA no partidistas, no comerciales, sectarias, “no hacer daño» a un individuo o una organización, y estar bien informado sobre las posturas de la PTA.
• La PTA debe asignar a un administrador del sito de los medios sociales para que revise los mensajes del sitio diariamente, si no es posible más a menudo.
• Siga las directrices establecidas por cada medio de comunicación social. Usar la Forma de Autorización de Fotografía disponible en inglés y español cuando publique fotografías.
• Tenga cuidado con la censura. Las redes sociales invitan a los miembros y socios a compartir puntos de su punto de vista libremente. Retire publicaciones o comentarios de sus páginas o cuentas de redes sociales sólo cuando violan las normas publicación de respeto y cortesía de la PTA en los medios sociales, o si violan nuestras políticas de no partidistas, no comerciales, no sectarias. Consulte la Hoja de Consejos de Medios de Comunicación Social de la PTA Nacional.

Volantes

Los volantes son una buena forma para anunciar los próximos eventos.

Los volantes deben:

• Tener texto limitado y un mucho «espacio en blanco» para que la información resalte.
• Indicar el quién, el qué, cuándo, dónde y por qué.
• Contener pocos gráficos y tipo de letra moderada.
• Incluir el logotipo de la PTA.

Use el volante personalizable de marketing de membresía para informar a posibles miembros de su PTA.