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El informe final de evaluación debe incluir: (Formulario de evaluación)

• Enunciado del problema.
• Resumen del plan de acción.
• Cambios que se realizaron en relación con el problema identificado y quiénes los realizaron.
• Tipo y nivel de participación de la escuela y la comunidad.
• Presupuesto y fondos gastados efectivamente.
• Conclusión del proyecto (¿a tiempo?, ¿dentro del presupuesto?).
• Acciones continuas necesarias.
• Acciones continuas planeadas.
• La presentación de un informe final a la junta ejecutiva y a los miembros de la PTA.

Este orden del día es solamente una guía, la que se puede adaptar a las necesidades de la unidad.
El orden del día debe imprimirse por triplicado y entregar copias al secretario de actas y al parlamentario.
Distribuya o envíe por correo a los miembros las propuestas de presupuesto y programas anuales junto con el orden del día.

Es aconsejable que un presidente nuevo escriba todo en forma detallada. Marque cada punto conforme se haya tratado y de esta manera no se olvidará de nada. El funcionario que preside la reunión debe estar de pie mientras cumple con sus funciones y se debe sentar (a menos que no pueda ser visto por la audiencia) mientras los demás participan.

Cuando las PTA venden artículos pero usan las ganancias exclusivamente para apoyar el propósito de la asociación, son consideradas como consumidores y no como vendedores al detalle de esos artículos (Departamento de Administración de Impuestos y Tarifas de California).

Las unidades pagan el impuesto sobre las ventas en el momento de comprar. En consecuencia, las unidades no requieren permisos de vendedor para realizar ventas de esos artículos. Observe con cuidado que la condición para esta exención es que las ganancias de la venta sean usadas exclusivamente para lograr los propósitos de la asociación.

Los proveedores no siempre cobran el impuesto sobre las ventas a las unidades que compran artículos para vender en sus colectas de fondos. Algunos proveedores han dicho que a las unidades nunca se les cobra el impuesto sobre las ventas o han argumentado que las unidades necesitan un permiso de venta debido a que están vendiendo mercancía al consumidor.

Según la Publicación 18 de Organizaciones Sin Fines de Lucro (disponible en el sitio web del Departamento de Administración de Impuestos y Tarifas de California) https://www.cdtfa.ca.gov/formspubs/pub18.pdf), las unidades están exentas de cobrar y remitir impuestos por la venta de artículos, y se ha determinado que son consumidores de los artículos comprados. Sin embargo, las ganancias obtenidas por la venta de artículos deben usarse exclusivamente para promover el propósito de la asociación exenta. Esto quiere decir que al momento de la compra, las unidades deben pagar a los proveedores el impuesto sobre las ventas de los artículos que planean vender. Las unidades no son consideradas proveedores de artículos como consecuencia de esta exclusión especial y por lo tanto no tienen que obtener permiso de venta ni declarar ventas.

Puede suceder que las unidades tengan que informar a los proveedores de su condición de exclusión e insistir en pagarles el impuesto sobre las ventas, o bien que tengan que ajustar las facturas del proveedor para incluir el impuesto sobre las ventas y pagar la cantidad ajustada. Es recomendable que la unidad estudie la posibilidad de trabajar con otros proveedores si se les dificulta obtener su cooperación o acuerdo en relación con el pago de impuesto sobre las ventas.

Si una PTA no está segura de quién es responsable de informar y pagar sobre los impuestos de las ventas del acuerdo que hizo con una compañía de recaudación de fondos, debe llamar al centro de servicio al cliente del Departamento de Administración de Impuestos y Tarifas de California para obtener ayuda al 1-800-400-7115 (CRS:711).

Las PTAs de consejo y  distrito no satisfacen los mismos criterios que las unidades y, por lo tanto, deben tener permisos de vendedores obtenidos del Departamento de Administración de Impuestos y Tarifas si participan en la recaudación de fondos que implica la venta de artículos tangibles.

Debido a la gran diversidad de actividades de recaudación de fondos que hay en las PTAs de distrito y consejo, consulte la Publicación 18 de Organizaciones Sin Fines de Lucro, disponible en el sitio web del Departamento de Administración de Impuestos y Tarifas de California en https://www.cdtfa.ca.gov/formspubs/pub18.pdf, para determinar qué es lo que puede y no estar sujeto a impuestos.

A partir del 1º  de abril de 2019, los proveedores de otros estados deben registrarse con el Departamento de Administración de Impuestos y Tarifas (CDTFA) de California, recaudar el impuesto por tener ventas en California y pagar el impuesto a la CDTFA según el monto de sus ventas en California. Las PTAs deben dirigir a proveedores de otros estados a la guía en línea de CDTFA https://www.cdtfa.ca.gov/industry/wayfair.htm.

Whenever an authorization vote has not been taken, the treasurer must wait for approval prior to reimbursing the member. The member presents the Payment Authorization/Request for Reimbursement form to the treasurer with proof of money spent, such as an invoice marked “paid,” a dated cash register receipt, etc. The treasurer presents each bill at a meeting of the executive board or the association, and a motion must be made to pay it. Discussion and vote follow. The action of the executive board must be ratified at the next association meeting.

When bills are approved for payment, the secretary records the motion, listing the bills approved (authorized) for payment in the minutes.

The secretary signs the Payment Authorization/Request for Reimbursement form to denote that the expense has been approved and the motion is included in the minutes. The president signs the Payment Authorization/Request for Reimbursement form to denote it is a PTA-authorized expenditure.

The Payment Authorization/Request for Reimbursement form is given to the treasurer.

The treasurer prepares the check and records the check number on the Payment Authorization/Request for Reimbursement.

The Payment Authorization/Request for Reimbursement form is filed for review in the financial review.

The treasurer obtains the signatures of two authorized signers on the check for the protection of the PTA’s funds.

The treasurer distributes the check.

Follow proper procedures to guard against misappropriation of funds. The responsibility of establishing and maintaining correct procedures rests with each member of the PTA executive board.

El presupuesto es una representación financiera de los objetivos, las actividades y operaciones que una PTA espera llevar a cabo durante un período específico. El presupuesto calcula ingresos y gastos para el año y debe presentarse a la asociación para su aprobación y debe constar en el acta de asociación. El presupuesto debe coincidir con la duración del mandato, que normalmente es también el año fiscal de la asociación. (Ver Presupuestación y Recaudación de fondos).

Ver el Presupuesto (Muestra).

Requisitos tributarios
Número de identificación de empleador (EIN)
Estatus de exención fiscal y cartas de determinación
Impuesto sobre las ventas
Impuestos federales
Impuestos estatales y formularios gubernamentales
Ingresos brutos
Impuestos sobre los ingresos por negocios no relacionados
Fechas de presentación de las declaraciones
Responsabilidades de los funcionarios en las declaraciones
Auditoría del Servicio de Impuestos Internos (IRS)

A written request for payment of an expenditure or reimbursement is required. The bottom of the form records the date the expenditure was authorized in the minutes and is signed by the president and secretary.

See Payment Authorization/Request for Reimbursement.

El archivo completo del tesorero debe contener lo siguiente:

• Informes, listas de verificación y recomendaciones del reseñador financiero del año actual y el anterior
• Presupuesto y presupuesto versus informes y actualizaciones reales
• Los estatutos y las normas permanentes
• Certificado de seguro
• Copia de la Guía de Seguros
• Copia de la Carta de Determinación de Exención de Impuestos actual
• Correspondencia
• Información específica sobre el distrito
• Registros de los empleados, actual
• El Número de Identificación de Empleador (EIN, por sus siglas en inglés) federal
• Copias de las presentaciones de impuestos
• Hoja de información con la lista de nombres, direcciones y números de teléfono de todas las instituciones financieras utilizadas, junto con cualquier información relativa a los registros computarizados y contraseñas.
• Número de empresa, si lo hay, número de identidad de la Junta de Recaudación de Impuestos de California (CSFTB) y el número fiscal de beneficencia del Procurador General.
• Informes financieros anuales
• Informes financieros mensuales (incluyendo los informes del tesorero y los informes del secretario financiero)
• Libro mayor financiero (puede mantenerse electrónicamente) y registro (s) de chequera
• Formularios para remisión al consejo y al distrito de la PTA
• Informe de Nómina Anual de Compensación a los Trabajadores
• Carpeta de recursos de la PTA de California, capítulos de Finanzas, Formularios  y Descripción de funciones.
  
• Recomendaciones para quien lo suceda en el puesto

Cuando no hay secretario financiero, completar los registros del tesorero incluir también:

• Estados de cuentas bancarias y conciliaciones (revisadas y firmadas por una persona sin autorización a firmar cheques)
• Formularios de Verificación de Dinero en Efectivo completos con documentación y comprobantes de depósitos bancarios adjuntos
• Formularios de Autorización de Pagos completados adjunto con recibos
• Formularios de Autorización de Pago de Banco/ EFT junto con documentación
• Autorización para transferir fondos entre cuentas junto con documentación.
• Cheques cancelados

Para cada cuenta de banco, registre en un lugar seguro el número de cuenta, lugar de depósito y directivos elegidos autorizados para firmar en la cuenta. Si se utiliza un libro de contabilidad manual, escribir dentro de la portada del libro del tesorero. Mantener la chequera en un lugar seguro. Asegúrese de que el secretario registre los nombres de los funcionarios autorizados para firmar en la cuenta en las actas de la reunión de la asociación donde fueron elegidos, o cada vez que la junta ejecutiva llene un puesto vacante.

Todos los suministros que se indican a continuación son gastos legítimos de la PTA, reembolsables con la aprobación de la junta ejecutiva.

Libreta de depósitos del banco

Boletas de depósito del banco

Cheques: con el nombre legal de la asociación impreso, dirección, dos líneas para las firmas y las leyendas: “Nulo si no se deposita antes de los 90 días” (en inglés, “Void if not cashed within 90 days”) y “Se requieren dos firmas” (en inglés, “Two signatures required”).

Sello de depósito: incluye “Únicamente para depositar”, el nombre de la PTA y el número de cuenta.

Carpeta o Sobre: Para guardar facturas y recibos.

Caja con Seguro o Caja Fuerte: Para guardar dinero en efectivo temporalmente.

Libro de recibos numerados: También puede ser útil un libro de recibos numerados.

Expediente Portátil o carpeta: Para guardar los registros actuales del tesorero.

Caja de Archivos: Para guardar los registros del tesorero que no se están usando actualmente.

Libro del tesorero (libro mayor): usado para el historial de todas las transacciones (Muestra de libro mayor). Puede guardarse electrónicamente.

Formularios de Autorización de Pago/Solicitud de Reembolso: Solicitudes por escrito para hacer un gasto o reembolso (Autorización de Pago/Solicitud de Reembolso, Fig. F-9 o Capítulo de Formularios).

Formularios de Verificación de efectivo: Usado por al menos dos miembros de la PTA al contar y verificar el dinero en efectivo y los cheques recibidos.

Software de Contabilidad/Financiero: Se puede comprar directamente u obtener uso de licencia anualmente.

Unidades USB/Flash: Para guardar copias de registros y documentos financieros y/o para transferir archivos a sucesores